En un lugar de trabajo, es muy importante planificar y programar sus reuniones de antemano. Les avisa a sus empleados y les permite hacer todos los preparativos necesarios para la reunión. En estos días, encontrar el tiempo para hacer llamadas telefónicas o planificar reuniones en persona es cada vez más difícil. Es mucho más fácil programar su reunión en servicios de videoconferencia como Google Meet.
Para hacerlo, primero deberá configurar un evento en Google Calendar. La programación dentro de Google Calendar le permite enviar invitaciones a sus contactos directamente. Y para facilitar aún más las cosas, ahora también puede programar reuniones de Calendario directamente desde las conversaciones de Google Chat.
Programación de una reunión de Google Calendar desde el chat de Google en el escritorio
Primero, vaya a chat.google.com e inicie sesión con su cuenta de Google. Luego, para programar una reunión en Google Calendar, simplemente puede colocar el cursor sobre el nombre de la persona / grupo (en el lado izquierdo de la pantalla) con el que desea realizar la reunión y hacer clic en el ícono 'Calendario' desde el cuadro emergente.
Si hay un hilo de chat abierto, también puede hacer clic en el icono Calendario en el lado derecho del campo donde escribe un mensaje.
Después de hacer clic en el icono, el panel Calendario se abrirá en el lado derecho de su pantalla. En la parte inferior derecha, encontrará la opción para editar los horarios del evento del Calendario. Haga clic en la opción "Editar en el calendario".
Esta acción lo llevará a Google Calendar. En la parte superior de la pantalla, puede cambiar el título de su reunión a cualquier cosa con respecto al propósito de la reunión.
Justo debajo de eso, puede establecer la fecha de la reunión. Puede escribir la fecha manualmente o elegir del calendario que se le proporcionará.
A continuación, puede establecer cuándo comenzará su reunión y cuándo terminará. Al igual que la fecha, también puede ingresar la hora manualmente o elegir entre las opciones proporcionadas.
Si la reunión que está programando va a ser un evento diario, semanal, mensual o anual, no es necesario que la configure una y otra vez. Simplemente seleccione la opción "No se repite" debajo de la hora para decidir la frecuencia de la reunión.
Continuando, en "Detalles del evento", puede elegir cuándo desea recibir una notificación sobre la reunión. Le sugerimos que seleccione una hora más cercana a la reunión (5-10 minutos).
Más abajo, encontrará el cuadro "Descripción". Puede utilizar esta área para transmitir a los miembros lo que se discutirá en la reunión. Esto les dará a los miembros una idea sobre qué esperar y qué se espera de ellos.
En el lado derecho de la pantalla, debajo de "Invitados". Puede agregar más miembros a su reunión.
Si comete un error y agrega a alguien que no estaba destinado a estar en la reunión, puede eliminarlo fácilmente haciendo clic en el ícono de la cruz (x) junto a su nombre.
Ahora puede guardar la reunión en su calendario haciendo clic en "Guardar" en la parte superior de la pantalla.
Luego, Google Calendar le preguntará si desea enviar un correo electrónico a los miembros de la reunión y notificarlos. Haga clic en "Enviar".
Eso es. Si abre Google Calendar, verá que su reunión se ha guardado.
Haga clic en él y le proporcionará más opciones.
Puede unirse a la reunión directamente desde Google Calendar.
Programación de una reunión en Google Calendar desde la aplicación Google Chat en dispositivos móviles
Si está utilizando su teléfono para programar una reunión, todo lo que necesita hacer es iniciar la aplicación Google Chat y abrir el chat de la persona (o sala) con quien desea realizar la reunión. Luego, toque el ícono de Google Calendar debajo del área de escritura para crear y programar una reunión de Calendario.
Una vez que haga clic en el ícono de Calendario en la parte inferior de la pantalla, lo llevará a la aplicación Calendario de Google con un pequeño panel en la parte inferior de la pantalla con algunos detalles. Tienes que arrastrar y deslizar hacia arriba el panel para abrirlo por completo y revelar más detalles.
Después de deslizar el dedo hacia arriba, configure la fecha y la hora de la reunión. Para seleccionar la frecuencia de la reunión, debe hacer clic en "Más opciones".
Seleccione "No se repite" como la frecuencia de la reunión si se trata de un evento único.
A continuación, desplácese hacia abajo para elegir cuándo recibir una notificación del Calendario. Haga clic en el tiempo predeterminado seleccionado por la aplicación para abrir más opciones.
Seleccione cuándo desea recibir una notificación. Se mostrará una marca azul junto a la opción seleccionada.
Después de seleccionar la cantidad de tiempo preferida, regrese al panel principal y haga clic en "Guardar y compartir".
La aplicación le preguntará si desea notificar a los miembros del evento por correo electrónico antes de guardar. Haga clic en "Guardar y compartir" para confirmar.
Las reuniones programadas aparecen en su Calendario de Google, así como en Google Meet, donde realmente se llevará a cabo la reunión.