¿Qué es lo que más temen los profesionales? La mayoría de ustedes no lo adivinaría bien, está perdiendo sus correos electrónicos. Las personas generalmente reciben y almacenan todos los archivos y datos importantes en su correo electrónico. Esto no solo los mantiene en un solo lugar, sino que también se puede acceder a ellos en cualquier momento desde cualquier lugar del mundo.
Cuando se trata de correo electrónico, el primer nombre que nos viene a la mente es "Gmail". La mayoría de los usuarios de todo el mundo prefieren Gmail a cualquier otro servicio de correo electrónico en la web. Esto se puede atribuir al hecho de que fue desarrollado por Google, una interfaz simple y directa y una gran cantidad de funciones fáciles de usar.
Por qué debería hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos
Esta es la primera pregunta que te viene a la mente cuando escuchas hablar de la copia de seguridad de correo electrónico y es una pregunta perfectamente válida ya que un gran porcentaje de usuarios opta por no hacerlo por desconocimiento. Pero debes darte cuenta de que en el mundo actual, los ataques cibernéticos, las cuentas pirateadas, el uso indebido y la pérdida de datos a través de Internet son comunes. Si tiene documentos o archivos importantes en su correo electrónico, debe crear una copia de seguridad, de modo que pueda recuperarlos fácilmente en caso de que su cuenta sea pirateada, los correos electrónicos se eliminen por error o simplemente pierda el acceso a la cuenta.
¿Que más puedo hacer? Hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos es una solución, pero su enfoque debe estar en mejorar la seguridad manteniendo una contraseña segura. Una contraseña segura es muy eficaz cuando se trata de evitar que otros pirateen su cuenta y que sus datos se vean comprometidos. Sin embargo, tener una copia de seguridad no estaría de más, actuaría como una medida adicional.
Descargar correos electrónicos individualmente desde Gmail
Una de las formas más sencillas de hacer una copia de seguridad de su correo es descargándola en su computadora. Siempre que reciba o envíe un correo electrónico a alguien a través de Gmail, tiene la opción de descargarlo.
Si no desea realizar una copia de seguridad de todos sus correos electrónicos, sino de algunos, la opción de descargar los correos electrónicos individualmente desde Gmail es una opción excelente y efectiva. Sin embargo, si desea descargar correos electrónicos de forma masiva, le sugerimos que consulte los otros métodos en esta página.
Cuando abra un correo, verá tres puntos en la parte superior derecha para abrir el menú. En el menú contextual, verá la opción de responder, reenviar, informar el correo, bloquear el remitente y descargar el correo, entre muchas otras.
Después de hacer clic en la opción "Descargar mensaje", el correo electrónico se descargará en la carpeta "Descargas" predeterminada de su sistema. Es recomendable mantener todos sus correos descargados en una carpeta y clasificarlos usando subcarpetas.
Realice una copia de seguridad de todos los correos electrónicos en Gmail con Google Takeout
Google Takeout te permite descargar todos los datos de tu cuenta de Google, ya sea para crear una copia de seguridad o para usarla con otro servicio. Funciona con casi todos los servicios que ofrece Google. Cuando usa Google Takeout, crea una copia de seguridad de todos los correos electrónicos en su cuenta.
Crear una copia de seguridad con Google Takeout
Para utilizar Google Takeout para crear una copia de seguridad de los correos electrónicos en su cuenta de Gmail, abra takeout.google.com en un navegador web en su computadora.
Cuando abre Google Takeout, todos los servicios de Google se seleccionan de forma predeterminada. Dado que estamos interesados en crear una copia de seguridad de Gmail únicamente, haga clic en "Deseleccionar todo" para desmarcar todos los servicios primero.
Una vez que haya anulado la selección de todo, desplácese hacia abajo y marque la casilla de verificación junto a "Correo".
Ahora, verá la opción de seleccionar los datos de los que desea crear una copia de seguridad. Haga clic en "Todos los datos de correo incluidos" para seleccionar / deseleccionar las distintas opciones de datos.
Si desea crear una copia de seguridad de todos los correos, marque la casilla de verificación "Incluir todos los mensajes en el correo". En caso de que desee crear una copia de seguridad de las cosas seleccionadas, desmarque la primera casilla de verificación y haga la selección necesaria de la lista y luego haga clic en "Aceptar" en la parte inferior.
Una vez que haya terminado con todas las selecciones, desplácese hasta la parte inferior y haga clic en "Siguiente paso".
El siguiente paso es seleccionar la frecuencia, el tipo de archivo y el tamaño. Primero, debe seleccionar la frecuencia de los dos, ya sea una vez o cada dos meses durante un año. Marque la casilla de verificación detrás de la opción que desea seleccionar.
La siguiente sección es para el tipo y tamaño de archivo. Tiene dos opciones para el tipo de archivo, ZIP o TGZ. La ventaja de los archivos ".zip" es que se pueden abrir fácilmente en la mayoría de las computadoras.
Por último, seleccione un tamaño de archivo preferido de la lista. Si la copia de seguridad es más grande que el tamaño seleccionado, el archivo se dividirá en dos. Finalmente, haga clic en "Crear exportación" en la parte inferior.
El proceso de creación de una copia de seguridad lleva un tiempo dependiendo de los datos de sus correos electrónicos y del tamaño del archivo que se crea. Los archivos más pequeños se crean relativamente más rápido que los archivos grandes, lo que puede llevar incluso días.
Descarga de copia de seguridad de Gmail creada por google Takeout
Después de haber solicitado la copia de seguridad, recibirá un correo de Google confirmando la misma. Además, recibirá los enlaces de descarga para la copia de seguridad creada en otro correo electrónico, lo que puede demorar un par de horas según el tamaño del archivo. El enlace de descarga es válido por un período de 7 días a partir del día en que se realiza la solicitud.
Cuando reciba el correo electrónico, ábralo y haga clic en los botones "Descargar". También verifique cuántos archivos se han creado y el tamaño de cada uno para referencia futura.
Después de hacer clic en los botones "Descargar", se le pedirá que verifique su identidad ingresando su contraseña de Google. Una vez que haya terminado, descargue los archivos a su computadora. Los archivos están en formato ".zip", ya que es la configuración predeterminada y no la cambiamos antes.
Además, nunca descargue los archivos en computadoras o sistemas públicos que comparte con otros, ya que los datos pueden ser mal utilizados.
Reenviar correos electrónicos de los que desea hacer una copia de seguridad en Gmail
Esta es otra forma sencilla de crear una copia de seguridad en la que habilita el reenvío de correo electrónico a otra dirección. Uno de los principales inconvenientes es que solo puede habilitar el reenvío de los correos entrantes y no los que envía. Además, solo puede crear una copia de seguridad de los correos que recibe después de configurar la función de reenvío. Nunca debe agregar la dirección de correo electrónico de otra persona como dirección de reenvío, ya que los datos pueden verse comprometidos.
Agregar una ID de correo electrónico para reenviar los correos
Para habilitar el reenvío de correo electrónico, abra Gmail y haga clic en "Configuración" en la esquina superior derecha.
Al hacer clic en "Configuración", se abrirá un cuadro de "Configuración rápida" que tiene la configuración básica para personalizar la vista y otros parámetros. Para abrir la configuración completa de Gmail, haga clic en "Ver todas las configuraciones".
Ahora verá varias pestañas en la parte superior, vaya a "Reenvío y correo POP / IMAP".
En "Reenvío y POP / IMOP", tendrá muchas opciones para configurar los ajustes de reenvío. Para habilitar el reenvío, haga clic en "Agregar una dirección de reenvío", la primera opción en la parte superior, junto a la sección "Reenvío".
Ahora tiene un cuadro para ingresar una dirección de correo electrónico a la que desea reenviar todos los correos y luego haga clic en "Siguiente" en la parte inferior.
Ahora se abre una nueva ventana en la que debe confirmar el ID de correo electrónico haciendo clic en "Continuar".
A continuación, haga clic en "Aceptar" en el cuadro de confirmación que aparece para confirmar el cambio.
Confirmación de la solicitud de reenvío
Cuando agrega una ID de correo electrónico para reenviar los correos, se envía una confirmación a la dirección de reenvío. Para confirmar, hay dos opciones, ya sea usando el código de confirmación o haciendo clic en el enlace en el correo.
Después de hacer clic en el enlace de confirmación, se abre una nueva página. Haga clic en "Confirmar" para permitir recibir correos electrónicos de su identificación principal.
Cambio de la configuración de reenvío de correo electrónico
Abra la cuenta de Gmail de la que quería hacer una copia de seguridad y vaya a "Reenvío y correo POP / IMAP" como hicimos anteriormente. Ahora, marque la casilla de verificación detrás de "Reenviar una copia ..." y seleccione la opción "Conservar la copia de Gmail en la bandeja de entrada" como se muestra en la imagen a continuación. Esto asegurará que sus correos se reenvíen y se mantengan como están en la bandeja de entrada de su cuenta principal.
Después de realizar los cambios, desplácese hacia abajo hasta la parte inferior y haga clic en "Guardar cambios" para aplicarlos.
Copia de seguridad de correos electrónicos en Gmail con aplicaciones de terceros
Ya hemos visto algunos métodos ejemplares para realizar copias de seguridad de los correos electrónicos en Gmail, pero aún no hemos hablado de las aplicaciones de terceros que ayudan. Dado que los correos electrónicos se están convirtiendo en el modo principal de comunicación profesional y uso compartido de archivos, la necesidad de realizar copias de seguridad es ahora más que nunca.
Para aprovechar este segmento, se han lanzado muchas aplicaciones específicamente para crear correos electrónicos y otras copias de seguridad para los usuarios. Hay algunas aplicaciones realmente geniales en la web con características fascinantes que no solo crean una copia de seguridad, sino que también requieren mucha menos atención y participación de su parte.
Nota IMPORTANTE: El uso de servicios de terceros significa que está permitiendo que otra persona tenga acceso a sus correos electrónicos, ya que ayudan a realizar una copia de seguridad de sus datos. Recomendamos encarecidamente no utilizar ningún servicio de terceros (sin importar cuán seguro sea) a menos que lo necesite absolutamente y comprenda completamente el alcance de los riesgos que podría implicar.
UpSafe
UpSafe ayuda a los usuarios a realizar copias de seguridad de sus datos y correos electrónicos de Google. Es una de las aplicaciones más populares en el segmento, sin embargo, carece de la función de establecer una frecuencia, lo que significa que debe recordar hacer una copia de seguridad cada vez.
Copia de seguridad de SysTools Gmail
Esta es otra gran aplicación que ofrece muchas más personalizaciones en lo que respecta al tipo de archivo de copia de seguridad y le permite agregar varias cuentas de Gmail también para la copia de seguridad.
Gmvault
Es probablemente una de las aplicaciones más confiables, no solo por la multitud de personalizaciones y características, sino también por su tamaño pequeño y su interfaz sencilla. Además, puede establecer una frecuencia para las copias de seguridad automáticas y sentarse y relajarse.
Ahora que hemos analizado la mayoría de los métodos de copia de seguridad de correo electrónico, se sentirá familiarizado y orientado con el concepto. Además, como se mencionó anteriormente, la creación de una copia de seguridad debe ser su único enfoque. Una contraseña segura contribuye en gran medida a minimizar las posibilidades de piratería.