¿Qué es un archivo CSV y cómo abrirlo o crearlo?

Una guía completa sobre qué es un archivo CSV y cómo crearlo, abrirlo, importarlo o exportarlo.

Un archivo CSV se refiere a la extensión de archivo de "valores separados por comas", que le permite almacenar datos tabulares para administrar conjuntos de datos o bases de datos. Es un archivo de texto sin formato que solo puede contener números y valores de texto separados o delimitados por una coma.

CSV es un formato de archivo muy popular y versátil que se usa a menudo para intercambiar datos entre diferentes aplicaciones. Dado que son fáciles de organizar y manipular, los archivos CSV se utilizan ampliamente en aplicaciones de consumo, comerciales, financieras y científicas. Muchos programas ofrecen opciones para importar o exportar archivos en formato CSV.

En este artículo, analizaremos qué es un archivo CSV, cómo crearlos y editarlos, cómo abrir un archivo CSV y cómo importar / exportar un archivo CSV.

¿Qué es un archivo CSV y cuál es su estructura?

Un archivo CSV a veces denominado valores separados por caracteres o archivo delimitado por comas es cualquier archivo que termine en ".csv". Es un formato de intercambio de datos común utilizado por programas de hojas de cálculo o bases de datos como Microsoft Excel, Google Sheets, MySQL, etc. CSV facilita la transferencia de datos complejos entre aplicaciones que no pueden comunicarse entre sí, siempre que ambas aplicaciones sean compatibles Formato CSV.

Los archivos CSV solo pueden contener letras, números y caracteres (caracteres ASCII o Unicode imprimibles), que están separados (o delimitados) por comas. Dado que son archivos de texto sin formato, los archivos CSV son fáciles de importar o exportar. Con los archivos CSV, puede exportar fácilmente información grande y compleja desde un programa y luego importar la información en ese archivo CSV a otro programa.

En los archivos CSV, los valores generalmente están delimitados por una coma, pero a veces pueden usar otros caracteres para separar valores, que incluyen:

• Punto y coma (;)
• Tabulador (\ t)
• Espacio ( )
• Comillas simples o dobles (”) (“ ”)
• Tubería (|)

Estructura del archivo CSV

Un archivo CSV tiene una estructura simple y en realidad está escrito por su nombre (valores separados por comas). Los archivos CSV usan una coma para separar cada valor de datos específico (columnas) en una línea, y aparecen diferentes filas en diferentes líneas. Por ejemplo, cuando convierte una tabla de datos en un archivo CSV, la primera fila / línea contiene encabezados de columna (delimitados) de la tabla, luego cada línea contiene una fila de la tabla.

Se entenderá mejor con un ejemplo. Supongamos que tiene esta hoja de cálculo que contiene una tabla de datos:

Y así es como se ven los datos anteriores en un archivo con formato CSV:

Nombre, Apellido, Género, País Franklyn, Desconocido, Hombre, Francia Loreta, Curren, Mujer, Francia Philip, Gent, Hombre, Francia Shavon, Benito, Mujer, Francia Shavonne, Pia, Mujer, Francia 

El archivo CSV podría ser más complicado que esto con más campos o valores en cada línea y podría contener miles de líneas. Los archivos CSV no admiten fuentes, diseños ni formatos, solo contienen texto sin formato. Esta simplicidad es lo que hace que CSV sea el archivo preferido para exportar e importar datos a otros programas.

Creando un archivo CSV

Hay dos formas de crear un archivo CSV: una, puede crear un archivo CSV exportando o guardando un archivo en formato CSV usando aplicaciones; dos, cree un archivo CSV con un editor de texto.

Crea un archivo CSV usando el Editor de texto

No necesita una hoja de cálculo dedicada o un software de base de datos para crear un archivo CSV, puede crear un archivo CSV usando cualquier editor de texto capaz como Notepad, Vim, Notepad ++, etc. Todo lo que necesita hacer es ingresar una cadena de valores ( columnas), que están separadas por comas, y las filas están separadas por líneas nuevas. Aquí, cómo:

Primero, abra un editor de texto como el Bloc de notas, luego ingrese los nombres de las columnas o la primera fila de datos (un registro) separados por comas en la primera línea. Por ejemplo, estamos escribiendo los siguientes encabezados en la línea del archivo:

Nombre, género, país, edad

Y asegúrese de escribir sin ningún espacio innecesario en la cadena.

Luego, escriba sus valores en la segunda línea, usando el mismo formato que la primera línea. Aquí, ingresamos el nombre real, seguido del género, seguido del país y luego la edad.

Dulce, Mujer, Estados Unidos, 32

Continúe escribiendo sus valores para cada elemento en cada línea siguiente. Si desea dejar algún campo (valor) vacío, asegúrese de agregar la coma, o los campos restantes en la línea se desplazarán hacia la izquierda cuando importe el archivo a una tabla. En el siguiente ejemplo, dejamos fuera el campo del país en la séptima línea, pero agregamos una coma para dejar una celda en blanco cuando convertimos los datos en la tabla.

Reglas para crear archivos CSV

El Grupo de trabajo de ingeniería de Internet (IETF) define cómo se debe estructurar y formatear un archivo CSV con el estándar "RFC4180". De acuerdo con esto, hay algunas reglas más que debe seguir para formatear datos en un archivo CSV. Aquí, "CRLF" significa "retorno de carro" y "salto de línea", que significa un salto de línea.

• Mantenga cada fila de datos en una línea separada, separada por un salto de línea (CRLF).

Philip, hombre, Francia, 36 

• No es necesario que siga la última fila de datos (línea) con un salto de línea.

Philip, Masculino, Francia, 36 Mara, Femenino, Gran Bretaña, 25

• Puede incluir una línea de encabezado opcional con una lista de los nombres de las columnas en la primera línea del archivo con el mismo formato que el resto de las líneas. Los encabezados pueden contener los nombres relacionados con los campos del archivo.

Nombre, Apellido, Género, País Philip, Masculino, Francia, 36 Mara, Femenino, Gran Bretaña, 25 

• Asegúrese de que cada campo de la lista de encabezados y cada registro estén delimitados por comas. Cada registro / línea debe contener el mismo número de campos en todo el archivo. Y el último campo de la línea no debe ir seguido de una coma.

Nombre, Apellido, Sexo, País Shavon, Benito, Mujer, Francia

• Si incluye campos entre comillas dobles, es posible que las comillas dobles no aparezcan dentro de los campos.

"Sherron", "Mujer", "Gran Bretaña", "65" Belinda, Mujer, Islandia, 68

• Si desea que aparezcan comas, comillas dobles, punto y coma o saltos de línea en los campos, encierre los campos entre comillas dobles.

Shavonne, mujer, "Fra; nce", "10,000" 

Una vez que termine de vincular sus datos en el Bloc de notas (editor de texto), haga clic en el menú "Archivo" y seleccione la opción "Guardar" o presione Ctrl + S.

Luego, escriba el nombre de su archivo y termine el nombre de archivo con la extensión ".csv".

A continuación, seleccione la opción "Todos los archivos (*. *)" Del menú desplegable "Guardar como tipo" y, a continuación, haga clic en el botón "Guardar".

Eso es todo lo que se necesita para crear un archivo CSV con un editor de texto.

Cree un archivo CSV usando aplicaciones de hoja de cálculo

La forma más sencilla de crear un archivo CSV es exportar un archivo a formato CSV o guardarlo en formato CSV. La mayoría de las hojas de cálculo, bases de datos y otras aplicaciones le brindan opciones para exportar los datos a archivos CSV o guardarlos como archivos CSV. También puede descargar el conjunto de datos en un archivo CSV. En muchas aplicaciones, un archivo CSV se crea haciendo clic en el menú "Archivo" y seleccionando la opción "Exportar" o "Guardar como".

Usando Microsoft Excel

Microsoft Excel le permite guardar un archivo como un archivo CSV mediante la función "Guardar como". Para crear un archivo CSV usando Microsoft Excel, abra Excel y luego abra el archivo existente que desea guardar en formato CSV o cree un nuevo documento.

Para crear un nuevo documento para CSV, primero, agregue un encabezado de columna o un nombre de campo para cada dato que desee insertar (por ejemplo, nombre, apellido, dirección, ciudad, estado y código postal) en las celdas ubicadas en fila 1 en la parte superior de la hoja de trabajo.

Luego, ingrese sus datos en la hoja de cálculo en las columnas correspondientes. Debe haber solo un registro en una fila.

Para guardar su hoja de cálculo como un archivo CSV, haga clic en "Archivo" y elija la opción "Guardar como".

En la página o ventana Guardar como, escriba el nombre de su archivo en el campo "Nombre de archivo".

Luego, elija el formato 'CSV UTF-8 (delimitado por comas) (* .csv)' o 'CSV (delimitado por comas) (* .csv)' en el menú desplegable 'Guardar como tipo:' y haga clic en el botón 'Guardar' .

Al hacer clic en "Guardar", solo la hoja activa se guardará como un archivo CSV. Ahora ha creado un archivo CSV con Excel.

Usar Hojas de cálculo de Google

Google Sheets le permite descargar su hoja de cálculo como un archivo CSV usando la función de descarga. Para hacerlo, abra la hoja de cálculo que desea descargar como archivo CSV en Hojas de cálculo de Google. O puede crear una nueva hoja de cálculo en Google Sheets como hicimos en la sección anterior.

Una vez que haya terminado de ingresar sus datos en la hoja de cálculo, haga clic en el menú "Archivo", luego expanda el submenú "Descargar" y seleccione la opción "Valores separados por comas (.csv, hoja actual)".

Esto descargará la hoja actual en la hoja de cálculo como un archivo CSV. Las hojas de Excel y Google pueden contener fórmulas, estilos, imágenes, formato y otras cosas, pero no se transfieren al archivo CSV.

Nota: Aunque la mayoría de los programas de hojas de cálculo admiten varias hojas, el formato CSV no admite "hojas" o "pestañas" y la información de las hojas adicionales no se registrará en CSV cuando exporte o guarde el archivo. Solo se guarda la hoja actual.

Abrir un archivo CSV

Debido a que los archivos CSV son tan simples, se pueden abrir fácilmente con cualquier editor de texto (como el Bloc de notas) o un programa de hoja de cálculo (como Microsoft Excel, Google Sheets). En la mayoría de estos programas, puede hacer clic en Archivo> Abrir y seleccionar el archivo CSV para abrirlo.

Abrir un archivo CSV en un editor de texto (Bloc de notas)

Debido a su simplicidad, cualquier editor de texto que pueda abrir un archivo ".txt" puede abrir un archivo ".csv". Cuando abre un archivo CSV en un editor de texto como el Bloc de notas, no le mostrará datos estructurados o formateados. En su lugar, solo le mostrará los valores separados por una coma u otro delimitador.

Sin embargo, el Bloc de notas puede tener problemas para abrir el archivo CSV si es un archivo CSV grande (archivo con tamaño en GB). En ese caso, intente usar un editor de texto más poderoso como Notepad ++, Vim, Sublime Text, etc. El Bloc de notas brinda una manera simple y fácil de ver el archivo CSV.

Para abrir un archivo CSV en el Bloc de notas o en su editor de texto predeterminado, haga clic con el botón derecho en el archivo CSV en el Administrador de archivos o el Explorador de Windows, y luego seleccione 'Editar' (si tiene Windows 11, seleccione 'Mostrar más opciones y luego seleccione' Editar '). Alternativamente, puede hacer clic con el botón derecho en el archivo, mover el cursor a la opción "Abrir con" y luego seleccionar "Bloc de notas" o cualquier otro editor de texto.

Ahora, verá los datos dentro del archivo CSV en texto sin formato.

También puede abrir el editor de texto de su elección, luego hacer clic en "Archivo" y luego en la opción "Abrir".

En el cuadro de diálogo "Abrir archivo", navegue hasta el archivo CSV y selecciónelo. Luego, haga clic en "Abrir"

Ahora, puede leer y editar los datos como lo haría con cualquier otro archivo.

Abra un archivo CSV en Microsoft Excel

Aunque puede ver fácilmente un archivo CSV con un editor de texto simple sin la necesidad de una aplicación de hoja de cálculo como MS Excel, no es estéticamente atractivo. La mayoría de las aplicaciones de hojas de cálculo son capaces de abrir y modificar archivos CSV, lo que también los hace más fáciles de entender.

Si tiene Microsoft Excel instalado en su computadora, entonces será el programa predeterminado para abrir los archivos ".csv". Simplemente haga doble clic en el archivo CSV para abrirlo en Excel. Si no se abre en Excel, puede hacer clic con el botón derecho en el archivo CSV, elegir "Abrir con" y seleccionar "Excel".

Alternativamente, si ya tiene Excel abierto, haga clic en la pestaña "Archivo" y luego haga clic en "Abrir".

En la ventana "Abrir", navegue hasta la ubicación que contiene su archivo CSV. Si no puede encontrar el archivo que desea abrir, haga clic en el menú desplegable junto al campo 'Nombre de archivo' y cambie el tipo de archivo a 'Archivos de texto (* .prn, * .txt, * .csv)' . Esto mostrará solo los archivos de texto en la ubicación seleccionada.

Una vez que encuentre el archivo, selecciónelo y haga clic en "Abrir" para abrirlo en Excel.

Nota: Si los valores dentro del archivo CSV no están delimitados por una coma (,), es posible que los valores no se separen en celdas individuales en columnas, y todos los valores en filas se pueden agrupar en una sola columna.

Abra un archivo CSV en Hojas de cálculo de Google

Si no tiene un programa de hoja de cálculo de pago como Microsoft Excel, puede utilizar programas de hoja de cálculo gratuitos como Hojas de cálculo de Google para ver / editar su archivo CSV en línea. Abrir un archivo CSV en Google Sheets es tan sencillo como Microsoft Excel.

Primero, abra un archivo de hoja de cálculo en blanco en Hojas de cálculo de Google. En la barra de menú, haga clic en "Archivo" y luego en "Abrir".

En el cuadro de diálogo Abrir un archivo, seleccione la pestaña "Cargar" y haga clic en el botón "Seleccionar un archivo de su dispositivo". O, si ya ha subido su archivo CSV a su Google Drive, selecciónelo en la pestaña "Mi unidad" y haga clic en "Abrir". También puede arrastrar y soltar el archivo desde su computadora en la ventana de diálogo "Abrir un archivo".

Luego, busque el archivo CSV que desea abrir en su unidad local, selecciónelo y haga clic en "Abrir" para cargar el archivo.

Una vez que el archivo termine de cargarse, se formateará automáticamente y se cargará en la hoja en blanco actual. Ahora, puede editar el archivo como lo haría con cualquier otro archivo.

También puede instalar y utilizar la suite ofimática gratuita LibreOffice Calc para abrir y editar sus archivos CSV.

Ver un archivo CSV con PowerShell

También puede ver y leer un archivo CSV existente en Windows PowerShell usando el Importar-CSV cmdlet. Así es cómo:

Primero, abra Windows PowerShell y use el comando "cd" para cambiar el directorio al que está ubicado su archivo CSV. Por ejemplo, estamos usando el siguiente directorio de cambio de comando en nuestro sistema:

cd C: \ Usuarios \ rajst \ Documentos

Luego ingrese el siguiente comando y presione Enter:

Importar-Csv .csv

En el comando anterior, asegúrese de reemplazar con el nombre de archivo de su archivo CSV:

Import-Csv Contact.csv

Y el nombre de archivo no debe contener ningún delimitador (como un espacio) dentro del nombre. El comando anterior convertirá el contenido dentro del archivo CSV y se lo mostrará en una lista como se muestra a continuación.

Importación de un archivo CSV a una aplicación

Muchos programas utilizan archivos CSV para importar datos. Ya sea que se trate de una lista de contactos de Contactos de Google, un conjunto de datos de un programa de hoja de cálculo o una gran cantidad de información de un programa de base de datos, puede utilizar archivos CSV para exportar datos. Luego, esos archivos CSV se pueden usar para importar datos a cualquier programa que admita ese tipo de datos. Además, si los campos o valores de los archivos CSV están delimitados por otros delimitadores (que no sean una coma), la mejor manera de abrir el archivo es importarlo a la aplicación.

Puede encontrar las opciones "Importar", "Importar CSV", Importar / Exportar o "Importar valores separados por comas" en los programas que admiten archivos CSV para importar datos en ellos. Veamos cómo importar archivos CSV a diferentes aplicaciones.

Importar un archivo CSV a Excel

Ocasionalmente, cuando obtiene archivos de Internet o recibe archivos de un compañero de trabajo, es posible que estén en formato CSV. Además, cuando intenta abrir los archivos CSV directamente en Excel, puede causar problemas. Entonces, la mejor manera de abrir el archivo en Excel es importar datos a Excel para que no se modifiquen.

Para importar datos en Excel, abra el programa Excel y cree un nuevo libro de trabajo o abra uno existente. Vaya a la pestaña "Datos" y haga clic en el botón "Desde texto / CSV" de la sección Obtener y transformar datos en la cinta.

En el cuadro de diálogo Importar datos, seleccione el archivo CSV que desea importar a su programa de Excel y haga clic en "Importar".

Aparecerá otra ventana, aquí, elija su delimitador (coma) y haga clic en el "botón Cargar".

Los archivos CSV se importarán a una nueva hoja de Excel como una tabla.

Normalmente, cuando importa un archivo CSV a un libro de Excel, los datos se importarán a una nueva hoja de trabajo con el mismo nombre. Pero si desea importar datos a una ubicación específica en la hoja de cálculo actual, siga estos pasos:

Para importar un archivo CSV a una ubicación específica en la hoja de cálculo actual, abra la hoja de trabajo donde desea importar los datos. Luego, cambie a la pestaña "Datos" y haga clic en el botón "Desde texto / CSV". Luego, seleccione el archivo CSV que desea importar.

En la siguiente ventana, haga clic en la flecha desplegable junto al botón "Cargar" y seleccione la opción "Cargar en".

Aparecerá un pequeño cuadro de diálogo Importar datos. Aquí, seleccione la opción "Hoja de trabajo existente" y haga clic en el botón de selección de rango (flecha hacia arriba) para seleccionar el rango de celdas.

Luego, seleccione el rango de celdas donde desea insertar el contenido del archivo CSV en la hoja actual. Una vez que seleccione el rango, haga clic en la pequeña "flecha hacia abajo" en la ventana de Importar datos contraída.

Finalmente, haga clic en "Aceptar" para importar los datos.

Ahora, el archivo CSV se importa a una hoja de trabajo existente en la ubicación seleccionada.

Importar un archivo CSV a Google Sheets

Importar archivos CSV a Google Sheets es más fácil que Excel. Además, Google Sheets te ofrece algunas opciones de importación más que Excel. A continuación, le indicamos cómo puede importar archivos CSV a Hojas de cálculo de Google:

Primero, abra una nueva hoja de cálculo o un archivo existente en Google Sheets. En la barra de menú, seleccione el menú "Archivo", luego haga clic en la opción "Importar".

En la ventana de diálogo Importar archivo, seleccione la pestaña "Cargar" y haga clic en el botón "Seleccionar un archivo de su dispositivo" o arrastre y suelte el archivo aquí desde su unidad local.

Una vez que se cargue el archivo, aparecerá otro cuadro de diálogo "Importar archivo". Aquí, seleccione la ubicación de importación y el tipo de separador (delimitador) y haga clic en el botón "Importar datos" para importar el archivo CSV.

En el menú desplegable Ubicación de importación, tiene diferentes opciones para dónde desea cargar sus datos CSV en las Hojas de cálculo de Google. Seleccione la opción adecuada.

• Crear nueva hoja de cálculo - Elija esta opción para crear un nuevo archivo de hoja de cálculo en su unidad de Google e importar los datos de su archivo CSV en él.El nombre del archivo será el mismo que el de su archivo CSV.
• Insertar nuevas hojas - Seleccione esta opción para insertar una nueva hoja (con el nombre del archivo CSV) en la hoja de cálculo actual y cargar los datos en ella.
• Reemplazar hoja de cálculo - Esta opción reemplazará la hoja de cálculo completa actual con solo una hoja de datos de archivo CSV.
• Reemplazar hoja actual - Esta opción le permitirá reemplazar solo la hoja / pestaña actual de la hoja de cálculo con el contenido del archivo CSV.
• Agregar a la hoja actual - Elija esta opción si agrega los datos del archivo CSV al final de los datos de la hoja actual.

Supongamos que tiene una lista de contactos o datos de clientes incompletos y su compañero de trabajo le envió un archivo CSV que contiene el resto de los datos. Puede utilizar esta opción para unir los datos de su compañero de trabajo al final de sus datos en la hoja actual.

Por ejemplo, tiene esta lista de contactos incompleta en su hoja de cálculo:

Para agregar el archivo CSV a esta hoja actual, seleccione el archivo CSV en la ventana de diálogo "Importar datos", seleccione la opción "Agregar a la hoja actual" para Importar ubicación y haga clic en "Importar datos".

Esto agregará los datos del archivo CSV al final del conjunto de datos de la hoja actual como se muestra a continuación.

• Reemplazar datos en la celda seleccionada - Esta opción reemplazará los datos en la celda seleccionada con los datos del archivo CSV.

Para hacer esto, primero, seleccione la celda o rango donde desea reemplazar los datos.

Luego, elija la opción "Importar" del menú "Archivo" y seleccione el archivo CSV. En el cuadro de diálogo "Importar archivo", seleccione "Reemplazar datos en la celda seleccionada" para la ubicación de importación y seleccione el botón "Importar datos".

Esto reemplazará los datos en la ubicación de la celda seleccionada con datos de su archivo CSV.

Importar un archivo CSV a Contactos de Google

Google solo acepta el archivo ".CSV" o el archivo "Vcard" para importar la lista de contactos a Contactos de Google. Si desea importar una lista de contactos desde un archivo CSV a Contactos de Google, siga estos pasos:

Primero, abra Contactos de Google haciendo clic en el botón de waffle en la página de Google y seleccionando "Contactos" en el menú desplegable.

En la página de Contactos de Google, haga clic en el botón "Importar" en el panel de navegación.

Aparecerá una ventana de Importar contactos. Allí, haga clic en el botón "Seleccionar archivo".

Luego, elija su archivo CSV en la ventana Carga de archivos y haga clic en "Abrir"

Una vez que se cargue el archivo, su nombre de archivo CSV aparecerá junto al botón "Seleccionar archivo". Luego, haga clic en la opción "Importar".

La lista de contactos del archivo CSV se importará a su aplicación Contactos de Google.

La mayoría de las aplicaciones de hojas de cálculo, programas de base de datos y otras aplicaciones ofrecen la opción de importar archivos CSV, pero los únicos pasos para acceder a esa opción pueden diferir ligeramente. Puede encontrar la función Importar en el menú "Archivo" de la mayoría de las aplicaciones.

Eso es todo lo que necesita saber sobre los archivos CSV, cómo crearlos, cómo abrirlos y cómo importarlos y usarlos.