Invite fácilmente a los asistentes a sus reuniones programadas de Microsoft Teams y realice un seguimiento de sus respuestas.
Las reuniones virtuales pueden resultar agotadoras. Todos saben eso. Por lo tanto, como anfitrión de la reunión, es su responsabilidad facilitar el proceso tanto como pueda. Una gran parte de eso se reduce a no tener reuniones improvisadas todo el tiempo.
Todos tienen muchas cosas en su calendario. Y avisar con anticipación no solo es considerado sino también profesional. Afortunadamente, es muy fácil invitar a personas a las reuniones de Microsoft Teams. Cuando programa una reunión en Microsoft Teams, puede invitar a personas a la reunión de inmediato.
Nota: Para las cuentas gratuitas y personales de Microsoft Teams, no hay ninguna opción para agregar asistentes al programar una reunión. Tienes que enviar el enlace de la reunión manualmente. La opción de enviar invitaciones a reuniones solo está disponible para cuentas de Microsoft 365.
Vaya a la pestaña "Calendario" en el panel de navegación de la izquierda.
Haga clic en el botón "Nueva reunión" en la esquina superior derecha de la pantalla. Se abrirá la ventana de programación.
Asigne un título a la reunión y seleccione la fecha y la hora del evento. Luego, vaya a "Agregar asistentes obligatorios" para agregar a las personas que desea invitar a la reunión. Puede invitar a usuarios tanto dentro como fuera de su organización.
Para invitar a usuarios de su organización, escriba sus nombres. Los equipos proporcionarán sugerencias de los miembros de su organización. Haga clic en su nombre para agregarlos.
Para invitar a usuarios de fuera de su organización, debe ingresar la dirección de correo electrónico completa de la persona. Presione la tecla Intro después de ingresar su dirección de correo electrónico o haga clic en la sugerencia "Invitar" para agregarlos como asistentes a la reunión.
Para los usuarios cuya presencia no es necesaria, haga clic en el botón "Opcional" al final del cuadro de texto.
Se expandirá un nuevo campo. Ingrese los participantes opcionales aquí de manera similar a como lo hizo con los asistentes requeridos. Para los miembros de la organización, ingrese su nombre y luego selecciónelo de las sugerencias de Teams. Para miembros fuera de su organización, ingrese la dirección de correo electrónico completa.
Teams también tiene un asistente de programación que le permite comparar su calendario con los calendarios de otros asistentes (para quienes está disponible, de todos modos) para encontrar un horario que se adapte a todos. Vaya a la pestaña "Asistente de programación" para obtener ayuda de Teams y encontrar el momento adecuado.
Después de ingresar todos los detalles en la ventana del programador de reuniones, haga clic en el botón "Enviar".
Se enviará una invitación a todos los asistentes a la reunión (obligatoria y opcional) a su buzón de correo de Outlook (para personas dentro de la organización) o su dirección de correo electrónico (para personas externas). Los usuarios pueden confirmar su asistencia a la reunión y agregarla a su calendario mediante la invitación que envió.
Puede ver sus confirmaciones de asistencia en los detalles de la reunión. Para ver los detalles de la reunión, haga doble clic en la reunión en el calendario. El panel de "Seguimiento" está a la derecha y muestra el estado de RSVP de todos.
También puede invitar a más personas a la reunión después de programarla inicialmente. Abra los detalles de la reunión desde el calendario haciendo doble clic en él o seleccionando "Editar" en el menú superpuesto.
Luego, agregue el nombre o las direcciones de correo electrónico de los asistentes en la sección de asistentes "Obligatorio" u "Opcional" y haga clic en el botón "Enviar actualización". Los usuarios que ya se agregaron también recibirán una invitación nuevamente.
También puede cancelar la reunión y todos recibirán un correo electrónico con la actualización de la cancelación de la reunión.
Abra los detalles de la reunión y haga clic en el botón "Cancelar reunión" en la esquina superior izquierda de la barra de herramientas de detalles de la reunión.
Un cuadro de diálogo aparecerá. Puede agregar una nota de cancelación si tiene un mensaje para transmitir a los asistentes. De lo contrario, simplemente haga clic en el botón "Cancelar reunión".
Y ahí lo tienes. Es muy fácil enviar invitaciones a una reunión de Microsoft Teams. Todo lo que necesita hacer es agregar los usuarios que desea invitar al programador de reuniones. Microsoft también hace que sea extremadamente fácil rastrear el estado de sus invitaciones o cancelar la reunión por completo.