En Excel, es muy fácil dividir el nombre, el segundo nombre y los apellidos que aparecen en la misma columna en columnas separadas de diferentes maneras.
Suponga que recibió una lista de contactos con todos los nombres enumerados en nombres completos en una sola columna y probablemente deba separar el nombre, el segundo nombre y los apellidos, y dividirlos en columnas separadas. Hay algunas formas diferentes que puede utilizar para separar nombres: mediante el uso de la función Texto a columnas, relleno Flash y fórmulas.
En Excel, es muy fácil dividir los nombres de una columna en dos o más columnas. En este artículo, le mostraremos cómo dividir los nombres en diferentes columnas en Excel utilizando diferentes formas.
Cómo dividir nombres en Excel
Hay tres formas sencillas de dividir nombres en Excel. Según la estructura de datos y si desea que los nombres divididos sean estáticos o dinámicos, elija uno de los siguientes métodos:
- Dividir nombres usando la función Texto a columnas
- Nombres separados usando fórmulas
- Nombres separados usando Flash Fill
Nombres separados mediante el asistente de texto a columna
El Asistente de texto a columna es una de las formas más comunes de separar nombres y apellidos en Excel, así como los segundos nombres. Asegúrese de que haya columnas vacías junto a los nombres que va a dividir porque los nombres completos se dividirán en columnas separadas.
Por ejemplo, tiene el siguiente conjunto de datos con nombres completos y desea dividir / separar el nombre y los apellidos y almacenarlos en celdas separadas.
Primero, resalte la columna de nombres completos que desea separar. Luego, vaya a la pestaña "Datos" y haga clic en la opción "Texto a columnas" en la sección "Herramientas de datos".
Se abrirá el Asistente para convertir texto en columnas. En el primer paso del asistente, seleccione la opción "Delimitado" y haga clic en "Siguiente".
En el Paso 2 de 3 del Asistente para convertir texto en columnas, seleccione el delimitador que separa sus datos, elimine cualquier otra marca de verificación y haga clic en "Siguiente". En nuestro caso, el "espacio" separa el nombre y el apellido, por lo que elegimos este delimitador.
La sección Vista previa de datos a continuación en la ventana muestra cómo se analizan sus nombres.
En el paso 3 de 3, seleccione el formato de datos y el destino y haga clic en "Finalizar".
Normalmente, el "General" predeterminado funcionará bien para la mayoría de los tipos de datos. En el campo "Destino", especifique la ubicación donde desea que se muestre la salida. Tienes que especificar la dirección de la primera celda de la columna donde quieres los resultados (B2, en nuestro caso).
Recuerde, si no especifica la celda de destino, el asistente sobrescribirá los datos originales, así que asegúrese de elegir una columna vacía.
Una vez que hagas clic en el botón "Finalizar", se separarían instantáneamente los nombres completos en dos columnas separadas (Nombre y Apellido).
Siga los mismos pasos si tiene nombre, segundo nombre y apellido, y sus nombres se dividirán en tres columnas en lugar de dos.
Nota: El resultado de este método es estático. Significa que, si cambia el nombre original, debe hacer esto de nuevo para dividir los nombres.
Nombres divididos separados por comas
Si el nombre y el apellido están separados por comas, siga los pasos a continuación para eliminar la coma y dividir el nombre y el apellido.
En el siguiente ejemplo, los nombres se formatean en formato inverso (Apellido, Nombre), donde el apellido viene primero seguido por una coma, luego seguido por el nombre.
Seleccione los nombres y vaya a Datos -> Texto a columna. En el paso 1, elija el "Delimitador" y haga clic en "Siguiente". En el paso 2, en Delimitadores, marque "Coma" (,) como su delimitador porque sus nombres están separados por una coma.
En el último paso, elija el formato de datos como "General", especifique el destino y haga clic en "Finalizar".
Ahora, tendrá nombres en columnas separadas.
Nombres separados usando fórmulas
El asistente Text to Columns permite separar nombres de forma rápida y sencilla. Sin embargo, si desea editar los nombres originales y desea un método dinámico que se actualice automáticamente cada vez que cambie los nombres, entonces dividir los nombres con fórmulas es la opción correcta. Puede utilizar las funciones IZQUIERDA, DERECHA, MEDIO, LARGO y BUSCAR o ENCONTRAR para separar nombres.
Separe el nombre y el apellido en Excel usando fórmulas
Obtener el nombre
Supongamos que tiene el siguiente conjunto de datos y desea separar el nombre en una celda separada. Debe combinar la función BUSCAR e IZQUIERDA en una fórmula para obtener el nombre.
Utilice la siguiente fórmula para obtener el nombre:
= IZQUIERDA (A2, ENCONTRAR ("", A2) -1)Esta fórmula utiliza la función ENCONTRAR para encontrar la posición del carácter de espacio ("") entre el nombre y el apellido y resta 1 para excluir el espacio en sí. A continuación, este número se proporciona a la función IZQUIERDA, que utiliza este número de posición para extraer todo el texto anterior. También puede utilizar la función BUSCAR en lugar de la función BUSCAR.
Después de ingresar la fórmula en una celda vacía (B2), arrastre el controlador de relleno hacia abajo a otras celdas para aplicar esta fórmula, y todos los nombres se han dividido en la columna B como se muestra a continuación:
Puede anidar la función BUSCAR y ENCONTRAR dentro de la función IZQUIERDA para extraer el nombre. La principal diferencia entre las dos funciones es que FIND distingue entre mayúsculas y minúsculas, mientras que SEARCH no distingue entre mayúsculas y minúsculas.
Si tiene una coma (,) en lugar de un espacio entre el nombre y el apellido, utilice una coma como primer argumento en la función BUSCAR:
= IZQUIERDA (A2, ENCONTRAR (",", A2) -1)Obtener el apellido
Ahora, si necesita extraer el apellido, use la función DERECHA. La siguiente fórmula extraerá el apellido del mismo conjunto de datos:
= DERECHA (A2, LEN (A2) -FIND ("", A2))La fórmula primero encuentra la posición del carácter de espacio, resta ese número de la longitud total de la cadena (que es devuelta por la función LEN), y este número luego se proporciona a la función DERECHA para extraer esa cantidad de caracteres del final de la cadena (nombre).
Separe el nombre, el segundo nombre y el apellido en Excel usando fórmulas
La división de nombres que incluyen un segundo nombre necesita fórmulas diferentes, según el formato de nombre que tenga.
Para obtener el primer nombre cuando tenga un segundo nombre o una inicial del segundo nombre, utilice la misma fórmula de LEFT FIND con la que ya está familiarizado.
Obtener el apellido
La fórmula de BÚSQUEDA DERECHA anterior funciona bien cuando solo hay el nombre y el apellido, no será de mucha utilidad en caso de que sus nombres originales contengan un segundo nombre o una inicial del segundo nombre. Esto se debe a que no tuvo en cuenta dos caracteres de espacio en el nombre.
Para obtener el apellido cuando también tiene un segundo nombre, use esta fórmula:
= DERECHA (A2, LEN (A2) -SEARCH ("", A2, SEARCH ("", A2,1) +1))Para extraer el apellido, primero determine la posición del segundo carácter de espacio usando las funciones de BÚSQUEDA anidadas, agregue 1 a BÚSQUEDA (”“, A2,1) para comenzar la extracción con el siguiente carácter. A continuación, reste la posición del segundo espacio de la longitud total de la cadena y obtenga la longitud del apellido como número de resultado. Luego, dé este número resultante a la función DERECHA para extraer el número de caracteres del final de la cadena.
Obtener el segundo nombre
La función MID usa tres argumentos, el primer argumento especifica el texto o la dirección de la celda, el segundo especifica la posición inicial y el último argumento indica el número de caracteres para extraer el segundo nombre de esa posición.
La sintaxis:
= MID (texto, núm_inicio, núm_caracteres)Para obtener el segundo nombre, ingrese esta fórmula en una celda en blanco:
= MEDIO (A2, BÚSQUEDA ("", A2) + 1, BÚSQUEDA ("", A2, BÚSQUEDA ("", A2) +1) -BÚSQUEDA ("", A2) -1)Veamos cómo funciona esta fórmula compleja:
Para extraer el segundo nombre o la inicial del segundo nombre, debe determinar la posición de ambos espacios en el nombre completo. Para encontrar la posición del primer carácter de espacio, ingrese este BÚSQUEDA ("", A2) función en el argumento "start_num" y agregue 1 para comenzar la extracción desde el siguiente carácter.
Luego, para averiguar la longitud del segundo nombre, ponga esto BÚSQUEDA ("", A2, BÚSQUEDA ("", A2) +1) -BÚSQUEDA ("", A2) -1 función anidada en el argumento "num_chars", que resta la posición del primer espacio de la posición del segundo espacio y resta 1 del resultado para eliminar un espacio final. El resultado final le dirá cuántos caracteres extraer.
Ahora, la función MID con la posición inicial del segundo nombre y los caracteres numéricos para extraer separa el segundo nombre del nombre completo (A2).
Nombres separados en Excel usando Flash Fill
El relleno flash se utiliza principalmente para rellenar automáticamente datos de un patrón específico. También se puede utilizar para dividir nombres. Solo está disponible en Excel 2013, 2016, 2019 y 365.
Supongamos que tiene el siguiente conjunto de datos y desea obtener solo los primeros nombres de los nombres completos.
En la celda adyacente al nombre original, escriba el nombre. En este caso, escriba "Steve" en la celda B2.
Luego comience a escribir el primer nombre en la segunda celda de la columna. Mientras escribe, si Excel detecta un patrón, Flash Fill le mostrará una lista del nombre en otras celdas automáticamente (en gris).
Cuando vea la lista de nombres en gris y si esos nombres son correctos, simplemente presione la tecla "Enter" y Flash Fill automáticamente llenará el resto de la columna con los nombres.
Siga el mismo procedimiento para separar los apellidos en una columna separada.
El resultado:
Flash Fill funciona detectando un patrón en esos datos y siguiendo ese patrón mientras le brinda los datos modificados. Al principio, cuando ingresa el nombre en la primera celda, Flash Fill no reconoce el patrón. Pero cuando comienza a escribir el nombre nuevamente en la segunda celda, Flash Fill reconoce el patrón y le muestra la sugerencia para dividir los nombres. Luego, simplemente presione la tecla "Enter".
Generalmente, la función Relleno rápido está habilitada de forma predeterminada. Si no funciona en su Excel, después de escribir el primer nombre en la primera celda, puede simplemente seleccionar la segunda celda y hacer clic en el botón "Relleno flash" del grupo Herramientas de datos en la pestaña "Datos".
Alternativamente, también puede presionar "Ctrl" + "E" para obtener los mismos resultados.
Ahora, el resto de las celdas se completarán con los nombres.
A veces, es posible que no vea la sugerencia de patrón en gris; en ese caso, puede usar el controlador de relleno para obtener el resultado de Relleno rápido.
Primero, escriba los nombres manualmente en dos celdas y seleccione ambas celdas. Luego, coloque el cursor en la esquina inferior derecha de la selección. Notará que el cursor cambia de un pequeño cuadrado verde (icono de relleno) a un icono más.
A continuación, haga doble clic en ese icono más. Esto llenará el resto de las celdas. En este punto, los resultados son incorrectos, verá que ambos nombres se repiten una y otra vez. Luego, en la esquina inferior derecha de los datos resultantes, verá un pequeño icono de Autocompletar como se muestra a continuación. Haga clic en este icono de "Autocompletar" y seleccione "Relleno rápido".
Esto llenaría los nombres en todas las celdas:
Eliminar el segundo nombre
También puede utilizar la herramienta Relleno flash para eliminar el segundo nombre del nombre completo.
Por ejemplo, supongamos que tiene el siguiente conjunto de datos y desea obtener solo el nombre y el apellido sin el segundo nombre o la inicial del segundo nombre.
Para obtener nombres sin un segundo nombre o inicial del segundo nombre, escriba manualmente "Lord Stark" en la celda adyacente. Luego, en la segunda celda adyacente, escriba "Daenerys Targaryen". Mientras escribe, Flash Fill reconocerá un patrón y le mostrará una lista de nombres sin segundo nombre (en gris).
Si la sugerencia es correcta, presione la tecla "Enter" y Flash Fill automáticamente llenará el resto de las celdas con los nombres sin el segundo nombre.
Si desea obtener solo los segundos nombres sin nombre y apellido, ingrese el segundo nombre en las dos primeras celdas y use la herramienta Relleno rápido para obtener los segundos nombres de todos los nombres completos en una columna.
Este tutorial muestra cómo separar nombres mientras se manipulan los datos de texto. Estos métodos también pueden ser útiles cuando se trabaja con otras formas de datos, como direcciones, nombres de productos, marcas, etc.