Todo lo que necesita saber sobre la creación de sondeos en vivo en reuniones de Teams programadas y ad-hoc.
Microsoft Teams puede ser una gran aplicación para colaborar y tener videoconferencias. Pero de ninguna manera es perfecto para muchas personas. El sondeo, por ejemplo, no está disponible directamente en reuniones como en muchas otras aplicaciones.
Las encuestas son una manera perfecta de hacer que las reuniones en línea sean más interactivas y alejarlas de la zona del aburrimiento. Por eso son ideales para el escenario actual. Pero, ¿cómo se hace para crear encuestas en una reunión de Microsoft Teams y no en un canal? Microsoft finalmente ha agregado soporte para encuestas en vivo en una reunión de Teams. Puede ser un poco complicado, pero no imposible, con las diversas aplicaciones que ofrece Microsoft Teams.
Microsoft Teams es una fuente inagotable de aplicaciones y ha tenido aplicaciones para Polling mucho antes del giro actual de los acontecimientos. Por lo tanto, es lógico que no hayan agregado la función directamente a la interfaz de la reunión. Como muchos usuarios ya estaban familiarizados con estas aplicaciones, agregar la función a la interfaz de la reunión podría haber sido una tontería, ya que habría requerido recursos innecesarios.
Todo lo que necesita hacer es aprender a usar estas aplicaciones en una reunión para realizar encuestas en vivo. Si no está familiarizado con alguna aplicación para realizar encuestas, no se preocupe. Esta guía también le presentará dos de estas aplicaciones. Entonces, ¡empecemos!
Creación de encuestas para reuniones programadas
La mayoría de las reuniones o clases profesionales en Microsoft Teams están programadas. Y, dicho sea de paso, las encuestas son más necesarias en estos entornos para mantener las cosas interesantes. Afortunadamente, en Microsoft Teams, puede crear encuestas para reuniones programadas con bastante facilidad, y eso también, tanto antes como durante la reunión.
Creación de encuestas antes de una reunión para usuarios de Microsoft 365
La interfaz para programar reuniones es diferente para los usuarios de Microsoft 365 y Microsoft Teams Free. Entonces, el proceso también es diferente para crear encuestas antes de una reunión.
Vaya a la pestaña "Calendario" en el menú de navegación de la izquierda.
Desde su calendario, vaya a la reunión para la que desea crear encuestas y haga clic en ella.
Aparecerá una ventana emergente para la reunión; haga clic en "Editar".
Luego, haga clic en la opción "Agregar una pestaña" (icono +) hacia la parte superior.
Si no hay una opción para agregar una pestaña, significa que aún no hay asistentes en su reunión.
La creación de encuestas antes de una reunión solo funciona cuando se agregan asistentes en la opción "Asistentes requeridos". Esto se debe a que agregar una pestaña es una función del chat, y el chat de la reunión está disponible antes de una reunión solo cuando hay otros asistentes con quienes conversar.
Vaya a "Asistentes requeridos" y agregue una persona de su organización. Si no desea agregar a alguien, tendrá que abandonar la idea de crear encuestas antes de una reunión.
Después de agregar un asistente, haga clic en el botón "Enviar actualización".
Luego, vuelva a abrir la reunión y verá que ha aparecido la opción "Agregar una pestaña". Haga clic en él y busque "Formularios" en las aplicaciones. Microsoft Forms es una de las mejores aplicaciones para realizar encuestas en Teams para usuarios de Microsoft 365.
Nota: Solo los organizadores y presentadores de reuniones pueden crear encuestas con la aplicación Formularios. Otra aplicación que puede usar para Polls es la aplicación Polly, que se trata en la sección para usuarios de Microsoft Teams Free.
Se abrirá una descripción general de la aplicación. Haga clic en el botón "Agregar".
Se abrirá otra vista previa de lo que pueden hacer los formularios. Haga clic en la opción "Guardar".
La pestaña de Formularios aparecerá con el nombre de "Encuestas". Haga clic en él para comenzar a crear encuestas.
Ahora, haga clic en el botón "Crear nueva encuesta".
Agregue la pregunta y las respuestas y configure otros ajustes. Puede mantener la encuesta anónima o no anónima, compartir los resultados con otros o elegir no compartirlos. La pregunta también puede tener múltiples respuestas. Después de completar toda la configuración, haga clic en el botón "Guardar".
La encuesta aparecerá como borrador. Haga clic en el botón "Iniciar" para publicarlo. Si no lo inicia ahora, estará disponible para lanzarlo durante la reunión. Puede crear tantas preguntas de encuesta como desee y lanzarlas todas o algunas antes de la reunión.
Otros participantes podrán ver y participar en las encuestas activas desde el chat de la reunión antes de la reunión. Puede monitorear los resultados de la encuesta desde el chat.
Nota: Los presentadores también pueden ver los borradores y lanzarlos o también crear nuevas encuestas ellos mismos. Puede eliminar a las personas que no desea que tengan voz en la creación de encuestas desde la función de presentadores de las opciones de reunión.
Creación de encuestas antes de una reunión para usuarios gratuitos de Microsoft Teams
Los usuarios de Microsoft Teams Free también pueden programar reuniones ahora. Pero las opciones para programar una reunión no son tan amplias como para los suscriptores de Microsoft 365. Por ejemplo, una diferencia es que no puede agregar participantes mientras programa la reunión.
Pero con Microsoft Teams Free, el chat de reunión se crea para cada reunión que programe, incluso sin asistentes. Vaya a "Chat" en el menú de navegación de la izquierda.
Abra el chat de la reunión que programó.
Luego, haga clic en el botón "Agregar una pestaña" a la derecha de las otras pestañas.
Ahora, Microsoft Forms no está disponible para los usuarios de Microsoft Teams Free. Pero puede usar la aplicación Polly para crear encuestas interactivas en vivo. Busque "Polly" y haga clic en el icono de la aplicación.
Se abrirá la página de descripción general de la aplicación. Haga clic en el botón "Agregar".
La primera vez que lo agregue, le solicitará permisos adicionales. Haga clic en "Aceptar" para continuar.
Aparecerá una página de vista previa de lo que puede hacer con Polly. Clic en Guardar'.
Se agregará la pestaña de "Polly". Vaya a él para crear encuestas usando Polly.
Haga clic en el botón "Crear" para crear una nueva encuesta.
Con Polly, puede crear preguntas de MCQ, cuestionarios, trivia y preguntas y respuestas. Elija el tipo de encuesta que desea crear. También puede utilizar una de las plantillas disponibles.
Crea la pregunta y las opciones. Con Polly, puede agregar varias preguntas en una sola encuesta. Configure opciones adicionales para la encuesta y haga clic en "Guardar".
Puede guardar las encuestas para lanzarlas durante la reunión. O puede agregar participantes al chat y lanzar la encuesta antes de la reunión. Para agregar participantes, haga clic en el ícono "Participantes" en la esquina superior derecha y seleccione "Agregar personas".
Después de agregar personas, haga clic en el botón "Enviar" para iniciar la pregunta de la encuesta. Puede ver los resultados de la encuesta desde el propio chat.
Creación de encuestas en vivo durante una reunión
Ya sea que sea un usuario de Microsoft 365 o Teams Free, si ha agregado Forms / Polly o cualquier otra aplicación de sondeo optimizada para reuniones a una reunión programada, realizar sondeos durante estas reuniones será muy fácil para usted.
Vaya a la barra de herramientas de la reunión en la ventana de la reunión y verá que aparecerá un icono adicional para Formularios o Polly.
Haga clic en él para sondear a los asistentes durante la reunión. Para Formularios, el panel de Encuestas se abrirá a la derecha. Todas las encuestas o borradores activos estarán disponibles allí. Haga clic en el botón "Crear nuevo" para iniciar una nueva encuesta.
Del mismo modo, el panel de Polly también aparecerá a la derecha con los borradores o encuestas activas disponibles. Para crear nuevas encuestas, haga clic en el botón "Creación rápida".
Lanzar las encuestas desde el panel de votación para realizar encuestas activas durante la reunión. Las encuestas que inicie aparecerán como una ventana en las pantallas de los asistentes durante una reunión en curso. También pueden acceder a él en cualquier momento desde el chat de la reunión. Puede realizar un seguimiento del progreso de una encuesta y ver las respuestas desde el panel.
Si no agregó la aplicación de sondeo a una reunión programada antes de que comenzara, el proceso para agregarlos durante la reunión será el mismo que para las reuniones ad-hoc que se explican a continuación.
Creación de encuestas en vivo para reuniones ad-hoc
Las encuestas no están disponibles solo para reuniones programadas, aunque una búsqueda en Google le haría creer eso. Existe una solución alternativa que le dará acceso a las encuestas en cualquier reunión ad-hoc de Microsoft Teams.
Ahora, si solo desea hacer una pequeña pregunta rápida, ni siquiera necesitaría la solución alternativa. Echemos un vistazo a las dos formas en las que puede acceder a las encuestas en una reunión de Microsoft Teams que no estaba programada.
Ya sea que sea un usuario gratuito de Microsoft 365 o de Teams, los pasos para crear sondeos en reuniones ad-hoc seguirán siendo los mismos. Solo su elección de la aplicación puede diferir.
Para una encuesta rápida (con una sola pregunta), vaya a la barra de herramientas de la reunión y haga clic en el ícono "Chat".
El panel de chat se abrirá a la derecha. Vaya al cuadro de redacción en la parte inferior de la pantalla y haga clic en el icono "Extensiones de mensajería" (menú de tres puntos).
Luego, haga clic en la aplicación de votación que desee utilizar. Si no está visible de inmediato, búsquelo.
Aparecería la interfaz de la aplicación. Si está utilizando Formularios, se abrirá la ventana para crear una pregunta. Enmarque su pregunta y sus opciones, configure los ajustes y haga clic en el botón "Guardar".
Aparecerá una vista previa de la encuesta. Haga clic en el botón "Enviar" para iniciarlo.
Si está utilizando la aplicación Polly, se abrirá la interfaz para elegir el tipo de encuesta. Elija "Pregunta" para crear una encuesta de opción múltiple.
Formule la pregunta y haga clic en el botón "Enviar ahora" para iniciar la encuesta.
La encuesta aparecerá en la pantalla de los asistentes así como en el chat. Puede ver la encuesta y las respuestas desde el chat.
Nota: No se puede hacer clic en el ícono "Extensiones de mensajería" para las reuniones de canal. Para crear una encuesta para una reunión de canal, minimice la ventana de la reunión y vaya al canal en Microsoft Teams. Vaya a la publicación "Reunión en" y haga clic en el botón "Responder". Aparecerá el cuadro de redacción. Haga clic en el icono "Extensiones de mensajería" y siga el resto de los pasos anteriores.
La opción anterior es adecuada cuando no necesita crear demasiadas preguntas en una encuesta. Pero para una encuesta larga, no es factible. Para los principiantes, tendrá que repetir el proceso cada vez que desee agregar una pregunta. Además, administrar la encuesta desde el panel de chat puede resultar tedioso.
Es hora de solucionar el problema. Este método agregará el icono de la aplicación Polling a la barra de herramientas de la reunión, al igual que en las reuniones programadas.
Nota: Este truco no funciona con las reuniones del canal, sino solo con las reuniones privadas que se inician desde la pestaña "Calendario" / "Reuniones". Para las reuniones del canal, puede realizar encuestas en el canal.
Minimice la ventana de la reunión con la reunión aún en curso y abra la ventana Equipo de Microsoft. Vaya a "Chat" en el menú de navegación de la izquierda.
Aparecerá un chat para la reunión en curso con el nombre de la reunión en la lista de conversaciones. También tendrá un ícono de cámara de video para indicar que la reunión está en curso. Haga clic en él para abrir el chat de la reunión.
Luego, haga clic en la opción "Agregar una pestaña" (icono +) a la derecha de las pestañas actuales.
Aparecerá la ventana para agregar una aplicación. Agregue la aplicación Forms / Polly para encuestas. Por el bien de este ejemplo, hemos agregado solo la aplicación Formularios, pero puede elegir cualquiera.
Haga clic en el botón "Guardar" cuando aparezca la ventana para agregar la aplicación a la reunión.
Ahora, regrese a la ventana de la reunión. El icono de la aplicación de votación aparecerá en la barra de herramientas de la reunión. Haga clic en él para crear y monitorear encuestas en vivo en el chat de la reunión desde el panel de encuestas.
El uso de encuestas para realizar cuestionarios o para recopilar comentarios puede hacer que las reuniones virtuales sean mucho más interactivas. Y con la ayuda de esta guía, puede crear encuestas en vivo en cualquier reunión de Microsoft Teams como un profesional.