Elimina de forma permanente la información confidencial para que no acabe en las manos equivocadas.
Los documentos suelen contener información confidencial y privada que no está destinada a los ojos de todos. Antes de poder compartir un documento de este tipo, debe redactar esta información. Si fuera un documento físico, habría sido bastante fácil redactar permanentemente cualquier información confidencial; todo lo que necesita es un marcador permanente grueso.
Pero la redacción en documentos digitales es un poco complicada. No puede simplemente dibujar recuadros negros imitando un marcador permanente sobre la información confidencial en Word u otras aplicaciones similares. Eso no solucionará el problema. Lo crea o no, es extremadamente fácil quitar dichos cuadros para revelar el texto debajo. Además, no hace nada sobre los metadatos.
Lo que necesita es una solución permanente y la función Redactar de Adobe Acrobat es la respuesta a sus necesidades.
Cómo redactar en Adobe Acrobat
Lo primero es lo primero, para usar la función de redacción en Adobe Acrobat, necesita una suscripción Pro. La función está disponible en Adobe Acrobat 2017, Adobe Acrobat 2020 y Adobe Acrobat DC, pero con una suscripción Pro.
Abra el documento que desea redactar en Adobe Acrobat. Si tiene mucha información que desea redactar, vaya al menú "Herramientas".
Seleccione "Redactar" de las opciones del menú Herramientas.
También puede ir a "Editar" desde la barra de menú y seleccionar "Redactar texto e imágenes" en el menú.
El conjunto de herramientas de redacción aparecerá en su documento en la barra de herramientas secundaria.
Ahora, seleccione el texto o las imágenes que desea redactar. Aparecerán con cuadros rojos, lo que significa que están marcados para su redacción. Puede marcar todo el texto que desea redactar antes de aplicar los cambios.
Si hay redacciones en el documento que aparecen en el mismo lugar en todas o muchas páginas, como una marca de agua, encabezado / pie de página, etc., no es necesario marcarlas por separado. Después de marcar uno de esos textos, haga clic derecho sobre él y seleccione "Repetir marca en las páginas" en el menú.
La eliminación permanente del texto no estará completa hasta que aplique la redacción. Si ha marcado algún texto por error, puede eliminarlo mientras aún está marcado. Pero una vez que aplique los cambios y redacte el texto, no podrá eliminarlo.
Para eliminar una marca, haga clic derecho sobre ella y seleccione "Eliminar" en el menú.
Una vez que haya marcado todo el texto que desea redactar, haga clic en el botón "Aplicar" en la barra de herramientas secundaria.
Aparecerá un cuadro de diálogo con la advertencia de que está a punto de redactar el texto de forma permanente y, una vez que guarde el documento, no podrá deshacerlo. Haga clic en "Aceptar" para continuar.
Se abrirá un cuadro de diálogo para guardar el documento. Si desea que el documento sobrescriba el documento original, guárdelo con el mismo nombre en la misma ubicación. De lo contrario, cambie el nombre, la ubicación o ambos.
Si desea redactar solo una pequeña cantidad de texto, digamos una sola línea, también puede seleccionar el texto y luego hacer clic en "Redactar" en el menú contextual flotante.
O seleccione el texto y haga clic derecho sobre él. Y luego, seleccione "Redactar" en el menú contextual que aparece al hacer clic con el botón derecho.
Ahora, haga clic en "Aplicar" y guarde el documento.
Configuración de la apariencia de las marcas de censura
De forma predeterminada, las marcas de redacción aparecerán como cuadros negros sin ningún texto superpuesto. Pero puede cambiar la apariencia de las marcas de redacción. Vaya al conjunto de herramientas de redacción en la barra de herramientas secundaria y haga clic en la flecha desplegable junto al botón "Redactar texto e imágenes".
El menú desplegable se expandirá. Haga clic en "Propiedades".
Se abrirá el cuadro de diálogo "Propiedades". Permanezca en la pestaña Apariencia. Para cambiar el color de la marca de redacción, haga clic en el cuadrado de color junto a la opción "Color de relleno del área redactada" y seleccione el color que desea utilizar.
Para tener también texto superpuesto en la marca de redacción, marque la casilla correspondiente. La configuración del texto superpuesto que anteriormente estaba en gris se volverá configurable. Ingrese el texto y seleccione otros atributos como color, fuente, etc.
Por último, haga clic en "Aceptar" para aplicar los cambios.
Cualquier cambio que realice en la apariencia de las marcas de redacción solo se aplicará a las nuevas redacciones. Es decir, si el documento consta de redacciones que ya ha marcado o aplicado, no se verán afectadas. Por lo tanto, los cambios se aplicarán al texto que marcará o redactará en el futuro.
Buscar y eliminar texto
También puede buscar el texto de uno o varios archivos PDF de una sola vez y redactarlo con la herramienta "Buscar texto". Haga clic en la flecha desplegable junto a Redactar texto e imágenes del conjunto de herramientas Redactar y seleccione "Buscar texto y redactar" en el menú.
Se abrirá el cuadro de diálogo de búsqueda. Aquí, puede especificar si desea buscar solo en el documento actual o en todos los PDF en una ubicación particular.
Después de especificar el PDF, seleccione si desea buscar una sola palabra o frase o varias frases. Para buscar una sola palabra / frase, seleccione la opción e ingrese la frase en el cuadro de texto.
Para buscar varias palabras, seleccione la opción correspondiente y luego haga clic en la opción "Seleccionar palabras".
Ingrese una palabra o frase en el cuadro de texto y haga clic en el botón "Agregar". También puede importar un archivo de texto con una lista de palabras para buscar.
Por último, seleccione la opción "Patrones" para buscar información como números de tarjetas de crédito, números de teléfono, direcciones de correo electrónico, fechas, números de seguro social, etc. Seleccione uno de los patrones disponibles en el menú desplegable. También puede cambiar la configuración regional de los patrones a uno de los países disponibles.
Desinfectar un documento
Cada vez que vaya a aplicar cualquier redacción, encontrará una opción de alternar "Desinfectar y eliminar información oculta" seleccionada automáticamente. ¿Qué significa exactamente?
Un documento contiene mucha información oculta, como metadatos, texto o capas ocultos, texto superpuesto, archivos adjuntos, marcadores, comentarios, etc., que no desea que otros puedan ver cuando publica o comparte el documento.
La opción anterior para desinfectar el documento elimina permanentemente toda la información oculta asociada con el documento.
También puede especificar y seleccionar qué información oculta desea eliminar y qué conservar. Para hacer esto, en primer lugar, mientras aplica redacciones, desactive la opción "Desinfectar y eliminar información oculta".
Ahora, vaya a la opción "Desinfectar documento" en la barra de herramientas de redacción.
Un cuadro de diálogo aparecerá. Haga clic en la opción "Haga clic aquí" junto a la declaración "Para eliminar de forma selectiva la información oculta".
El panel "Eliminar información oculta" se abrirá y mostrará una lista de toda la información oculta que se encuentra en el documento después de examinarlo a fondo. De forma predeterminada, se seleccionará toda la información oculta. Haga clic en las casillas de verificación junto a ellos para anular la selección. Luego, haga clic en el botón "Eliminar" para eliminar los elementos que aún están seleccionados.
Compartir información confidencial con personas que se supone que no deben verla puede causarle un gran problema. Ahora, antes de publicar o compartir cualquier documento, puede redactar correctamente la información confidencial y desinfectar el documento para evitar contratiempos al utilizar Adobe Acrobat.