Todo lo que necesita saber sobre la organización de eventos en la última plataforma de Zoom
La pandemia ha cambiado por completo la forma en que hacemos las cosas. Ya no solo tenemos reuniones o clases para la escuela en línea. Ahora lo es todo: asistir a conciertos, contras de cómics, clases de yoga, clases de cocina, sesiones de entrenamiento, entiendes lo esencial. Cualquier cosa que necesite hacer, puede hacerlo en línea. Y Zoom ha sido uno de los precursores en esta categoría.
Pero la plataforma de reuniones Zoom actual fue diseñada para albergar reuniones, no eventos en línea. Y aunque nos las hemos arreglado, no es lo mismo. Todo eso va a cambiar ahora.
Zoom anunció OnZoom en Zoomtopia este año, la conferencia anual de usuarios de Zoom que también se llevó a cabo en línea este año. OnZoom es una extensión de la plataforma de comunicaciones unificadas de Zoom. Con OnZoom, los usuarios con licencia podrán crear, organizar e incluso monetizar eventos en línea utilizando la misma plataforma que Zoom Meetings. Los asistentes pueden participar en eventos con cualquier tipo de cuenta.
¿Qué es OnZoom?
OnZoom es una plataforma de participación de eventos con el único fin de organizar eventos en línea. La versión beta de OnZoom ya está disponible para su uso en los EE. UU. Para todos los usuarios de Zoom con licencia sin costo adicional. Ya sea que sea propietario de un negocio, músico, profesor de danza o cerámica, puede utilizar la plataforma OnZoom para organizar eventos / clases.
Los usuarios pueden organizar eventos desde 100 hasta 1000 participantes (dependiendo de su cuenta de Zoom) e incluso monetizarlos fácilmente. La entrada al evento puede ser gratuita, con entrada de pago, o una combinación de ambas. Y el sistema de pago es completamente seguro y simplificado. Los asistentes pueden pagar las entradas con PayPal y las principales tarjetas de crédito y débito.
Los anfitriones solo pueden aceptar dinero para boletos utilizando una cuenta comercial de PayPal. Si no tiene uno, créelo desde el sitio web de PayPal. Por lo general, su cuenta comercial de PayPal demora un par de días en comenzar a funcionar.
Si necesita incluir más participantes en el evento que el límite asignado, también puede convertirlo en una sesión de transmisión en vivo.
Los asistentes pueden ir a on.zoom.us y descubrir y realizar un seguimiento de los eventos o clases que les interesen. El directorio completo de los próximos eventos públicos estará disponible para descubrir y navegar al alcance de su mano.
Obtener acceso al host de OnZoom
Solo los propietarios o administradores de una cuenta de Zoom paga pueden usar OnZoom. Pero antes de que pueda comenzar a usar OnZoom beta, debe presentar una solicitud para convertirse en anfitrión. Haga clic aquí para ir a la aplicación de OnZoom beta.
Completar la aplicación no garantiza el acceso al host. El equipo de OnZoom revisará su solicitud y decidirá si le brinda acceso de Anfitrión. La versión beta de OnZoom solo está disponible en los Estados Unidos en este momento, por lo que solo los usuarios con una cuenta de Zoom Pro, Business, Enterprise o Education de EE. UU. Pueden organizar eventos actualmente.
Complete el cuestionario para el formulario de solicitud que incluye detalles básicos sobre su cuenta como su nombre, dirección de correo electrónico, número de cuenta de Zoom, si su organización está exenta de impuestos, etc.
Luego viene la pregunta sobre por qué desea utilizar OnZoom. Deje lo más claro posible la parte sobre por qué desea utilizar OnZoom, ya que la aprobación de su aplicación dependerá de ello. Envíe su solicitud después de completarla.
El equipo de Zoom responderá con un correo electrónico para informarle si su solicitud fue aprobada o agregada a una lista de espera para una futura reevaluación.
También se le puede pedir que vuelva a enviar su solicitud sin que sea rechazada, en lista de espera o aceptada. Esté atento a sus correos electrónicos y vuelva a enviar su solicitud si eso sucede. De lo contrario, el estado de su solicitud no avanzaría.
Si su solicitud es aceptada, primero tendrá que asistir a una sesión de capacitación obligatoria con el equipo de OnZoom. Recibirá un correo electrónico con algunas de las próximas sesiones a las que puede asistir. Haga clic en el enlace del que más le convenga y regístrese. Estos vínculos solo funcionarán para usted y no puede compartirlos con nadie más. La sesión de capacitación también incluirá una sección de preguntas frecuentes donde usted u otros asistentes presentes pueden hacer cualquier pregunta sobre la experiencia del anfitrión de OnZoom.
Una vez que asista a la sesión de capacitación obligatoria, obtendrá acceso de anfitrión. Es posible que pasen algunos días después de la sesión de capacitación para que reciba el correo electrónico de aprobación, pero sucederá.
Creación y alojamiento de eventos en OnZoom
Una vez que tenga acceso de host, puede comenzar a organizar eventos en OnZoom. Vaya a on.zoom.us e inicie sesión con su cuenta de host.
Antes del acceso del anfitrión, su página de inicio de OnZoom solo será un lugar donde podrá descubrir eventos publicados y registrarse para ellos. Pero una vez que tenga acceso, aparecerán algunas opciones en la esquina superior derecha de la pantalla, junto al icono de su perfil.
Configuración de su cuenta de host
Haga clic en el botón "Crear" para crear un evento.
La primera vez que vaya a crear un evento, llegará a la página de normas de la comunidad. Desplácese por la página y léalas, luego marque la casilla "He leído y acepto las Normas de la comunidad" y haga clic en el botón "Aceptar" para avanzar.
Luego, antes de que pueda crear un evento, deberá completar la configuración inicial de su cuenta. El primer paso incluye su perfil de anfitrión. Su perfil de Anfitrión es la información sobre usted que desea hacer pública para los posibles asistentes. Es visible en cada evento y contribuye a que los asistentes decidan si quieren asistir a tu evento. Incluye poner una foto de perfil y una breve descripción de ti mismo. Puede editarlos más tarde.
En la página siguiente, vincule su cuenta comercial de PayPal. Este paso es opcional y puede omitirlo si solo desea organizar eventos gratuitos. Pero para organizar eventos pagos, debe completar este paso. Actualmente, una cuenta comercial de PayPal es la única forma en que puede cobrar las entradas.
Además, si desea que los asistentes puedan pagar las entradas con tarjetas de crédito y débito, habilite la opción "Aceptar pagos con tarjeta de crédito con PayPal". Si omite esto ahora y desea habilitarlo más tarde, tendrá que desvincular y luego vincular su cuenta de PayPal nuevamente para cambiar la configuración de esta opción.
Luego, en la página siguiente, ingrese su dirección de facturación. Esto es, nuevamente, opcional y puede omitirlo si desea organizar solo eventos gratuitos. Pero para albergar eventos pagos, esto es una necesidad. También puede enviar su información de exención de impuestos aquí si su organización califica para la exención de impuestos.
Por último, haga clic en "Guardar". La configuración inicial de su cuenta de host está completa ahora.
Creando tu primer evento
Una vez que haya configurado su cuenta, llegará a la página donde puede crear el evento. La creación de eventos consta de tres pasos: tarjeta de evento, perfil de evento y entradas.
El primer paso es la tarjeta de evento. Debe proporcionar un nombre y una breve descripción del evento en menos de 140 caracteres.
Luego, seleccione la categoría del evento y también puede agregar etiquetas para proporcionar información adicional para rastrearlos. Puede agregar hasta 8 etiquetas.
La siguiente parte es establecer la fecha y la hora del evento. El evento puede ser único o puede ser una serie. Para un evento único, debe especificar la hora de inicio y la duración.
Haga clic en la opción "Serie" para cambiar a un evento de tipo serie. Para un evento de tipo serie, junto con la hora de inicio y la duración, también debe mencionar la frecuencia de recurrencia y el número de eventos después de los cuales desea que finalice la serie, o la fecha en la que debería terminar. El tiempo y la duración de todos los eventos de la serie seguirán siendo los mismos.
Junto con los eventos gratuitos o pagos, OnZoom también agregará la funcionalidad para hacer del evento una recaudación de fondos. La función ha comenzado a implementarse y, cuando llegue a su cuenta, podrá activar la opción "Recaudación de fondos" y agregar una organización sin fines de lucro para la que desea recaudar fondos.
Luego, están las "Opciones de eventos". Puede configurar la configuración de unión, la seguridad de eventos y las opciones para grabaciones en la nube y transmisión en vivo. Haga clic en ellos para expandir más opciones.
En "Configuración de participación", puede decidir si desea ingresar al evento con el video encendido, si habrá una sala de espera para el evento y si los asistentes pueden unirse con 5 minutos de anticipación.
Una de las opciones interesantes aquí es si desea incluir su evento en el directorio de Zoom. De forma predeterminada, el interruptor de esta opción está activado. Cuando esté disponible, su evento será visible públicamente en OnZoom. Es importante que tenga esta opción activada para maximizar la accesibilidad de su evento. Pero si quieres tener un evento privado, que solo puedes compartir con un enlace, desactívalo.
La segunda opción personalizable es para la seguridad del evento. Al hacer clic en él, se expandirán las siguientes opciones: "Los asistentes pueden enviar mensajes de chat 1: 1", "Los asistentes pueden cambiar los nombres de pantalla" y "Los asistentes pueden compartir sus pantallas". De forma predeterminada, todas estas opciones están desactivadas para maximizar la seguridad. Puede activarlos, pero OnZoom sugiere proceder con precaución y activarlos solo cuando pueda confiar en los asistentes y saber que no interrumpirán el evento.
La última opción es para transmisión en vivo y grabación en la nube. De forma predeterminada, la grabación de eventos está desactivada.
Si activa la grabación en la nube, recibirá un descargo de responsabilidad que dice que "activar esta función [grabación en la nube] requiere que los asistentes acepten ser registrados y puede afectar la venta de entradas". Deberá confirmar que desea habilitarlo haciendo clic en el botón "Habilitar". Si habilita la grabación en la nube, la página de información de su evento y el flujo de compra de boletos consistirá en un mensaje adicional para los asistentes potenciales que dice que “el evento puede ser grabado”.
Después de configurar todos los ajustes, haga clic en el botón "Guardar y continuar" para continuar con el siguiente paso.
El siguiente paso es el perfil del evento. Incluye establecer fotos para el evento, agregar un enlace de YouTube y más información sobre lo que los asistentes al evento deben saber. Su evento debe tener al menos una foto de portada, pero puede agregar hasta tres fotos del evento.
También puede agregar un enlace de YouTube que contenga información sobre el evento. El video de YouTube aparece como una miniatura adicional junto a las imágenes del evento.
La última opción en esta página es la información de contacto. No puede cambiar el correo electrónico de contacto, ya que los asistentes solo pueden ponerse en contacto con la cuenta con acceso de anfitrión. Pero puedes cambiar el nombre del contacto.
Haga clic en "Guardar y continuar" para continuar con el último paso.
El último paso para crear su evento es "Entradas". Podría decirse que también es la parte más importante del evento que estás creando. Puede tener entradas gratuitas o de pago para su evento o un híbrido de ambos. Pero si no tiene configurado el método de pago, solo puede tener boletos gratis.
Lo primero que verá en la página de entradas al crear su evento es la capacidad del evento. El número de asistentes depende de su tipo de cuenta, y puede actualizar su cuenta desde esta página fácilmente si lo desea.
Luego, seleccione su tipo de boleto seleccionando "Gratis" o "Pagado" de las opciones.
Puedes diferentes tipos de entradas para un solo evento. Entonces, por ejemplo, si desea tener boletos más baratos para los madrugadores y boletos más costosos para la admisión general, o boletos gratis para personas de un determinado dominio, puede crear diferentes tipos de boletos para estos.
Para crear un boleto, ingrese la cantidad para ese tipo de boleto que desea vender. El número total de entradas para su evento depende de su cuenta. Entonces, si tiene una cuenta que admite hasta 1000 asistentes, puede tener un total de 999 boletos.
Luego, ingrese el nombre del boleto. P.ej. Madrugador.
Si es un evento gratuito, la entrada será gratuita. Para un evento pago, el boleto puede costar desde $ 1 hasta lo que quieras. Hay un límite superior para el precio del boleto, pero OnZoom dice que es bastante alto y es poco probable que intente ponerle precio al boleto a ese valor. Por lo tanto, no tiene que preocuparse por el precio máximo que puede decidir en el boleto.
Luego, ingrese el rango de fecha y hora durante el cual el boleto estará disponible para la venta. Si desea que los asistentes puedan comprar entradas incluso durante el evento, puede programar la venta de entradas en consecuencia.
Si desea que el boleto esté disponible solo para ciertas personas, por ejemplo, aquellos que se registran con un dominio en particular, active la palanca para "Controlar quién puede registrarse para este boleto". Pronto, también podrá ponerlo a disposición únicamente de las personas invitadas por correo electrónico. Luego, seleccione la casilla de verificación "Usuarios de dominios especificados" e ingrese el nombre de dominio.
Por último, haga clic en "Guardar".
Para agregar otro tipo de boleto, haga clic en "Agregar boleto" y repita el proceso y agregue varios boletos para el evento.
Para un evento en serie, actualmente solo se permiten dos tipos de entradas. Uno es para toda la serie de eventos y el otro es un boleto directo que se puede comprar para un solo evento de la serie.
Luego, antes de hacer clic en el botón "Publicar", OnZoom aconseja revisar los detalles de su evento una vez más. Una vez que esté seguro, haga clic en el botón "Publicar" y se creará su evento. Si no desea publicarlo de inmediato, haga clic en el botón "Guardar" y podrá volver a visitar el borrador en cualquier momento.
Solo las personas con entrada pueden asistir al evento. Incluso si comparten el enlace que reciben con otros, no pueden asistir al evento a menos que se registren y compren un boleto. Si un asistente crea problemas, también puede eliminarlo del evento.
La política de cancelación de sus eventos la decide usted. Si decide tener una política de cancelación, tendrá que incurrir en una pequeña pérdida ya que la tarifa de transacción de PayPal no se reembolsa. Pero OnZoom sugiere tener una política de cancelación, ya que puede afectar la calificación de su anfitrión. Y una buena calificación es importante en OnZoom.
OnZoom es un gran lugar para realizar eventos para su empresa, pero antes de organizar un evento, es importante familiarizarse con la plataforma y sus mejores prácticas. Es parte de la razón por la que OnZoom organiza sesiones de capacitación obligatorias antes de otorgar acceso al host. Como no se trata de una reunión con personas que conoce, es fundamental mantener la seguridad. Para eso, necesita conocer el funcionamiento de la plataforma de manera intrincada. Pero una vez que conozca un poco mejor la plataforma, podrá albergar todos los eventos que desee.