Puede crear una lista desplegable en Google Sheets usando la lista de elementos en un rango de celdas o ingresando manualmente los elementos.
Una lista desplegable (también conocida como menú desplegable o menú desplegable) es un menú, similar a un cuadro de lista, que permite a los usuarios elegir una opción de una lista de opciones predefinidas. La lista desplegable garantiza que los usuarios ingresen solo los valores que están disponibles en una lista determinada en las celdas.
Al colaborar en Google Sheets, a veces, es posible que desee que otros usuarios ingresen valores repetidos en una columna. Para evitar inexactitudes, errores tipográficos y para que la entrada de datos sea más segura, es posible que desee agregar una lista desplegable para asegurarse de que los usuarios solo ingresen los valores proporcionados.
Por ejemplo, está creando una lista de tareas que desea que realice su equipo. Y desea que su equipo actualice el estado de cada tarea como Completada, Pendiente, Prioritaria, Omitida y Tarea en progreso. Para hacer eso, puede crear un menú desplegable con una lista de estados de tareas donde el usuario puede seleccionar en lugar de ingresar los datos manualmente.
En este tutorial, cubriremos todo sobre la creación y administración de una lista desplegable en Hojas de cálculo de Google.
Crear una lista desplegable en Google Sheets
El menú desplegable es una función de validación de datos que permite a los usuarios controlar lo que se puede ingresar en la hoja de trabajo. Puede crear rápidamente un menú desplegable utilizando el cuadro de diálogo de validación de datos en Hojas de cálculo de Google.
Hay dos formas de agregar un menú desplegable en Hojas de cálculo de Google. Puede crear una lista desplegable con los valores en un rango de celdas o especificar manualmente los elementos de la lista.
Cree un menú desplegable usando un rango de celdas en Hojas de cálculo de Google
Puede crear una lista desplegable en Hojas de cálculo de Google utilizando una lista de elementos contenidos en un rango de celdas.
Primero, abra la hoja de cálculo de Google e ingrese la lista de elementos en un rango de celdas que desea incluir en la lista desplegable. Aquí, en esta hoja de cálculo de ejemplo, tenemos una lista de nombres de ciudades como sucursales.
A continuación, seleccione la celda o el rango de celdas donde desea crear la lista desplegable. Puede estar en la misma hoja de trabajo o en una hoja de trabajo separada.
Luego, haga clic en el menú "Datos" en la parte superior de la hoja de cálculo y seleccione la opción "Validación de datos" en el menú desplegable.
O haga clic con el botón derecho después de seleccionar la (s) celda (s) y seleccione "Validación de datos" en la parte inferior del menú contextual.
Aparecerá el cuadro de diálogo de validación de datos. Aquí, puede definir y personalizar su lista desplegable con diferentes configuraciones.
Rango de celda
El primer campo, "Rango de celda", especifica la ubicación donde se creará la lista desplegable. Como ya seleccionamos un rango para esto, se llena automáticamente.
También puede cambiar esto haciendo clic en un "icono de tabla" en el campo Rango de celdas y seleccionando el rango de celdas donde desea insertar la lista desplegable.
Criterios
A continuación, la sección Criterios tiene una lista de opciones en un menú desplegable y solo necesita las dos primeras opciones. No puede crear un menú desplegable con las otras opciones.
Haga clic en el menú desplegable y seleccione la opción "Lista de un rango" para agregar un rango como criterio.
En el campo junto a él, ingrese la referencia / rango de celda que contiene todos los valores que desea que se incluyan en la lista desplegable. En lugar de ingresar manualmente el rango, simplemente haga clic en el icono "Seleccionar rango de datos" (icono de tabla).
Aparecerá otra ventana emergente llamada Seleccionar un rango de datos. Ahora, simplemente seleccione la celda / rango que contiene la lista de elementos y la ubicación se agrega automáticamente al cuadro de diálogo "Seleccionar un rango de datos". Luego, haga clic en "Aceptar". Cuando selecciona un rango de una hoja diferente, el nombre de la hoja también se incluye en la ubicación de la lista.
En el ejemplo anterior, la lista de elementos en A2: A13 de la Hoja 3 y el menú desplegable se están creando en C2: C17 de la Hoja 4.
Mostrar lista desplegable en la celda
Asegúrese de que la casilla de verificación "Mostrar lista desplegable en la celda" esté habilitada. Si esta opción no está marcada, aún puede ingresar los elementos de la lista haciendo doble clic en la celda, pero no verá el ícono desplegable en la celda.
Sobre datos inválidos
También puede elegir qué sucede cuando alguien ingresa algo (datos no válidos) que no está en la lista. Puede elegir el botón de opción "Mostrar advertencia" o "Rechazar entrada" para la configuración "En datos no válidos". La opción "Mostrar advertencia" acepta la entrada del usuario pero con una advertencia, mientras que la opción "Rechazar entrada" rechaza la entrada por completo.
Apariencia
Con la opción Apariencia, puede darle al usuario una pista sobre cómo usar la lista desplegable o qué tipo de valores se aceptan en las celdas.
Para activar esta opción, seleccione la casilla de verificación "Mostrar texto de ayuda de validación" y aparecerá un cuadro de texto justo debajo. Escriba las instrucciones que desea mostrar en el cuadro de texto.
Una vez que haya terminado con la configuración, haga clic en el botón "Guardar" para aplicar los cambios.
Cómo funciona el menú desplegable en Google Sheets
Ahora, las listas desplegables se crean en la celda C2: C17 y cuando hace clic en un icono desplegable, mostrará la lista de elementos.
Ahora, si un usuario ingresa un valor que no está en la lista, esa celda se marca como datos no válidos. Puede notar el marcador en la esquina superior izquierda de la celda C6. Esto se debe a que elegimos la opción "Mostrar advertencia" en la configuración "Sobre datos no válidos" en el cuadro de diálogo Validación de datos.
Y cuando pasas el cursor sobre el marcador, verás el mensaje de advertencia.
Así es como se crea una lista desplegable dinámica en Google Sheets.
Cree un menú desplegable ingresando manualmente los elementos en Hojas de cálculo de Google
Si desea crear una lista desplegable estática y no tiene la lista de elementos en un rango de celdas en la hoja de cálculo, puede especificar manualmente los elementos en el cuadro de diálogo de validación de datos.
Este método podría ser útil si solo desea crear una lista desplegable simple con elementos como Sí y No, Aprobados y Rechazados, En stock y agotados, etc. Así es como se hace:
Seleccione la celda o grupo de celdas para el que desea agregar una lista desplegable.
Haga clic en la pestaña "Datos" del menú y seleccione la opción "Validación de datos".
En el cuadro emergente Validación de datos, asegúrese de que la celda o rango correcto esté seleccionado en el campo "Rango de celda".
En el menú desplegable Criterios, debe seleccionar "Lista de elementos" esta vez.
En el campo junto a él, escriba manualmente los elementos que desee en la lista desplegable y asegúrese de separar cada elemento con una coma sin espacios. En nuestro ejemplo, queremos mostrar los géneros, por lo que ingresamos "Masculino, Femenino y No especificado".
Puede agregar espacio dentro del nombre del elemento, pero no entre los elementos. Los elementos pueden incluir textos, fechas, números, fórmulas y casillas de verificación.
Asegúrese de que la opción "Mostrar lista desplegable en la celda" esté marcada. Dado que esta es una lista estática y no queremos ninguna otra entrada en la celda, seleccionamos la opción "Rechazar entrada".
Una vez que haya realizado los cambios, haga clic en "Guardar" para aplicar.
Ahora, se crea un menú desplegable estático en cada celda del rango seleccionado. Haga clic en el icono desplegable o haga doble clic en la celda o presione "Entrar" en la celda para seleccionar un elemento.
Si un usuario ingresa un valor que no está en la lista, la validación de datos rechaza la entrada y le mostrará un mensaje de error. Esto se debe a que elegimos la opción "Rechazar entrada" para "En datos no válidos" en Validación de datos.
El error informará al usuario que ingresó datos no válidos en una celda en particular y necesita ingresar uno de los valores especificados.
Editar una lista desplegable en Hojas de cálculo de Google
Puede haber ocasiones en las que desee agregar nuevos elementos, cambiar elementos o eliminar elementos de una lista desplegable ya creada. También es posible proporcionar una nueva lista de elementos a una lista desplegable preexistente.
Vaya al rango de celdas o la hoja con celda (s) que contiene la lista de elementos que usó para su lista desplegable. Realice los cambios deseados en el contenido de estas celdas. Puede agregar nuevos elementos, editar los elementos preexistentes y eliminar elementos de estas celdas.
Esta es la lista original que usamos para crear un menú desplegable antes:
Ahora, hicimos algunos cambios en la lista. Agregamos un nuevo artículo Estocolmo, eliminamos Viena y cambiamos Nueva York a Nueva Jersey.
También puede editar los elementos ingresados manualmente en el cuadro de diálogo Validación de datos.
Después de editar la lista de elementos, la lista desplegable se actualizará automáticamente. Pero algunas de las entradas ingresadas previamente usando el menú desplegable original están marcadas como inválidas. Dado que estos valores se editan en la lista, se marcan como no válidos.
Ahora, cuando haga clic en el menú desplegable, obtendrá una lista desplegable recién actualizada.
Nota: Si agrega o elimina elementos en la lista, asegúrese de cambiar la selección de rango en los Criterios de validación de datos para mostrar todos los elementos correctamente en la lista desplegable.
Copiar una lista desplegable en Hojas de cálculo de Google
En lugar de crear la misma lista desplegable en varias hojas, puede copiar rápidamente una lista desplegable de una celda a varias celdas en una o varias hojas.
Puede utilizar el método simple de copiar y pegar para copiar rápidamente la lista desplegable.
Para hacer eso, seleccione la celda con una lista desplegable, haga clic derecho y seleccione "Copiar" o presione "Ctrl + C". Luego, seleccione la celda o rango de celdas donde desea insertar la lista desplegable, haga clic con el botón derecho y seleccione "Pegar" o presione "Ctrl + V" para pegar el menú desplegable.
Pero este método también copiará el formato de celda (color, estilo, borde, etc.) así como la entrada de la lista desplegable.
Para evitar esto, debe utilizar la función especial de pegar. Así es como lo haces.
Primero, seleccione y copie la celda (Ctrl + C) con la lista desplegable. Luego, seleccione la celda / rango en el que desea copiar la lista desplegable. Haga clic con el botón derecho en las celdas seleccionadas, expanda la opción "Pegado especial" y seleccione la opción "Pegar solo validación de datos".
Esto copiará la lista desplegable a la ubicación deseada.
Eliminar una lista desplegable en Hojas de cálculo de Google
En caso de que ya no necesite un menú desplegable y desee eliminarlos, puede hacerlo fácilmente con unos pocos clics del mouse.
Para eliminar una lista desplegable, seleccione la celda o celdas donde desea eliminar la lista desplegable. Luego, haga clic en el menú "Datos" y seleccione "Validación de datos".
Ahora, haga clic en el botón "Eliminar validación" en la parte inferior de la ventana de diálogo de validación de datos y haga clic en "Guardar".
Eso es. Se eliminan sus listas desplegables. Pero te dejarán con los datos que ingresamos usando esas listas desplegables.
