Guía para organizar una reunión de Zoom segura
Pasar a un software de colaboración de flujo de trabajo en línea como Zoom es lo suficientemente desafiante para muchas empresas. Y ahora los informes sobre el hackeo de Zoom Meetings por parte de invitados no invitados dan miedo a estas empresas y a las personas que son nuevos sistemas de videoconferencia en línea.
Entonces, aquí está nuestra guía de supervivencia en estas situaciones de pandemia cuando no usar un software de colaboración gratuito como Zoom no es una opción. Zoom hace muchas cosas mejor que la competencia, de forma gratuita.
¿Qué es Zoom Bombing?
Internet y el FBI han calificado este fiasco de hackeo de Zoom Meetings como "Bombardeo de Zoom".
Sin embargo, Zoom Bombing no es exactamente piratear una reunión de Zoom. Se trata simplemente de aprovechar la forma en que se crean y operan las reuniones de Zoom. Y lo bueno de eso es que puede evitarlo personalizando la configuración de una reunión de Zoom.
Supongamos que configura una reunión de Zoom y envía invitaciones a todos los que desea unirse a la reunión. Es un procedimiento normal y funciona muy bien para crear reuniones de Zoom rápidamente. Sin embargo, si algún pobrecito a quien le ha enviado una invitación, filtra accidentalmente el enlace de la invitación o el correo, entonces cualquiera puede usarlo para unirse a la reunión.
Estos invitados no deseados y no invitados en una reunión de Zoom pueden bombardear la reunión de muchas maneras. El peor Zoombombing se realiza a través del uso compartido de pantalla.
Según la configuración predeterminada en una reunión de Zoom, cualquier participante puede compartir su pantalla en una reunión. Un zoombomber puede aprovechar esta función y compartir contenido no social o no seguro para el trabajo a través del uso compartido de pantalla con todos los participantes de la reunión. Que es esencialmente un bombardeo de zoom en su reunión.
Cómo prevenir el bombardeo de zoom
Los invitados no deseados y no invitados pueden bombardear fácilmente las reuniones de Zoom, pero eso no significa que Zoom no sea lo suficientemente seguro. Es la forma en que se crean las reuniones de Zoom que bombardear es más fácil para cualquiera con el enlace de invitación.
Si bien no puede controlar quién puede obtener el enlace de invitación o el correo a su reunión de Zoom, puede asegurarse de que los invitados no deseados no puedan unirse a la reunión.
En circunstancias en las que no puede definir a un invitado como 'no deseado' porque está enviando una invitación abierta a cualquiera que quiera unirse a una reunión, al menos puede restringir que los participantes compartan el contenido de su pantalla permitiendo que solo el anfitrión comparta la pantalla en una reunión de Zoom.
Deshabilitar el uso compartido de pantalla para los participantes
Al deshabilitar la capacidad de compartir pantalla para los participantes en una reunión de Zoom, puede asegurarse de que nadie bombardee la reunión con contenido no deseado.
Puede desactivar Compartir pantalla en Zoom accediendo a la configuración de Compartir pantalla desde la barra de control del anfitrión en una ventana de reunión de Zoom. Haga clic en el icono de la flecha superior junto al botón Compartir pantalla y seleccione "Opciones avanzadas para compartir" en el menú.
Luego, establezca la siguiente configuración en la pantalla de opciones avanzadas para compartir:
- ¿Cuántos participantes pueden compartir al mismo tiempo?
✅ Un participante puede compartir a la vez
- ¿Quién puede compartir?
✅ Solo anfitrión
Restringir el uso compartido de la pantalla solo al anfitrión puede evitar el método de bombardeo Zoom más común que los participantes podrían explotar.
También puede restringir permanentemente la pantalla compartida al host solo desde la página de configuración de su cuenta de Zoom. Para eso, abra el enlace zoom.us/profile/setting en un navegador web e inicie sesión en su cuenta.
En la pestaña "Reuniones" en la pantalla de configuración de su cuenta de Zoom, desplácese hacia abajo hasta que vea las opciones de "Compartir pantalla" en la sección "Reunión (básica)". Luego, cambie la configuración "¿Quién puede compartir?" A "Solo host" y haga clic en el botón Guardar.
Ahora, cada reunión de Zoom que configure tendrá la función Compartir pantalla deshabilitada para los participantes. Solo usted podrá compartir la pantalla en la reunión.
Cree una sala de espera para aprobar manualmente quién puede unirse a la reunión
Para evitar que los invitados no deseados se unan a su reunión de Zoom, puede crear una sala de espera para aprobar individualmente a las personas que desean participar en la reunión.
La sala de espera en Zoom le permite controlar quién puede unirse a la reunión independientemente del enlace de invitación que se le haya dado.
Para habilitar la Sala de espera, abra la página zoom.us/profile/setting en un navegador web e inicie sesión con su cuenta de Zoom. Luego, desplácese hacia abajo en la página hasta que vea la opción "Sala de espera" en la sección "En reunión (avanzado)". También puede buscar "Sala de espera" en la página mediante el acceso directo "Ctrl + F".
Encienda el interruptor de palanca junto a "Sala de espera" para habilitar la función.
Ahora, cuando un invitado intente unirse a la reunión, verá una ventana emergente en la barra de Controles del organizador en la ventana de la reunión de Zoom para "Admitir" a la persona en la reunión o "Ver la sala de espera". Haga clic en "Admitir" si desea permitir al invitado.
Para ver la sala de espera en Zoom, haga clic en la opción "Administrar participantes" en la barra de controles del anfitrión para abrir la ventana de la lista de participantes en el lado derecho de la pantalla.
Si tiene participantes en la sala de espera, aparecerán en la parte superior de la lista de participantes en la sección "## personas están esperando". Desplácese sobre el nombre del participante al que desea permitir la entrada a la reunión y haga clic en el botón "Admitir".
Para deshabilitar la sala de espera para una reunión de Zoom en particular, haga clic en el botón "Más" debajo de la lista de participantes en la ventana de la reunión y anule la selección de la opción "Poner a los participantes en la sala de espera en la entrada".
De esta manera, puede desactivar o activar la sala de espera sobre la marcha cuando lo desee.
Bloquear una reunión de Zoom
Bloquear una reunión de Zoom es la forma más fácil de bloquear la entrada de invitados no deseados a su reunión. Una vez que todos los asistentes que invitó personalmente se hayan unido a la reunión, puede bloquearla para que nadie más pueda entrar.
Haga clic en la opción "Administrar participantes" en la ventana de la reunión de Zoom para abrir la vista de lista de participantes. Luego, haga clic en el botón "Más" en la parte inferior de la lista de participantes y seleccione la opción "Bloquear reunión" del menú.
Aparecerá un diálogo de confirmación en la pantalla para asegurarse de que comprende lo que sucede cuando bloquea una reunión. Haga clic en el botón "Sí" para confirmar.
Cuando desee permitir que alguien entre en una sala de reuniones bloqueada, puede desbloquear la reunión temporalmente desde el mismo menú. Solo que esta vez verá la opción "Desbloquear reunión".
Vuelva a bloquear la reunión después de permitir la entrada a alguien, para que esté segura y protegida de invitados no deseados y no invitados.
Conclusión
Para mantener sus reuniones de Zoom seguras de Zoom Bombing, debe asegurarse de que Compartir pantalla esté habilitado solo para el anfitrión de la reunión y usar una Sala de espera o Bloquear la reunión de Zoom para evitar que personas no deseadas entren en su reunión.