Todo lo que necesita saber para usar las salas de reuniones en Microsoft Teams
Las salas de reuniones han recorrido un gran recorrido como parte de la experiencia de la reunión virtual, habiendo pasado de ser una rareza a convertirse en una característica esencial. Ya sea que sea un equipo remoto que busca intercambiar ideas en grupos o un maestro que desea que los estudiantes trabajen en tareas grupales durante la clase, las salas de reuniones están ahí para usted.
Microsoft Teams también ha agregado una función oficial de salas de reuniones a su arsenal. Ya no tendrá que conformarse con salas de reuniones improvisadas. Los canales disfrazados de salas para grupos pequeños fueron un truco inteligente, pero es hora de adoptar lo real ahora. La función de salas de grupos de trabajo de Microsoft Teams hace que sea sorprendentemente fácil llevar a cabo y administrar sesiones de salas de grupos de trabajo en una reunión.
Creación de salas para grupos pequeños
Solo los anfitriones / organizadores de la reunión pueden crear y moderar salas de grupos de trabajo en Microsoft Teams.
Nota: Actualmente, la función Breakout Room solo está disponible en la aplicación de escritorio para sistemas Windows y Mac.
Inicie una reunión y vaya a la barra de herramientas de la reunión en la parte superior de la pantalla. Luego, haz clic en la opción "Salas para grupos pequeños".
Aparecerá una pequeña ventana para crear salas de reuniones. Primero, seleccione la cantidad de habitaciones que desea tener en el menú desplegable. Puede tener un máximo de 50 salas de reuniones en Teams.
Luego, seleccione si desea asignar automáticamente a los asistentes a las salas de grupos de trabajo o manualmente. Si selecciona automáticamente, Teams dividirá uniformemente a los participantes en las salas de grupos al azar. Para ilustrar, si hay 6 participantes además de usted y 3 salas de grupo, se asignarán 2 personas a cada sala.
Si elige manualmente, tendrá que asignar individualmente a cada asistente a una sala de grupo.
Nota: Este es el único momento en el que puede elegir asignar personas automáticamente a las salas de reuniones. Una vez que elijas manualmente, la única forma de volver a hacerlo es recreando las habitaciones desde cero. Pero si elige asignar personas automáticamente, aún puede asignarlas manualmente de una sala a otra.
Por último, haga clic en "Crear salas".
Asignar personas manualmente
Cuando elige asignar personas automáticamente, no queda nada más que hacer que empezar a usar las salas. Pero cuando elige lo contrario, es decir, manualmente, la tarea de asignar personas a las salas aún queda antes de que pueda usar las salas.
El panel de la sala de reuniones aparecerá en el lado derecho de la pantalla. Haga clic en la opción "Asignar participantes".
La lista de asistentes disponibles para asignar aparecerá debajo de la opción. Seleccione todos los participantes que desee asignar a la misma sala y haga clic en el botón "Asignar".
Nota: Actualmente, las personas que se unen a la reunión mediante dispositivos PTSN o Teams no pueden asignarse a salas de grupos de trabajo. Puede utilizar la reunión principal como una sala de reuniones para ellos.
Aparecerá la lista de habitaciones. Seleccione la sala para las personas que ha seleccionado y se les asignará esa sala. Repita los pasos anteriores hasta que todos los participantes estén asignados a sus respectivas salas.
Uso de salas para grupos pequeños
Cuando esté listo para trasladar a los participantes a las salas, haga clic en la opción "Iniciar salas". Esto moverá automáticamente a todos los participantes a sus salas asignadas.
También puede iniciar habitaciones individualmente. Ve a esa habitación y coloca el cursor sobre ella. Aparecerá el icono "Más opciones" (menú de tres puntos); Haz click en eso. Luego, seleccione "Sala abierta" en el menú.
Puede abrir y cerrar las salas de grupos de trabajo tantas veces como desee durante el transcurso de una reunión.
Unirse a una sala para grupos pequeños
El anfitrión de la reunión no forma parte de ninguna sala para grupos pequeños, pero puede unirse a cualquier sala en el momento que desee. Para unirse a una sala e interactuar con los participantes, haga clic en el icono "Más opciones" junto a esa sala y seleccione "Unirse a la sala" en el menú.
Para volver a la reunión, haga clic en el botón "Salir". Te devolverá automáticamente a la reunión.
Cada vez que regresa a la reunión principal desde una sala para grupos pequeños, la reunión queda en espera. Es cierto tanto para el organizador como para los participantes. Haga clic en el botón "Reanudar" para continuar la reunión desde el final. Puede saltar entre todas las salas de reuniones de forma similar.
Cambiar el nombre de una habitación
Hay algunas configuraciones predeterminadas en las salas de Microsoft para salas de reuniones que puede cambiar. Uno de ellos son los nombres de las habitaciones. De forma predeterminada, las habitaciones se denominan Habitación 1, Habitación 2, etc. Para cambiar el nombre de una habitación, vaya a "Más opciones" y seleccione "Cambiar nombre de habitación" en el menú.
Luego, ingrese el nuevo nombre y haga clic en "Cambiar nombre de habitación" para guardar los cambios. Cambiar el nombre de las habitaciones por algo más reconocible hace que sea más fácil moderarlas.
Envío de un anuncio a las salas
Como moderador, puede enviar anuncios a las salas de grupos de trabajo, como dar actualizaciones de tiempo, compartir mensajes de discusión, ideas, recursos útiles, etc.
Vaya a "Más opciones" en la parte superior de "Salas para grupos pequeños" y seleccione "Hacer un anuncio" en el menú.
Luego, escriba su mensaje y haga clic en el botón "Enviar".
Los participantes en las salas de reuniones podrán leer el anuncio del chat. El chat de las salas de grupo también está disponible después de la reunión en la lista de chat principal de Teams.
Cerrando las habitaciones
Puede cerrar todas las habitaciones a la vez o cerrar habitaciones individuales.
Haga clic en "Cerrar salas" para cerrar simultáneamente todas las salas para grupos pequeños.
Para cerrar una habitación individual, vaya a la habitación y haga clic en "Más opciones". Luego, seleccione "Cerrar habitación" en el menú.
Después de regresar a la reunión principal, todos deben reanudar la reunión desde la espera.
Nota: Si desea finalizar la reunión principal, es importante cerrar primero las salas de reuniones. Si no lo hace, la reunión de las salas de grupos de trabajo continuará.
Ajustes adicionales
Desactivación de la entrada automática a las habitaciones: De forma predeterminada, las salas de grupos de trabajo en Microsoft Teams están configuradas de tal manera que, tan pronto como inicia una sala, los participantes se mueven automáticamente a la sala. Pero si no desea la entrada automática, puede desactivar esta configuración. Cuando la configuración está desactivada, los participantes reciben un mensaje pidiéndoles que se unan a la sala de grupos cuando la abre. Luego deciden cuándo unirse a la sala haciendo clic en el botón "Unirse".
Para desactivar esta configuración, vaya al panel Salas para grupos y haga clic en "Más opciones". Luego, seleccione "Configuración de habitaciones" en el menú. Puede acceder a la configuración de la habitación solo cuando las habitaciones están cerradas.
Luego, apague el interruptor para "Mover personas automáticamente a las habitaciones".
Permitir que los participantes regresen a la reunión principal: La configuración predeterminada en Microsoft Teams evita que los participantes regresen a la reunión principal por su propia voluntad. Solo pueden unirse a la reunión más grande cuando usted, es decir, el anfitrión de la reunión, cierra la sala de reuniones. Para darles la opción de salir de la sala para grupos pequeños, active esta configuración.
Vaya al icono "Más opciones" y seleccione "Configuración de habitaciones". Luego, active el interruptor para "Los participantes pueden regresar a la reunión principal". Al hacerlo, se agregará un botón "Salir" a la sala de reuniones para los participantes, al igual que lo hizo el anfitrión.
Mover a la gente: Para mover a alguien de una sala para grupos pequeños a otra, vaya a la sala en la que se encuentra la persona y haga clic en ella. Aparecerá la lista de todos los participantes de la sala.
Seleccione los nombres de las personas que desea mover y haga clic en el botón "Asignar". Luego, seleccione otra sala para trasladarlos o seleccione "Sin asignar" para sacarlos de las salas de grupos de trabajo por completo.
Agregar y eliminar salas: También puede agregar más salas o eliminar las salas actuales en un momento durante la reunión.
Para agregar una sala, vaya al panel de la sala para grupos pequeños y haga clic en la opción "Agregar sala". Se creará una nueva habitación al instante.
Para eliminar una sala, vaya a la sala y haga clic en "Más opciones". Luego, seleccione "Eliminar habitación" en el menú.
Recrear las habitaciones: En cualquier momento, si desea eliminar por completo las salas de reuniones existentes y comenzar desde cero, eso también es posible. Vaya a "Más opciones" en la parte superior del panel de salas para grupos pequeños y luego seleccione "Recrear salas" en el menú. Se eliminarán las habitaciones existentes y volverá a aparecer la ventana para crear habitaciones.
Puede ser difícil tener discusiones abiertas o significativas en reuniones grandes, especialmente cuando se necesita creatividad. Las salas de reuniones ayudan a las personas a intercambiar ideas de manera eficiente en grupos más pequeños.