Use la función Control de cambios en Excel para saber quién realizó cambios en el libro de trabajo, los cambios que realizó y si los acepta o no.
Supongamos que le pidió a alguien que revisara o colaborara en un libro de Excel con usted. Y es posible que desee realizar un seguimiento de los cambios, inserciones y eliminaciones que se han realizado en ese libro de trabajo compartido. Puede hacerlo con la ayuda de la función de seguimiento de cambios de Excel, puede identificar quién realizó los cambios y qué cambios hicieron en su hoja de trabajo / libro de trabajo compartido.
Las hojas de trabajo de Excel no se rastrean de forma predeterminada, por lo que no sabrá qué cambios se han realizado, quién los hizo o cuándo. Pero cuando la función de seguimiento de cambios está habilitada, Excel describirá las revisiones realizadas por cualquier usuario en un libro de trabajo. Esta es una guía paso a paso para realizar un seguimiento de los cambios en Microsoft Excel.
Cómo activar el control de cambios en Excel
Una vez que haya terminado de ingresar todos los datos en la hoja de trabajo, habilite la función "Control de cambios" antes de compartir el libro de Excel para su revisión. Una vez que finalicen la revisión, puede comparar sus datos originales con los datos modificados y luego, elegir aceptar o rechazar sus cambios. Luego, puede desactivar el Control de cambios.
Recuerde que técnicamente se trata de una función heredada, por lo que no verá la opción de seguimiento de cambios en Excel 2019 y 365. Solo puede encontrar esta función en la pestaña Revisar de Excel 2016 y versiones inferiores.
Para activar el seguimiento de cambios en Excel, vaya a la pestaña "Revisar" y haga clic en "Seguimiento de cambios". Luego, seleccione "Resaltar cambios" en el menú desplegable.
Se abrirá un cuadro de diálogo Resaltar cambios. En eso, marque la casilla de verificación "Realizar un seguimiento de los cambios durante la edición".
Ahora tenemos tres opciones: cuándo, quién y dónde. El cuadro "Cuándo" nos permite elegir desde cuándo queremos realizar un seguimiento de los cambios, elija entre "Desde la última vez que guardé, Todo, Aún no revisado o Desde la fecha (fecha específica)". Aquí estamos seleccionando "Todos" en el cuadro Cuándo.
Y estamos eligiendo "Todos" en el campo Quién. También puede optar por realizar un seguimiento solo de los cambios realizados por usuarios específicos o por todos los que tengan esta opción.
Si desea realizar un seguimiento de los cambios en toda la hoja, simplemente deje esta casilla sin marcar. marque la casilla "Resaltar cambios en la pantalla" y haga clic en el botón "Aceptar".
O bien, si solo desea realizar un seguimiento de los cambios en solo una parte de la hoja, puede especificar el rango de celdas. Haga clic en el cuadro "Dónde" y seleccione el rango de celdas en la hoja de trabajo. Luego, haga clic en "Aceptar".
Haga clic en "Aceptar" para guardar el libro.
A continuación, en la pestaña "Revisar", seleccione la opción "Compartir libro de trabajo".
En el cuadro de diálogo Compartir libro de trabajo, asegúrese de que la casilla de verificación "Usar la función de libros de trabajo compartidos antiguos en lugar de la nueva experiencia de coautoría" esté marcada. Luego, haga clic en "Aceptar".
Por último, seleccione "Proteger libro compartido" en la pestaña Revisar. Se abrirá el cuadro de diálogo Proteger libro compartido. En el cuadro de diálogo Proteger libro compartido, marque la opción "Compartir con cambios de seguimiento" para evitar que alguien elimine el historial de seguimiento. Luego, haga clic en "Aceptar".
Después de eso, guarde el archivo y comparta su hoja de cálculo con sus colaboradores para que la revisen.
Cómo ver y aceptar o rechazar cambios
Una vez que todos sus colaboradores hayan revisado su libro de trabajo y hayan realizado algunos cambios, puede optar por aceptar o rechazar esos cambios.
Ahora, si se realiza algún cambio en la hoja de cálculo, esto se mostrará mediante un borde de celda de color y un pequeño triángulo en la esquina superior izquierda de la celda.
Para verificar los detalles, simplemente mueva el cursor sobre la celda con el triángulo pequeño en la esquina superior izquierda. Se muestra un cuadro de comentarios con los cambios que se realizaron, quién los hizo y cuándo se realizaron. Si varios revisores realizaron cambios en su hoja de trabajo, a cada revisor se le asignará un color de cuadro diferente.
Vaya a la pestaña "Revisar" y seleccione "Control de cambios" en el grupo Cambios. Esta vez, seleccione la opción "Aceptar o rechazar cambios" del menú desplegable.
En el cuadro de diálogo "Seleccionar cambios para aceptar o rechazar", haga clic en "Aceptar" para continuar.
Luego, se abrirá un cuadro de diálogo "Aceptar o rechazar cambios", aquí puede aceptar los cambios uno por uno, o aceptar / rechazar todos los cambios a la vez. Aquí, el primer cambio que se encontró en la hoja de trabajo aparecerá primero. En nuestro caso, el primer cambio que se encontró fue que el valor de la celda B11 cambió de 16,99 a 17,99. Una vez que lo acepte o lo rechace, el próximo cambio se cargará a continuación.
Al hacer clic en "Aceptar", el cambio que se realizó se aplicará a su hoja de trabajo. Si lo "Rechaza", el cambio se revertirá.
Creación de un archivo independiente para mostrar el historial de cambios
En lugar de ver los cambios en la misma hoja de trabajo, también puede ver la lista de cambios en una hoja de trabajo separada llamada "Historial". La hoja de historial enumerará todos los detalles sobre los cambios que se han realizado.
Para ver el historial, seleccione "Control de cambios" en la pestaña Revisar y haga clic en "Resaltar cambios" en el menú desplegable.
En el cuadro de diálogo Resaltar cambios, asegúrese de marcar la casilla de verificación "Mostrar cambios en una hoja nueva" en la parte inferior antes de hacer clic en "Aceptar".
Esto creará una nueva hoja llamada "Historial" que enumerará todos los detalles sobre los cambios que se han realizado en el libro de trabajo.
Simplemente guarde el archivo nuevamente para eliminar la hoja Historial del libro de trabajo.
Cómo desactivar el control de cambios en Excel
Una vez que haya terminado con la revisión, puede desactivar la función de seguimiento de cambios en el libro de trabajo. Esto eliminará todos los detalles rastreados (resaltados en las celdas) y dejará de rastrear cualquier cambio adicional en su libro de trabajo.
Primero debe desproteger el libro de trabajo antes de poder desactivar el seguimiento de cambios. Para hacerlo, simplemente haga clic en la opción "Desproteger libro compartido" en la pestaña "Revisar".
Para desactivar el control de cambios, vaya a la pestaña "Revisar" y seleccione Control de cambios> Resaltar cambios.
En el cuadro de diálogo Resaltar cambios, desactive la casilla junto a "Realizar un seguimiento de los cambios durante la edición" y, a continuación, haga clic en "Aceptar".
La función de control de cambios en Excel ahora está desactivada.