Excel no ofrece Gantt como un tipo de gráfico, pero con la ayuda de este tutorial, puede crear fácilmente un gráfico de Gantt a partir de un gráfico de barras.
El diagrama de Gantt es una poderosa herramienta de gestión de proyectos que proporciona una representación visual de la programación de un proyecto (tareas o eventos) a lo largo del tiempo. Representa las horas de inicio y finalización de cada tarea en el cronograma de un proyecto, así como la serie y las interdependencias entre las tareas del proyecto.
Desafortunadamente, Excel no ofrece opciones para crear un diagrama de Gantt, por lo que debe crear uno personalizando el tipo de diagrama de barras incorporado. En este tutorial, le mostraremos cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel personalizando un diagrama de barras apiladas.
Crear una tabla de proyecto
El primer paso para hacer cualquier gráfico en Excel es ingresar sus datos en una hoja de cálculo. Por lo tanto, ingrese los datos de su proyecto y divídalos en tareas de proyectos individuales en filas separadas y forman la base de su diagrama de Gantt. Cada tarea debe tener una fecha de inicio, una fecha de finalización y una duración (es decir, el tiempo necesario para completar las tareas) en columnas separadas.
Esta es una hoja de cálculo de muestra para un proyecto de software.
Debe ingresar los datos en la hoja de cálculo y etiquetar las columnas como tarea, fecha de inicio, fecha de finalización y duración (número de días necesarios para finalizar cada tarea) como se muestra en la captura de pantalla anterior. Además, los datos de la tarea deben ordenarse según la fecha de inicio.
Crear gráfico de barras
Ahora que sus datos se ingresaron y se formatearon correctamente, puede comenzar a crear el diagrama de Gantt haciendo primero un "diagrama de barras apiladas".
No puede seleccionar toda la tabla e insertar un gráfico de barras, si lo hace, es más probable que obtenga un resultado desordenado como este:
Entonces, tenemos que agregar las columnas una por una al gráfico. Para hacer eso, siga estos pasos:
Insertar una barra apilada según la fecha de inicio
Primero, seleccione el rango "Fecha de inicio" en la tabla con el encabezado de la columna, en nuestro caso es B1: B11. Asegúrese de no seleccionar ninguna celda vacía.
Vaya a la pestaña "Insertar" en la cinta de opciones, haga clic en el icono "Gráfico de barras" en el grupo Gráfico y seleccione "Barra apilada" en la sección Barra bidimensional (como se muestra a continuación).
Ahora se inserta un gráfico de barras basado en los datos de la fecha de inicio. Las fechas en la parte inferior del gráfico pueden parecer superpuestas, pero eso cambiará una vez que se agreguen el resto de los datos.
Agregar datos de duración
Ahora necesitamos agregar los datos de Duración al diagrama de Gantt.
Para hacerlo, haga clic con el botón derecho en cualquier lugar dentro del área del gráfico y seleccione "Seleccionar datos" en el menú contextual.
Aparecerá la ventana Seleccionar fuente de datos. Notará que la "Fecha de inicio" ya se agregó en el cuadro Entradas de leyenda (serie). Y ahora necesita ingresar datos de Duración allí.
Haga clic en el botón "Agregar" para abrir la ventana emergente "Editar serie" de Excel. Hay dos campos en el cuadro de diálogo Editar serie, escriba 'Duración' en el campo 'Nombre de la serie', luego haga clic en el campo 'Valores de la serie' y seleccione el rango de valores de Duración (en nuestro caso, C1: C11) para Serie valores. Pero no seleccione el encabezado de la columna, solo los valores. Luego, haga clic en "Aceptar".
Lo llevará de regreso a la ventana Seleccionar fuente de datos, donde encontrará "Fecha de inicio" y "Duración" se agregan en Entradas de leyenda (Serie).
El resultado:
Agregar nombres de tareas al gráfico
El siguiente paso es reemplazar la duración (días) en el eje vertical del gráfico con los nombres de las tareas.
Haga clic con el botón derecho en cualquier lugar dentro del área del gráfico y seleccione la opción "Seleccionar datos" para que vuelva a aparecer la ventana Seleccionar fuente de datos. Seleccione "Fecha de inicio" en el panel izquierdo y haga clic en el botón "Editar" en el panel derecho en Etiquetas del eje horizontal (categoría).
Aparecerá una pequeña etiqueta de eje. En eso, haga clic en el cuadro de rango de la etiqueta del eje y seleccione el rango de la tarea de la tabla como lo hizo para los datos de duración. Asegúrese de no seleccionar la celda del encabezado de la columna o una celda vacía.
Haga clic en "Aceptar" dos veces para cerrar ambas ventanas.
Ahora su gráfico debe tener descripciones de tareas en el eje vertical y se verá así:
Esto comienza a parecerse a un diagrama de Gantt, pero aún no hemos terminado.
Transformar el diagrama de barras en un diagrama de Gantt
Ahora debe formatear el gráfico de barras apiladas recién creado para convertirlo en un gráfico de Gantt. Lo que debe hacer es eliminar las barras azules del gráfico enpara que solo sean visibles las barras naranjas que representan las tareas. Técnicamente, no está quitando la parte azul de las barras, sino haciéndolas transparentes, por lo tanto invisibles.
Para hacer que las barras azules sean transparentes, haga clic en cualquier barra azul en el gráfico para seleccionarlas todas, haga clic con el botón derecho y seleccione "Dar formato a serie de datos" en el menú contextual.
El panel Formato de serie de datos se abrirá en el lado derecho de la hoja de cálculo. Cambie a la pestaña "Relleno y línea" y seleccione "Sin relleno" en la sección Relleno y "Sin línea" en la sección Borde.
Ahora, cierre el panel para encontrar que las barras azules ya no están visibles, pero las tareas en el lado izquierdo (eje x) se enumeran en orden inverso.
Para solucionar este problema, haga clic con el botón derecho en la lista de tareas en el eje vertical de su diagrama de Gantt y seleccione "Dar formato a eje" en el menú contextual.
En el panel Formato de eje, marque la opción "Categorías en orden inverso" en Opciones de eje.
Ahora, los nombres de las tareas volvieron a su orden original y el eje horizontal se movió de la parte inferior a la superior del gráfico.
Cuando eliminamos las barras azules anteriormente, dejaron espacios en blanco entre las barras naranjas y el eje vertical. Ahora, puede eliminar los espacios en blanco donde ocupaban las barras azules al comienzo del diagrama de Gantt.
Para eliminar algunos de esos espacios en blanco y mover sus tareas un poco más cerca del eje vertical, haga clic con el botón derecho en la primera celda de Fecha de inicio en su conjunto de datos y luego seleccione "Formato de celdas" para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas. En eso, elija la opción 'General' en la pestaña 'Número' y anote el número debajo de 'Muestra'; este es el número de serie de la fecha, en nuestro caso 42865. Luego, haga clic en 'Cancelar' (no en 'Aceptar' ) porque si hace clic en 'Aceptar', cambiará la fecha de cambio a un número.
Luego regrese al gráfico y haga clic con el botón derecho en las fechas sobre la barra de tareas y seleccione "Formato de eje" para abrir el panel Formato de eje.
En el panel Formato de eje, en la pestaña Opciones de eje, cambie el número de límites "Mínimo" al número que anotó en la ventana Formato de celdas de la primera fecha (en mis casos, "42800" a "42865"). Hacer esto acercará las barras naranjas al eje vertical del diagrama de Gantt.
Para eliminar el espacio sobrante entre las barras, haga clic con el botón derecho en cualquiera de las barras del gráfico y seleccione "Dar formato a serie de datos". En la pestaña "Opciones de serie", reduzca el porcentaje de "Ancho de espacio" para eliminar el espacio sobrante.
Así es como finalizó nuestro diagrama de Gantt de Excel:
