¿Abrumado por la gran cantidad de funciones disponibles en Google Chat Spaces? ¿Necesita una guía rápida y sencilla? Bueno, ¡te acaban de servir!
Desde que ocurrió esta pandemia, la comunicación eficaz ha sido un gran desafío para casi todas las organizaciones. Aunque odiamos admitirlo, todos somos culpables de una mala comunicación, de una manera o dos. Demasiada comunicación impide que se realice el trabajo o muy poca comunicación hace que se entregue el trabajo incorrecto.
Bueno, Spaces es la respuesta de Google a este problema de comunicación. Los espacios siempre han sido un lugar al que acudir cuando los equipos necesitaban un espacio central donde las personas pudieran compartir archivos, asignar tareas y mantenerse conectados para proyectos a largo plazo.
Dado que Gmail tiene un alcance de 1.800 millones de personas, ninguna otra plataforma de colaboración se acerca a la competencia. Esto resulta útil cuando desea colaborar con un recurso externo para colaborar en un proyecto, y nadie tiene que descargar otra aplicación, especialmente para realizar un seguimiento de ese único proyecto.
Esta enorme población de plataformas también podría ser la razón por la que Google decidió mantener el límite de miembros en un "Espacio" para ser la friolera de 8.000 personas.
O simplemente se está uniendo a esta plataforma en constante crecimiento o desea un curso de actualización rápido sobre sus características, esta guía sirve para todos.
Crea un espacio en los espacios de chat de Google
Primero, vaya a chat.google.com e inicie sesión en su cuenta. Para crear un espacio, toque el icono "+" en la pestaña "Espacios". Luego haga clic en la opción "Crear espacio".
Ahora, dé un nombre apropiado para el espacio. También puede elegir un icono / emoji si lo desea. A continuación, escriba el nombre o las direcciones de correo electrónico de las personas que desea agregar a este espacio específico.
Una vez que haya terminado de agregar personas, toque el botón "Crear" para crear el espacio.
Unirse a un espacio en los espacios de chat de Google
Lo más probable es que, más que crear un espacio, se una a uno. Por lo tanto, es importante saber dónde buscar una invitación.
Para unirse a un espacio, vaya al ícono "+" en la pestaña Espacios de la barra lateral. Luego, haga clic en la opción "Explorar espacios" de la lista.
Ahora, verá todos los grupos a los que se le ha solicitado unirse. Haga clic en el icono "+" en la pestaña Espacio particular para unirse. También puede buscar una invitación en particular escribiendo el nombre del espacio en el campo "Nombre del espacio".
Vista previa de un espacio antes de unirse
Puede haber invitaciones de Space que no reconozca o simplemente quiera mirar a los participantes y los mensajes antes de tomar una decisión.
Para obtener una vista previa de un espacio antes de unirse, vaya a la opción "Explorar espacio" seleccionando el icono "+" de la barra lateral.
Ahora, al pasar el cursor sobre el nombre del espacio, podrá ver la opción "Vista previa". Haga clic en la opción "Vista previa" para echar un vistazo rápido al espacio.
Podrá "Unirse" o "Bloquear" el espacio desde las opciones disponibles en la esquina inferior derecha de la ventana Vista previa.
Ver la lista completa de miembros presentes en el Espacio. Haga clic en el icono de quilate invertido situado justo al lado del nombre del grupo. Luego, elija la opción "Ver miembros" de la lista desplegable.
Podrá ver la lista de miembros presentes, así como los miembros a los que se les solicita unirse.
Comprobación de invitaciones de spam
Al igual que el correo, algunas de las invitaciones legítimas de Space pueden terminar en la lista de correo no deseado. Asegúrese de marcarlo cuando no pueda encontrar una invitación que está esperando.
Al igual que en los pasos anteriores, elija la opción "Explorar espacios" de la lista de la barra lateral.
Ahora, haga clic en el menú de kebab (tres puntos verticales). Luego, haz clic en la opción "Invitaciones de spam" para ver todas las invitaciones que terminaron como spam.
Mencionar a alguien en un espacio de chat de Google
Casi siempre su espacio de chat de Google va a tener muchas personas, y no puede simplemente enviar un mensaje sin mencionar a la persona en cuestión. Por lo tanto, para controlar el pandemonio, puede dirigir su mensaje a una persona específica.
Para mencionar a una persona específica, escriba "@" y luego el nombre de esa persona. También podrá elegir a la persona en cuestión de una lista emergente presionando Ingresar o haciendo clic en la opción.
Compartir archivos en los espacios de chat de Google
Compartir archivos en el espacio es muy útil y una característica crucial, ya que resulta útil en numerosas situaciones.
Cargar un archivo local
Primero, vaya al "espacio" en el que desea cargar el archivo. A continuación, haga clic en el icono de "flecha hacia arriba" de la sección inferior de la pantalla.
Ahora, busque el archivo de su unidad que desea compartir. Haga doble clic en un archivo para elegirlo.
Una vez elegido, puede agregar información textual para proporcionar contexto al archivo o presionar el botón enviar para compartir el archivo con todos.
Agregar un archivo desde Drive
Primero, vaya al "espacio" en el que desea cargar el archivo. Después de eso, haga clic en el icono "Conducir" de la esquina inferior derecha de la pantalla.
Ahora, busque el archivo de su unidad que desea compartir. Haga doble clic en un archivo para elegirlo.
Una vez elegido, puede agregar información textual para proporcionar contexto al archivo o presionar el botón enviar para compartir el archivo con todos. Google Chat Spaces actualizará automáticamente las preferencias del archivo para que todos puedan verlo.
Crear nuevo documento
Puede crear un nuevo documento directamente desde la ventana de chat del Espacio. Se guardará en su unidad y se compartirá instantáneamente con los miembros actuales de ese espacio específico.
Para crear un documento nuevo para el espacio. Haga clic en el icono "Crear nuevo documento" en la sección inferior derecha de la ventana de chat.
Podrás elegir el tipo de documento que deseas crear. Las opciones incluyen Hojas de cálculo, Documentos y Presentaciones de Google. Haga clic en su opción preferida.
A continuación, ingrese el nombre del documento compartido y haga clic en el botón "Compartir" para compartir el documento.
Después de eso, el documento se abrirá en una vista en paralelo con el chat para ofrecer la máxima experiencia de colaboración.
Localizar un archivo en el chat
A menudo, desea ubicar rápidamente un archivo y necesita ver los mensajes compartidos con él. Bueno, Google no te permitirá desplazarte por cientos de mensajes.
Desde la ventana de chat de un espacio en particular, vaya a la pestaña "Archivos" situada en la sección superior de la pantalla.
Podrás ver la lista de todos los archivos compartidos en el Espacio. Ahora, haga clic en la opción "Ver en el chat" presente en el extremo derecho de un archivo en particular.
Agregar y asignar tareas en los espacios de chat de Google
Agregar y asignar tareas es una gran característica de los espacios de chat de Google. Exploremos en detalle.
Para crear una tarea, diríjase a la pestaña "Tareas" de la sección superior de la pantalla.
Ahora, haga clic en la opción "Agregar tarea de espacio" para agregar una tarea. Alternativamente, puede presionar Ingresar para crear una tarea también.
Nota: La sección de tareas admite atajos de teclado para la mayoría de las acciones. Para que aparezca la lista de accesos directos admitidos, presione Ctrl + /.
A continuación, asigne a la tarea un título apropiado y agregue algunos detalles al respecto, si corresponde. Puedes presionar Ingresar para insertar una nueva línea en la sección de detalles.
Ahora presiona Pestaña o haga clic en la opción "Agregar fecha / hora" para establecer una fecha límite para su tarea.
Después de eso, seleccione la fecha y la hora del día en que se completará la tarea y luego haga clic en "Aceptar" para confirmar.
Nota: Para deshacer cualquier acción, presione Ctrl + Z
Ahora presiona Pestaña o haga clic en "Asignar" para asignar un asignado para la tarea.
Ahora, ingrese el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona a la que desea asignarle la tarea.
Después de eso, presione Pestaña entonces Ingresar. De lo contrario, haga clic en el "Botón Agregar" para agregar la tarea.
Eliminar una tarea
Para eliminar una tarea, presione el icono "Papelera" en el extremo derecho de un elemento de la tarea de la lista.
Ahora, haga clic en eliminar para confirmar la eliminación de la tarea seleccionada.
Clasificar tareas
Las tareas también se pueden ordenar para tener una mejor visibilidad y proporcionar relativamente más rastreabilidad.
Para ordenar las tareas, vaya a la pestaña "Tareas" y haga clic en el menú de kebab (tres puntos verticales). A continuación, elija el orden de Fecha, Asignatario o Espacio para ver las tareas en ese orden específico.
Agregar un evento de calendario en los espacios de chat de Google
Los eventos del calendario pueden servir para muchos propósitos. Sea para una reunión general del equipo, o una fecha límite próxima, o el día de la fundación de la organización. La función de eventos del calendario nunca te fallará.
Para agregar un evento de calendario. Haz clic en el icono "Calendario" de la sección inferior de la ventana de chat de Spaces.
Ahora, toque el icono de quilate para abrir todos los configurables para el evento del calendario.
Para configurar la fecha y la hora del evento del calendario, haga clic en la fecha o la hora respectivamente para configurar cada componente individualmente.
Si el evento que está agregando es recurrente, haga clic en la opción "No se repite" para establecer una recurrencia del evento en el menú desplegable.
Para agregar más espacios o personas para el evento, haga clic en la opción "Agregar invitados" y escriba el nombre del espacio o la dirección de correo electrónico de la persona que desea agregar.
Para establecer el nivel de permiso para sus invitados, toque la opción "Permisos de invitado" para ver los permisos otorgados. Marque o desmarque los elementos apropiados de la lista para proporcionar o denegar el acceso a los invitados.
Ahora, si se trata de una reunión al aire libre en un lugar específico. También puede elegir la ubicación desde la opción "agregar ubicación".
Si desea incluir un enlace para una reunión de Google, ya que la mayoría de las partes del mundo están bloqueadas o no es seguro salir al exterior. Haga clic en la opción "Agregar videoconferencia de Google Meet" y se incluirá un enlace para la reunión con la invitación enviada a todos los invitados.
Después de eso, si desea agregar información sobre la reunión, como pedirles a todos que traigan sus computadoras portátiles para una reunión al aire libre o simplemente un resumen de los temas de la reunión. Puede hacerlo haciendo clic e ingresando los detalles en la opción "Agregar descripción".
A continuación, si no desea que otras personas vean esta reunión en su calendario o si desea ocultar a los participantes debido a la naturaleza confidencial de la reunión. Puede hacerlo haciendo clic en la opción "Visibilidad" y cambiándola a "Privado" para ocultar la reunión y los participantes.
Por último, también puede establecer la hora para enviar un recordatorio de la reunión a todos los invitados. Elija su opción preferida de la lista desplegable.
Ahora, haga clic en "Guardar y compartir" en la esquina inferior derecha del panel.
A continuación, para enviar un correo de invitación a los participantes, haga clic en la opción "Enviar". Si no desea enviar invitaciones, haga clic en la opción "No enviar" o si desea cambiar algo, haga clic en la opción "Volver a editar".
Crear o unirse a reuniones de Google Meet desde los espacios de chat de Google
Meet de Google es muy confiable y sobre todo en momentos como estos, una de las mejores alternativas para tener una discusión presencial sin compañeros. Desde la actualización de Google Chat, Meet se ha integrado maravillosamente con Spaces para mejorar la productividad y reducir el cambio de aplicación.
Hay dos formas de incorporar Google Meet en su espacio. Echemos un vistazo a ambos.
Reúnase desde el chat en un clic
Hay situaciones en las que no puede esperar hasta la noche o el día siguiente para discutir un desarrollo reciente del proyecto. Ya sean comentarios del cliente sobre un módulo en particular o simplemente descubrió un error importante. Invocar Meet es tan fácil como parece.
Para una reunión improvisada, vaya a la ventana de chat del espacio específico. Luego, agregue algo de contexto textual para que las personas puedan prepararse mentalmente para pasar toda la noche.
Ahora, haga clic en el icono de la videocámara en la esquina inferior derecha de la ventana. Después de eso, presione enviar para enviar el enlace para unirse al Meet.
Agregar Meet a un evento existente
Sabemos lo que va a decir, solo le mostramos una forma de incorporar Google Meet al crear un nuevo evento de calendario. Pero, ¿qué pasa si ya ha creado un evento y ahora desea insertar un enlace de Meet? Bueno, sigue leyendo.
Para agregar un enlace de Google Meet a un evento existente. Haga clic en el ícono "Calendario" presente en la sección del extremo derecho de la pantalla, justo debajo del ícono de su cuenta.
Ahora, haga clic en el evento existente al que desea agregar el enlace de Google Meet.
A continuación, haga clic en el icono "Editar evento" para abrir las configuraciones del evento.
Después de eso, haga clic en la opción "Agregar conferencia de Google Meet" para agregar el enlace de Meet.
Ahora, haga clic en "Guardar" para confirmar sus cambios.
Después de eso, puede optar por enviar la invitación a todos los invitados con la información actualizada. Para hacerlo, haga clic en la opción "Enviar". También puede agregar algo de contexto para agregar el enlace de Meet, para que los participantes sepan por qué recibieron la invitación una vez más.
Consejos rápidos de Google Chat Spaces
A continuación, se incluyen algunos consejos rápidos para los espacios de chat de Google. Estos consejos te ayudarán a usar Spaces de manera más eficiente que nunca, ya que estarás familiarizado con cada rincón de ellos.
Cambiar el nombre del espacio y el emoji
Primero, toque el nombre de los espacios en la sección superior de la pantalla. Luego, haz clic en la opción "Editar nombre y emoji".
Administrar notificaciones de espacio
Hay muchas ocasiones en las que un espacio es particularmente hablador o cientos de mensajes llegan y obstaculizan su productividad.
Notificar menos
Recibir notificaciones solo cuando se te mencione. Haga clic en el menú de kebab (tres puntos verticales) situado junto al nombre del espacio en la barra lateral. A continuación, haga clic en la opción "Notificaciones" de la lista.
Ahora, haz clic en la opción "Notificar menos" para recibir notificaciones solo cuando te mencionen. A continuación, haga clic en guardar para confirmar sus cambios.
Desactivar las notificaciones
También puede desactivar completamente las notificaciones de un espacio en particular. Sin embargo, Google le enviará un correo por cualquier mención no leída.
Primero, haga clic en el menú de kebab (tres puntos verticales) situado junto al nombre del espacio en la barra lateral. Después de eso, haga clic en la opción "Notificaciones" de la lista.
A continuación, haga clic en la opción "Notificaciones desactivadas" y presione guardar para confirmar los cambios.
Ver miembros en línea actuales
Si alguna vez surge la necesidad de ver cuál de los miembros del Espacio está actualmente en línea. Google ha añadido una disposición para ello.
Desde la ventana del chat de Space, haga clic en el nombre del espacio. Luego, haga clic en la opción Ver miembros de la lista.
Ahora, para identificar a los miembros actualmente en línea, busque el punto verde al lado de su nombre en la lista.
Abrir un archivo compartido en la vista en paralelo en el chat
Puede haber ocasiones en las que desee ver un archivo compartido en el Espacio de chat de Google y tener la ventana de chat abierta para tomar una decisión rápida en el mismo sentido.
Para abrir un archivo en una vista de lado a lado, ubique el archivo en el chat y haga clic en el ícono "Abrir en el chat" para abrir el documento y también fijar la ventana del chat en el costado.
Minimizar la ventana del espacio de chat de Google
La ventana de chat de Google Space se abre maximizada de forma predeterminada. Puede crear algunos inconvenientes cuando intentas tener más de una conversación. Sin embargo, puede minimizar y cambiar el tamaño según sus necesidades.
Para minimizar la ventana de chat de un espacio en particular, haga clic en el icono de flecha hacia adentro.
El chat espacial ahora se minimizará y se ubicará en la sección inferior de su pantalla.
Cambiar el tamaño de una ventana de chat
Cambiar el tamaño de una ventana puede ser útil cuando los mensajes que llegan al espacio son un poco largos y, por lo tanto, se vuelven un poco engorrosos de leer en una ventana más pequeña.
Cambiar el tamaño verticalmente
En una pestaña minimizada de un espacio en particular, coloque el mouse sobre el borde superior de la ventana. Una vez que vea un icono de flecha hacia arriba, haga clic y mantenga presionado el botón del mouse y arrastre hacia arriba para cambiar el tamaño de la ventana.
Cambiar tamaño horizontalmente
En una pestaña minimizada de un espacio en particular, coloque el mouse en cualquier borde lateral de la ventana. Una vez que vea un icono de flecha hacia los lados, haga clic y mantenga presionado el botón del mouse y arrastre hacia los lados para cambiar el tamaño de la ventana.
Cambiar el tamaño en diagonal
En una pestaña minimizada de un espacio en particular, coloque el mouse en el borde de la esquina de la ventana. Una vez que vea un icono de flecha diagonal, haga clic y mantenga presionado el botón del mouse y arrastre en diagonal para cambiar el tamaño de la ventana.
Fijar un espacio
Siempre puede anclar un espacio en la parte superior de la sección Espacio para que aparezca siempre activado, independientemente de los mensajes no leídos de su grupo de espacios.
Para fijar un espacio, haga clic en el menú de kebab (tres puntos verticales) situado justo al lado del nombre del espacio y haga clic en la opción "Fijar" de la lista.
Bueno, eso es todo lo que hay que saber sobre los espacios de chat de Google. Ahora, conviértase en un comunicador eficaz y un colaborador igualmente eficaz.