Si desea imprimir etiquetas de correo de una lista de direcciones que mantiene en una hoja de cálculo de Excel, puede utilizar la función de combinación de correspondencia de Microsoft Word
Microsoft Excel es el lugar ideal para almacenar la información de contacto y dirección de los clientes. Puede organizar fácilmente una lista de correo / lista de direcciones en Excel. Pero imprimir etiquetas de correo, sobres, tarjetas de felicitación o cualquier otra cosa podría ser un trabajo duro.
Supongamos que desea enviar un correo masivo a una lista de correo que mantiene en una hoja de cálculo de Excel, la mejor manera de hacerlo es utilizando la función de combinación de correspondencia de Microsoft Word. Al crear un documento de combinación de correspondencia en Microsoft Word y vincularlo a una hoja de cálculo de Excel, puede extraer los datos de la lista de Excel y convertirlos en etiquetas imprimibles para enviarlas por correo.
Cómo hacer etiquetas de correo en Word desde una hoja de Excel
Con la función Combinar correspondencia de Microsoft Word, puede crear una hoja de etiquetas postales a partir de una hoja de Excel que puede imprimir. Si no sabe cómo imprimir en masa sus etiquetas desde Excel, lea esta guía paso a paso.
Prepare su lista de correo en Excel
Para crear e imprimir las etiquetas de correo, primero debe configurar su hoja de trabajo correctamente. Escriba el encabezado de la columna en la primera celda de cada columna y complete la información respectiva debajo de esos encabezados de columna. Como queremos crear etiquetas de correo, cree una columna para cada elemento que desee agregar a las etiquetas (como nombre, apellido, dirección, etc.).
Por ejemplo, si va a crear etiquetas de correo a partir de una hoja de Excel, probablemente tenga esta información de contacto básica (como encabezados de columna):
- Primer nombre
- Apellido
- Dirección
- Ciudad
- Expresar
- Código postal
Vea la captura de pantalla a continuación:
Cuando ingrese datos en Excel, divida la información en columnas individuales. Por ejemplo, en lugar de crear una columna de nombre único, divida el nombre en columnas separadas como título, nombre, segundo nombre, apellido, lo que facilitaría la combinación de datos con un documento de Word.
Cuando ingrese datos, asegúrese de que su hoja de trabajo no contenga filas o columnas vacías. Guarde la hoja de trabajo una vez que haya terminado de ingresar datos.
Nombra la lista de correo
Después de crear el conjunto de datos, asigne un nombre a los datos presentados en la hoja de trabajo. Para hacer eso,
Seleccione la lista de direcciones en la hoja de Excel, incluidos los encabezados. A continuación, vaya a la pestaña "Fórmulas" y haga clic en "Definir nombre" del grupo Nombres definidos.
Se abrirá un nuevo cuadro de diálogo, ingrese el nombre en el cuadro "Nombre" y haga clic en "Aceptar". Si el nombre tiene más de una palabra, agregue un guión bajo (_) entre ellos (no se permiten espacios ni guiones).
Confirmar formato de archivo
Deberá conectar el documento de Word a la hoja de cálculo de Excel que contiene una lista de correo para imprimir sus etiquetas. Si está conectando Word a Excel por primera vez, tendrá que habilitar un formato de conversión que le permitirá convertir archivos entre los dos programas de Microsoft.
Para hacer esto, primero, abra el programa Microsoft Word. Haga clic en la pestaña "Archivo" y seleccione "Opciones" en la parte inferior del panel izquierdo.
Se abrirá una nueva ventana de "Opciones de Word". En eso, haga clic en "Avanzado" en el panel izquierdo y desplácese hacia abajo hasta la sección "General". Marque la opción "Confirmar conversión de formato de archivo al abrir" y haga clic en "Aceptar". Esto le permitirá importar datos fácilmente desde Excel.
Configurar el documento de combinación de correspondencia en Word
A continuación, debe configurar el documento de etiqueta principal en MS Word para las etiquetas de correo que desea agregar.
Abra un documento de Word en blanco. Vaya a "Correspondencia" y haga clic en el icono "Iniciar combinación de correspondencia". Luego, la opción "Etiquetas" del menú desplegable.
También puede elegir la opción "Asistente para combinar correspondencia paso a paso", que lo guiará a través del proceso.
Aparecerá la ventana de diálogo "Opciones de etiqueta". Aquí puede seleccionar su proveedor de etiquetas y el número de producto. Elegimos al fabricante de etiquetas 3M como nuestro proveedor porque esa es la marca que estamos usando. Pero si utiliza un proveedor en particular, p. Ej. Avery, entonces puedes elegirlos en su lugar.
A continuación, haga clic en el botón "Detalles" en la esquina inferior izquierda de la ventana Opciones de etiqueta y se abrirá un nuevo cuadro de diálogo. Aquí puede cambiar los márgenes, la altura, el ancho, el paso y el tamaño de la etiqueta. Haga clic en "Aceptar" después de realizar los cambios.
Ahora, la página de Word aparecerá así:
Conecte la hoja de trabajo a las etiquetas de Word
Ahora, ha configurado etiquetas vacías en Microsoft Word para recibir información de Excel. A continuación, debe conectar el documento de Word a la hoja de trabajo que contiene su lista de correo / dirección para transferir los datos a sus etiquetas.
Vaya a la pestaña "Correos" en el documento de Word y seleccione la opción "Seleccionar destinatarios". En el menú desplegable, haga clic en la opción "Usar una lista existente".
Navegue a la hoja de cálculo de Excel con la lista de correo en la ventana Seleccionar fuente de datos, seleccione el archivo y haga clic en "Abrir".
Si ve un cuadro de diálogo Confirmar fuente de datos, elija "Archivos de base de datos OLE DB" y haga clic en el botón "Aceptar".
Aparecerá otra ventana emergente llamada Seleccionar tabla. Si ha nombrado su lista de direcciones (Customer_Mailing_List), selecciónela y haga clic en "Aceptar". De lo contrario, seleccione la hoja de trabajo que contiene su lista y haga clic en "Aceptar".
Como puede ver, el documento de Word ahora está lleno de etiquetas de dirección que dicen "" Siguiente registro "".
Editar lista de destinatarios para combinación de correspondencia
Haga clic en la opción "Editar lista de destinatarios" en la pestaña "Correos".
Aparecerá la ventana "Destinatarios de combinación de correspondencia" con una lista de todos los destinatarios de su lista de direcciones. Todos se seleccionarán de forma predeterminada. Aquí puede ordenar, filtrar, agregar o eliminar destinatarios de su lista.
Desmarque la casilla de verificación junto a los nombres de los destinatarios que no desea en sus etiquetas.
Agregar campos de combinación de correspondencia
Ahora, debe agregar campos de combinación de correspondencia al documento antes de poder finalizar la combinación. Cuando agrega campos de combinación de correspondencia a sus etiquetas, esos campos se convertirán en marcadores de posición para los encabezados de columna en su hoja de trabajo. Una vez que se realiza la combinación, los marcadores de posición se reemplazarán con los datos de su lista de correo de Excel.
Para agregar campos de combinación de correspondencia, haga clic en el "Bloque de direcciones" del grupo Escribir e insertar campos en la pestaña Correo.
Aquí, puede especificar el formato apropiado para que el nombre del destinatario aparezca en la etiqueta. Verá una vista previa del patrón de dirección seleccionado en la sección "Vista previa". Haga clic en "Aceptar" para agregar los campos.
Si faltan partes de su bloque de direcciones o no coinciden con el formato de dirección elegido, eso significa que los encabezados de columna de su lista de direcciones en Excel varían de los campos predeterminados de combinación de correspondencia de Word. Haga clic en el botón "Hacer coincidir campos" para hacer coincidir los campos correctos con los campos requeridos para el bloque de direcciones.
En la ventana "Coincidir campos", compruebe si los campos obligatorios para el bloque de direcciones coinciden con la columna de su libro de trabajo. De lo contrario, haga clic en el botón desplegable junto al campo requerido y combínelo con un encabezado de columna en su archivo de Excel. Una vez que haya terminado, haga clic en "Aceptar".
Ahora, aparecerá "AddressBlock" en la primera etiqueta de su documento.
A continuación, debe copiar el formato de la etiqueta y el diseño de la primera etiqueta (<>) al resto de las etiquetas en el documento de Word. Para hacerlo, haga clic en "Actualizar etiquetas" en el panel Escribir e insertar en la pestaña Correos.
Realizar combinación de correspondencia
Antes de fusionar el documento de Word y el archivo de Excel, echemos un vistazo a cómo se verán las etiquetas terminadas.
Para revisar sus resultados, elija la opción "Vista previa de resultados" en la barra superior.
Ahora, puede realizar la combinación de correspondencia real.
Puede formatear la etiqueta actualmente vista previa en la pestaña Inicio. Incluso puede cambiar el tipo de fuente de las etiquetas, el tamaño de fuente, el color de fuente, etc. a su gusto. Una vez que haya terminado de formatear la etiqueta que se muestra en la vista previa, haga clic en "Actualizar etiquetas" en la pestaña Correos para aplicar el formato a todas las etiquetas.
Para realizar la combinación, vaya a la pestaña "Correspondencia", haga clic en la opción "Finalizar y combinar" en el grupo Finalizar. Seleccione la opción "Editar documentos individuales" del menú desplegable.
Aparecerá una pequeña ventana emergente llamada "Combinar en un nuevo documento". En eso, seleccione "Todos" en Combinar registros y haga clic en "Aceptar" para finalizar.
Ahora, la información de su lista de direcciones se transferirá a sus etiquetas y aparecerá un nuevo documento con las etiquetas de correo de su lista de direcciones de Excel. Ahora puede editar, formatear, imprimir y guardar este documento de etiqueta como cualquier otro documento de Word.
Consejo adicional: Agregar bordes a las etiquetas
Es difícil cortar las etiquetas sin bordes. Para agregar bordes, haga clic en el icono más (+) en el lado superior izquierdo de los textos.
Ahora que todas las etiquetas del documento están seleccionadas, haga clic en el icono "Borde" en el menú flotante y haga clic en "Todos los bordes" de las opciones.
Inmediatamente, verá bordes entre las diferentes etiquetas.
Todo lo que queda por hacer ahora es imprimir sus etiquetas, cortarlas, pegarlas en los correos y enviar sus correos.