Ordenar datos ayuda a organizar u ordenar los datos en un orden específico para encontrar valores rápidamente. En Excel, puede ordenar un rango o una tabla en función de textos, números, fechas y horas en una o más columnas. También puede ordenar los datos según el color de la celda, el color de la fuente o el icono de formato personalizado.
Excel tiene varias opciones de clasificación integradas avanzadas para ayudar con la gestión de datos. En este artículo, analizaremos los diversos métodos de clasificación de datos en un orden específico, así como varios criterios.
Ordenar datos en Excel
Antes de ordenar sus datos, debe elegir si desea ordenar toda la hoja de trabajo o solo un rango de celdas.
La clasificación organiza todos los datos en su hoja de cálculo por una columna o varias columnas. También puede optar por ordenar solo una columna de la hoja de trabajo. Puede ordenar sus datos según el texto, los números, las fechas y la hora.
Usaremos el siguiente ejemplo para mostrarle cómo realizar los diferentes métodos de clasificación en Excel.
Si desea ordenar rápidamente sus datos, simplemente haga clic en cualquier celda de la columna que desee ordenar. En la siguiente hoja de cálculo de ejemplo, deseamos ordenar nuestros datos por nombres de "Representantes". Entonces, haga clic en cualquier celda de la columna B.
Vaya a la pestaña "Datos" y haga clic en el icono de clasificación "AZ", que ordenará su fecha por nombres de "Representantes".
Ahora, sus datos están ordenados por nombres de Representantes. Cuando se ordena la columna B, las filas correspondientes a cada celda de la columna B se moverán junto con ella.
Ordenar datos en una sola columna
Puede ordenar sus datos en una columna, lo que no afectará a las columnas adyacentes en la hoja de trabajo. Primero, seleccione el rango / columna (Elemento) que desea ordenar.
Luego, vaya a la pestaña "Datos" y haga clic en el icono de clasificación. Excel le mostrará un mensaje de "Advertencia de clasificación". En eso, seleccione la opción "Continuar con la selección actual" y haga clic en "Aceptar".
Ahora, solo el rango (columna) "Elemento" está ordenado alfabéticamente. Recuerde, ordenar solo una columna hará que toda la hoja de trabajo no coincida con esa columna.
Ordenar datos por fecha / hora
Puede ordenar la fecha, la hora y el número de la misma manera que ordena el texto en Excel. Los números se pueden ordenar de menor a mayor o de mayor a menor, y las fechas y la hora se pueden ordenar de la más reciente a la más antigua o de la más antigua a la más reciente.
Puede seleccionar una celda en la columna que desea ordenar y hacer clic en el icono "AZ" o "ZA" en la pestaña "Ordenar y filtrar" Grupo de datos para ordenar sus datos en orden ascendente o descendente. O haga clic en el icono "Ordenar" junto a los iconos de clasificación rápida en la pestaña "Datos".
Se abrirá la ventana de diálogo Ordenar. Abra el menú desplegable "Ordenar por", este menú desplegable enumerará todos los encabezados de sus columnas en la hoja de trabajo y, dado que queremos ordenar nuestro conjunto de datos por fecha, seleccione la opción "Fecha de pedido". Luego, seleccione la opción "Más reciente a más antiguo" en el menú desplegable "Orden" para ordenar los datos en orden ascendente.
El resultado se muestra en la siguiente captura de pantalla.
Clasificación de datos por color de celda / color de fuente / icono de celda
Para ordenar sus datos por color de celda, color de fuente o icono de celda, abra el cuadro de diálogo "Ordenar" haciendo clic en el icono "Ordenar" en la pestaña Datos. Luego, elija su opción en el menú "Ordenar por". Aquí, elegimos "Color de celda" para ordenar el conjunto de datos.
A continuación, elija el color que desea que esté en la parte superior de la columna. Luego, haga clic en "Aceptar".
Así es como se verá una tabla ordenada según el color de la celda.
Clasificación de datos de varios niveles (clasificación de varias columnas)
La clasificación de varios niveles le permite ordenar los datos (tabla) por valores de una columna y luego organizarlos nuevamente por valores de otra (s) columna (s).
Por ejemplo, primero clasificamos el conjunto de datos por el nombre de "Elemento" y luego lo volvemos a ordenar por "Fecha de pedido". Para ello, seleccione cualquier celda de la tabla y haga clic en el icono "Ordenar" en la pestaña "Datos".
En el cuadro de diálogo "Ordenar". Seleccione el "Elemento" de la lista desplegable "Ordenar por". Luego haga clic en "Agregar nivel" y seleccione "Fecha de pedido" de la lista desplegable "Luego por". Haga clic en Aceptar'.
Ahora, los registros se ordenan primero por Artículo y luego por Fecha de pedido.
Clasificación en un orden personalizado
A veces, no desea ordenar por texto, número o fecha. A veces, desea ordenar por otra cosa, como meses, días de la semana, regiones o algún otro sistema organizativo.
Tenemos la siguiente tabla y desea ordenarla según la prioridad de los pedidos.
Para hacer eso, haga clic en cualquier celda dentro del conjunto de datos y abra el cuadro de diálogo "Ordenar" de la cinta de Excel.
Luego, en el menú desplegable "Ordenar por", seleccione "Prioridad"; en el menú desplegable "Ordenar por", seleccione "Valores de celda"; y en el menú desplegable "Pedido", seleccione "Lista personalizada".
Al hacer clic en la opción "Listas personalizadas" del menú desplegable, se abrirá el cuadro de diálogo Listas personalizadas.
Aquí, escriba su lista personalizada en "Entradas de la lista:" y haga clic en "Agregar". Por ejemplo, estamos agregando prioridades Alta, Normal y Baja a la lista.
Ahora se agrega un nuevo orden de clasificación a la lista personalizada. Seleccione la lista y haga clic en "Aceptar".
Ahora, puede seleccionar su orden de clasificación personalizado en el menú desplegable "Pedido".
Ahora, el conjunto de datos está ordenado por prioridad (alta, normal, baja).
Ordenar datos en una fila
En lugar de columnas, puede ordenar los datos por filas. Para hacer eso, seleccione cualquier celda en una fila y haga clic en el icono "Ordenar" del grupo "Ordenar y filtrar" en la cinta.
En el cuadro de diálogo "Ordenar", haga clic en el botón "Opciones".
Seleccione la opción "Ordenar de izquierda a derecha" en lugar de "Ordenar de arriba a abajo" en Orientación en el cuadro de diálogo "Opciones de clasificación". Y haga clic en "Aceptar".
Luego, seleccione la fila que desea ordenar en el menú desplegable "Ordenar por" y haga clic en "Aceptar".
Como puede ver a continuación, el conjunto de datos ahora está ordenado por los valores en la fila seleccionada.
Ahora que aprendió a ordenar en Excel, puede reorganizar rápidamente su hoja de trabajo ordenando sus datos.