Cómo habilitar y usar salas para grupos pequeños en Zoom

Guía completa para profesores y formadores para crear sesiones virtuales independientes y asignar tareas grupales a los participantes en una reunión de Zoom

Muchas organizaciones, ya sean escuelas, tutorías virtuales e incluso empresas, se han estado cambiando a las reuniones / llamadas de Zoom desde que nos golpeó la pandemia. La eficiencia de esta plataforma de videoconferencia en línea ha sido bastante notable. El software incluso facilita la creación de sesiones virtuales para ayudar a los maestros y capacitadores a asignar tareas grupales a los participantes en una reunión de Zoom.

Las salas de reuniones son especialmente útiles para los profesores que imparten clases en línea para los estudiantes. Digamos, por ejemplo, para una tarea o proyecto grupal, un maestro puede crear salas de grupos en Zoom y asignar estudiantes en grupos a cada sala de grupos. Los estudiantes podrán colaborar en la tarea en grupo en la sala de reuniones asignada a ellos y el maestro puede vigilar a los estudiantes en cada sala de reuniones. Como un salón de clases real.

Cómo habilitar salas para grupos pequeños

Solo las cuentas de "administrador" pueden crear y utilizar salas para grupos con zoom. Si eres profesor en una escuela, pídele a la administración de TI de la escuela que habilite la función Salas para grupos pequeños para que la utilicen todos los profesores.

Si tiene acceso de administrador en su cuenta de Zoom, vaya a zoom.us/profile, haga clic en la opción 'Configuración' en la sección 'Personal' en el lado izquierdo y haga clic en 'En reunión (avanzado) 'opción a la derecha para continuar.

La segunda opción en la configuración de Reunión avanzada sería la que buscamos. Habilite la opción "Sala de grupos" deslizando la barra de alternancia junto a ella a azul.

Ahora, podrá distribuir a los participantes de su reunión en grupos separados para que puedan colaborar en las tareas en grupos.

Después de habilitar las salas de grupo en su cuenta, cree una reunión de Zoom e invite a todos los participantes.

Creación de salas de grupos de trabajo en una reunión de Zoom

En la ventana de la reunión de Zoom, verá la opción "Salas para grupos pequeños" en la barra de control del anfitrión. Haga clic en él para configurar las salas de reuniones para la reunión en curso.

En el cuadro de diálogo emergente de la sala para grupos pequeños, puede elegir el número de salas en las que desea dividir a los participantes. Haga clic en el cuadro junto a la opción "Asignar participantes a" e ingrese la cantidad de salas de grupo que desea crear.

Puede dividir a los asistentes usted mismo eligiendo la opción "Manualmente". O puede mantener habilitada la opción "Automático" predeterminada para permitir que Zoom divida proporcionalmente a los participantes en grupos separados según la cantidad de salas para grupos que elija crear. Mostrará la cantidad de participantes que se agregarán a cada sala en la parte inferior del cuadro de diálogo.

Una vez que haya terminado con los detalles, haga clic en el botón "Crear habitaciones" en la parte inferior del cuadro de diálogo.

Zoom creará las salas para grupos pequeños y agregará aleatoriamente el mismo número de participantes a cada sala (siempre que haya un número par de participantes en la reunión) si seleccionó la opción "Automático".

De forma predeterminada, las salas de grupo se denominarán "Sala de grupo 1", "Sala de grupo 2", etc. Puede cambiar el nombre de las salas para grupos pequeños colocando el cursor del mouse sobre el nombre de la sala y seleccionando la opción "Cambiar nombre".

Mover o intercambiar participantes entre salas de reuniones

Si la disposición automática de Zoom no le parece bien, puede mover o intercambiar participantes entre las salas de grupos de trabajo colocando el cursor sobre el nombre de los participantes y seleccionando las opciones "Mover a" o "Intercambiar".

Para mover a un participante en particular a otra sala, haga clic en el botón "Mover a" junto al nombre de la persona (después de colocar el cursor sobre ella) y seleccione la sala que desea asignarle.

Del mismo modo, intercambie un participante con alguien de una sala diferente seleccionando la opción "Intercambiar" junto a su nombre.

Configurar las opciones de las salas de grupo

Para personalizar aún más las salas de grupo para su reunión, haga clic en el botón "Opciones" en la parte inferior del diálogo de las salas de grupo.

En la pantalla Opciones, puede habilitar la opción "Mover a todos los participantes a las salas de grupo automáticamente" para admitir y unirse automáticamente a los participantes en las salas de grupo asignadas. Si no usa esta opción, los participantes tendrían que unirse manualmente a las salas para grupos pequeños después de abrir las salas para acceder.

En las opciones, también puede configurar las salas de grupo para que se cierren automáticamente después de un tiempo específico ingresando la cantidad de minutos que desea que duren las sesiones de grupo, y también puede habilitar un 'Temporizador de cuenta regresiva' para que sus participantes sepan cuándo una sala de reuniones está a punto de cerrar.

Inicie la sesión de grupo

Por último, inicie la sesión para grupos pequeños abriendo todas las salas para grupos para que los participantes se unan y comiencen a trabajar en la tarea del grupo. Haga clic en el botón "Abrir todas las habitaciones" en la parte inferior.

Si no habilitó la opción para unir automáticamente a los participantes en las salas de grupo, los participantes verían el siguiente cuadro de diálogo en sus pantallas de reunión de Zoom para unirse a la sala de grupo creada para ellos.

Transmita un mensaje a todas las salas de grupo

Una vez que sus salas de grupo estén abiertas y todos los participantes se hayan unido a sus respectivas salas, puede enviar un mensaje de difusión a todos ellos haciendo clic en el botón "Transmitir un mensaje a todos" en la ventana de Salas de grupo.

Únase usted mismo a una sala para grupos pequeños

En este punto, como anfitrión, también puede optar por unirse a una sala de grupos para la vigilancia o ayudar a los participantes en algo. En la ventana de configuración de las salas para grupos pequeños, haga clic en el botón "Unirse" junto a la sala a la que desea unirse.

Cerrar todas las salas para grupos pequeños

Una vez que se complete la sesión de grupo y desee que todos los participantes vuelvan a unirse a la reunión principal, haga clic en el botón "Cerrar todas las salas" en rojo en la parte inferior del cuadro de diálogo Sala de grupo.

Esto hará que todos los participantes regresen a la reunión principal de Zoom.

Consejo adicional: Asigne previamente salas para grupos en reuniones programadas

Dado que las salas de grupo son útiles principalmente para los profesores que toman clases en línea, es probable que a menudo programe sus reuniones con los participantes para que todos puedan borrar sus calendarios y estén disponibles para unirse a la reunión a la hora programada.

Afortunadamente, puede configurar las salas de grupo para reuniones programadas y asignar previamente a los participantes a las salas de grupo para que pueda ahorrarse el tiempo dedicado a configurar las sesiones de grupo mientras la reunión está en curso.

Para poder preasignar salas para grupos pequeños en las reuniones programadas, debe habilitar la opción para lo mismo en la página zoom.us/account/setting.

Haga clic en la opción debajo de la fila "Sala de grupos", que dice "Permitir que el anfitrión asigne a los participantes a las salas de grupos durante la programación".

Una vez hecho esto, desplácese hacia arriba y seleccione la opción "Reuniones" en la sección "Personal". Luego, seleccione también cualquier reunión a la que le gustaría agregar salas para grupos en la lista "Próximas reuniones".

Ahora, elija la opción "Editar esta reunión" en la parte inferior de la página de la reunión elegida.

Nota: Si aún no tiene ninguna reunión programada, haga clic en el botón "Programar una nueva reunión" para crear una nueva reunión y configurarla de la siguiente manera.

Continúe en la página de edición / creación de reuniones para encontrar la sección llamada "Opciones de reunión". Marque la casilla junto a la opción que dice "Preasignar sala para grupos pequeños".

Luego, haga clic en el enlace "Crear salas" para crear y preasignar salas para grupos pequeños a los participantes de la reunión.

Haga clic en el botón "+" junto a "Salas" en el cuadro de diálogo emergente para agregar una Sala para grupos a la reunión programada.

Una vez que se crea una sala, haga clic en el cuadro de campo "Agregar participantes" para escribir los nombres de los participantes y asignarlos previamente a la sala de grupo.

Repita el mismo paso para todas las salas de reuniones que desee crear. Una vez hecho esto, haga clic en el botón "Guardar" en la parte inferior derecha del diálogo.

Por último, guarde las Opciones de reunión para la reunión programada haciendo clic en el botón "Guardar".

La creación de salas de reuniones puede ser un proceso complicado, pero seguro que es eficiente. A través de esto, podrás gestionar mejor las llamadas de tu equipo, las aulas virtuales o cualquier tipo de sesiones formativas.