Desde su computadora y servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive y Dropbox
Una de las características sorprendentes de Microsoft Teams es la facilidad con la que puede compartir archivos en la aplicación. Puedes optar por compartir con todos los miembros de tu equipo en un santiamén o en privado con cualquier miembro de un equipo para seguir trabajando en perfecta armonía. Los archivos se pueden compartir desde su computadora o desde un servicio en la nube compatible en Microsoft Teams.
Otra característica asombrosa de Microsoft Teams es que también te permite dejar de compartir archivos previamente compartidos con la misma facilidad. Nadie puede ver los archivos no compartidos una vez eliminados.
Cómo compartir un archivo con un equipo
Abra la aplicación Microsoft Teams en su escritorio o su navegador web en teams.microsoft.com. De forma predeterminada, puede compartir los archivos en su computadora o en su cuenta de Microsoft OneDrive.
Si desea compartir archivos de otros servicios en la nube como Google Drive, Dropbox, Box, ShareFile, tendrá que agregarlo a su cuenta de Teams. Vaya a "Archivos" en la barra de navegación de la izquierda.
Mostrará todos los archivos compartidos entre todos sus equipos. En Cloud Storage, OneDrive ya está agregado. Si usa OneDrive con la cuenta de Microsoft que se usa actualmente para Teams, todo su contenido de Drive estará disponible para compartirlo en Teams. Para utilizar cualquier otro servicio en la nube, haga clic en "Agregar almacenamiento en la nube" en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
Aparecerá una pantalla con opciones de servicios en la nube para elegir. Haga clic en el servicio que desea utilizar. Se abrirá una ventana de inicio de sesión. Ingrese a su cuenta. Si el inicio de sesión es exitoso (el inicio de sesión solo será exitoso si se usa la misma cuenta de correo electrónico tanto en el servicio en la nube como en Microsoft Teams), se agregará el servicio en la nube y todos los archivos en la nube estarán disponibles para compartir.
Ahora, vaya a "Equipos" en la barra de navegación de la izquierda, seleccione el equipo con el que desea compartir el archivo y luego seleccione el canal al que desea enviar el archivo.
En la parte inferior de la pantalla, vaya al cuadro de redacción y haga clic en el icono "Adjuntar" (el clip).
Aparecerá un menú emergente en la pantalla. Tendrá la opción de compartir un archivo de archivos ya compartidos en todos los equipos y canales, OneDrive u otros servicios de almacenamiento en la nube, o cargar uno desde su computadora. Seleccione la opción que prefiera y luego seleccione el archivo que desea compartir.
El archivo aparecerá en el cuadro de mensaje. Espere a que se cargue; tendrá una barra de progreso verde en la parte inferior mientras todavía se está cargando. Una vez que se cargue el archivo, haga clic en el botón "Enviar" para compartir el archivo.
Cómo eliminar un archivo enviado a un equipo
También puede dejar de compartir un archivo que ya ha compartido con un equipo. Abra el canal en el que previamente compartió el archivo. Para abrir el canal, vaya a "Equipos" en la barra de navegación de la izquierda y luego seleccione el canal debajo del nombre del equipo.
Ahora, abra la pestaña "Archivos" en el canal. Las pestañas son los enlaces rápidos en la parte superior de los canales. La pestaña "Archivos" tiene todos los archivos compartidos en ese canal.
Busque el archivo que desea eliminar de la lista de archivos y coloque el cursor sobre él. Aparecerá una opción "Mostrar acción" (icono de tres puntos) junto al nombre del archivo. Haz click en eso. Luego, en el menú contextual que aparece, seleccione la opción "Eliminar".
Aparecerá un cuadro de diálogo de mensaje de confirmación en la pantalla. Haga clic en "Sí" para eliminar el archivo.
El archivo se eliminará del canal y de la lista de todos los archivos en la sección "Archivos" de la barra de navegación de la izquierda. Ya nadie del equipo tendrá acceso a él.
Cómo compartir archivos de forma privada en Microsoft Teams
Los archivos que comparte en un canal se comparten con todos los miembros de ese equipo. Si no desea que todos los miembros del equipo tengan acceso al archivo, puede compartirlo de forma privada con una persona o un grupo de personas.
En la barra de navegación de la izquierda, haga clic en "Chat". Abra el chat del contacto al que desea enviar el archivo o haga clic en el botón "Nuevo chat" en la parte superior para iniciar un chat con un nuevo contacto o crear un nuevo grupo. Luego, en el cuadro de redacción, haga clic en el icono "Adjuntar" y seleccione el archivo que desea compartir. Solo puede enviar archivos desde OneDrive o su computadora en chats privados.
Cuando el archivo se está cargando, tendrá una barra de progreso verde debajo. Una vez que el archivo se carga en el cuadro de mensaje, es decir, la barra verde desaparece, haga clic en el botón "Enviar" para compartir el archivo.
Cómo eliminar un archivo enviado de forma privada
Los archivos enviados de forma privada se pueden dejar de compartir desde el propio chat. Vaya al mensaje con el archivo que desea dejar de compartir y coloque el cursor sobre él. Aparecerá una cadena de emojis de reacción en la parte superior del mensaje con un ícono de "Más opciones" (menú de tres puntos) al final. Haz click en eso.
Aparecerá un menú contextual en la pantalla. Elija la opción "Eliminar". El mensaje con el archivo se eliminará del chat en ambos extremos y el destinatario ya no tendrá acceso a él.
Nota: También puede eliminar el mensaje que contiene el archivo como hicimos anteriormente para los archivos compartidos en un canal, pero al hacerlo, solo se eliminará el mensaje y no el archivo. El archivo seguirá estando disponible en la pestaña "Archivos" y todos los archivos en la barra de navegación de la izquierda.
Conclusión
Compartir y dejar de compartir archivos con todo el equipo o solo con algunos miembros de un equipo es sencillo en Microsoft Teams. Y la compatibilidad con todos los principales servicios de almacenamiento en la nube, como Dropbox y Google Drive, hace que compartir archivos en Microsoft Teams sea aún más conveniente.