Puede sumar una columna con un solo clic, la función Autosuma, la función SUMA, la función de filtro y convirtiendo un conjunto de datos en una tabla.
Sumar columnas o filas de números es algo que la mayoría de nosotros debemos hacer con bastante frecuencia. Por ejemplo, si almacena datos cruciales como registros de ventas o listas de precios en las celdas de una sola columna, es posible que desee conocer rápidamente el total de esa columna. Entonces es necesario saber cómo sumar una columna en Excel.
Hay varias formas de sumar o sumar una columna / fila en Excel, que incluyen, con un solo clic, la función Autosuma, la función SUMA, la función de filtro, la función SUMAIF y la conversión de un conjunto de datos en una tabla. En este artículo, veremos los diferentes métodos para agregar una columna o fila en Excel.
SUMA una columna con un clic usando la barra de estado
La forma más fácil y rápida de calcular el valor total de una columna es hacer clic en la letra de la columna con los números y comprobar la barra "Estado" en la parte inferior. Excel tiene una barra de estado en la parte inferior de la ventana de Excel, que muestra información diversa sobre una hoja de cálculo de Excel, incluido el valor promedio, el recuento y la suma de las celdas seleccionadas.
Supongamos que tiene una tabla de datos como se muestra a continuación y desea encontrar el total de los precios en la columna B.
Todo lo que tiene que hacer es seleccionar toda la columna con los números que desea sumar (Columna B) haciendo clic en la letra B en la parte superior de la columna y mirar la barra de estado de Excel (al lado del control de zoom).
Allí verá el total de las celdas seleccionadas junto con los valores promedio y de recuento.
También puede seleccionar el rango de datos B2 a B11 en lugar de toda la columna y ver la barra de estado para conocer el total. También puede encontrar el total de números en una fila seleccionando la fila de valores en lugar de una columna.
La ventaja de utilizar este método es que ignora automáticamente las celdas con valores de texto y solo suma los números. Como puede ver arriba, cuando seleccionamos toda la columna B, incluida la celda B1 con un título de texto (Precio), solo resumió los números en esa columna.
SUMA una columna con función Autosuma
Otra forma más rápida de resumir una columna en Excel es utilizando la función Autosuma. Autosuma es una función de Microsoft Excel que le permite sumar rápidamente un rango de celdas (columna o fila) que contienen números / enteros / decimales usando la función SUMA.
Hay un botón de comando "Autosuma" en las pestañas "Inicio" y "Fórmula" de la cinta de Excel que insertará la "función SUMA" en la celda seleccionada cuando se presione.
Suponga que tiene la tabla de datos como se muestra a continuación y desea resumir los números en la columna B. Seleccione una celda vacía justo debajo de la columna o el extremo derecho de una fila de datos (para sumar una fila) que necesita sumar.
Luego, seleccione la pestaña "Fórmula" y haga clic en el botón "Autosuma" en el grupo Biblioteca de funciones.
O vaya a la pestaña "Inicio" y haga clic en el botón "Autosuma" en el grupo Edición.
De cualquier manera, una vez que haga clic en el botón, Excel insertará automáticamente "= SUMA ()" en la celda seleccionada y resaltará el rango con sus números (hormigas que marchan alrededor del rango). Verifique si el rango seleccionado es correcto y si no es el rango correcto, puede cambiarlo seleccionando otro rango. Y los parámetros de la función se ajustarán automáticamente de acuerdo con eso.
Luego, simplemente presione Entrar en su teclado para ver la suma de toda la columna en la celda seleccionada.
También puede invocar la función Autosuma usando un atajo de teclado.
Para hacer eso, seleccione la celda, que está justo debajo de la última celda de la columna para la que desea obtener el total, y use el siguiente atajo:
Alt + = (Mantenga presionada la tecla Alt y presione el signo igual = teclaE insertará automáticamente la función SUM y seleccionará el rango para ello. Luego presione Enter para totalizar la columna.
Autosuma le permite sumar rápidamente una columna o fila con un solo clic o presionando un atajo de teclado.
Sin embargo, existe una cierta limitación para la función Autosuma, no detectaría ni seleccionaría el rango correcto en caso de que haya celdas vacías en el rango o cualquier celda que tenga un valor de texto.
Como puede ver en el ejemplo anterior, la celda B6 está vacía. Y cuando ingresamos a la función Autosuma en la celda B12, solo selecciona 5 celdas arriba. Es porque la función percibe que la celda B7 es el final de los datos y devuelve solo 5 celdas para el total.
Para solucionar esto, debe cambiar el rango haciendo clic y arrastrando con el mouse o escribir las referencias de celda correctas manualmente para resaltar toda la columna y presionar Enter. Y obtendrá el resultado correcto.
Para evitar esto, también puede ingresar la función SUMA manualmente para calcular la suma.
SUM una columna ingresando la función SUM manualmente
Aunque el comando Autosuma es rápido y fácil de usar, a veces, es posible que deba ingresar la función SUMA manualmente para calcular la suma de una columna o fila en Excel. Especialmente, si solo desea sumar algunas de las celdas en su columna o si su columna contiene celdas en blanco o celdas con un valor de texto.
Además, si desea mostrar su valor de suma en cualquiera de las celdas de la hoja de trabajo que no sea la celda que está justo debajo de la columna o la celda después de la fila de números, puede usar la función SUMA. Con la función SUMA, puede calcular la suma o el total de celdas en cualquier lugar de la hoja de trabajo.
La sintaxis de la función SUM:
= SUMA (número1, [número2], ...).numero 1(obligatorio) es el primer valor numérico que se agregará.Número 2(opcional) es el segundo valor numérico adicional que se agregará.
Si bien el número 1 es el argumento obligatorio, puede resumir hasta un máximo de 255 argumentos adicionales. Los argumentos pueden ser los números que desea sumar o referencias de celda a los números.
Otro beneficio de usar la función SUMA manualmente es que sumas números en celdas no adyacentes de una columna o fila, así como múltiples columnas o filas. Así es como se usa la función SUMA manualmente:
Primero, seleccione la celda donde desea ver el total de una columna o fila en cualquier parte de la hoja de trabajo. A continuación, comience su fórmula escribiendo = SUMA ( en la celda.
Luego, seleccione el rango de celdas con los números que desea sumar o escriba las referencias de celda para el rango que desea sumar en la fórmula.
Puede hacer clic y arrastrar con el mouse o mantener presionada la tecla Mayús y luego usar las teclas de flecha para seleccionar un rango de celdas. Si desea ingresar la referencia de celda manualmente, escriba la referencia de celda de la primera celda del rango, seguida de dos puntos, seguida de la referencia de celda de la última celda del rango.
Después de ingresar los argumentos, cierre el corchete y presione la tecla Enter para obtener el resultado.
Como puede ver, aunque la columna tiene una celda vacía y un valor de texto, la función le da la suma de todas las celdas seleccionadas.
Suma de celdas no continuas en una columna
En lugar de sumar un rango de celdas continuas, también puede sumar celdas no continuas en una columna. Para seleccionar celdas no adyacentes, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en las celdas que desea agregar o escriba las referencias de celda manualmente y sepárelas con comms (,) en la fórmula.
Esto mostrará la suma de solo las celdas seleccionadas en la columna.
Suma de varias columnas
Si desea la suma de varias columnas, seleccione varias columnas con el mouse o ingrese la referencia de celda de la primera en el rango, seguida de dos puntos, seguida de la última referencia de celda del rango para los argumentos de la función.
Después de ingresar los argumentos, cierre el corchete y presione la tecla Enter para ver el resultado.
Suma de columnas no adyacentes
También puede sumar columnas no adyacentes utilizando la función SUMA. Así es cómo:
Seleccione cualquier celda de la hoja de trabajo donde desee mostrar el total de las columnas no adyacentes. Luego, comience la fórmula escribiendo la función = SUMA ( en esa celda. A continuación, seleccione el rango de la primera columna con el mouse o escriba la referencia del rango manualmente.
Luego, agregue una coma y seleccione el siguiente rango o escriba la segunda referencia de rango. Puede agregar tantos rangos como desee de esta manera y separar cada uno de ellos con una coma (,).
Después de los argumentos, cierre el corchete y presione Entrar para obtener el resultado.
Columna de suma usando rango con nombre
Si tiene una hoja de trabajo grande de datos y desea calcular rápidamente el total de números en una columna, puede usar rangos con nombre en la función SUMA para encontrar el total. Cuando crea rangos con nombre, puede usar estos nombres en lugar de las referencias de celda, lo que facilita la referencia a conjuntos de datos en Excel. Es fácil usar el rango con nombre en la función en lugar de desplazarse hacia abajo cientos de filas para seleccionar el rango.
Otra cosa buena de usar el rango con nombre es que puede hacer referencia a un conjunto de datos (rango) en otra hoja de trabajo en el argumento SUMA y obtener el valor de la suma en la hoja de trabajo actual.
Para usar un rango con nombre en una fórmula, primero debe crear uno. Así es como crea y usa un rango con nombre en la función SUMA.
Primero, seleccione el rango de celdas (sin encabezados) para el que desea crear un rango con nombre. Luego, diríjase a la pestaña "Fórmulas" y haga clic en el botón "Definir nombre" en el grupo Nombres definidos.
En el cuadro de diálogo Nuevo nombre, especifique el nombre que desea dar al rango seleccionado en el campo "Nombre:". En el campo "Alcance:", puede cambiar el alcance del rango nombrado como el Libro de trabajo completo o una hoja de trabajo específica. El alcance especifica si el rango nombrado estaría disponible para todo el libro de trabajo o solo para una hoja específica. Luego, haga clic en el botón "Aceptar".
También puede cambiar la referencia del rango en el campo "Se refiere a".
Alternativamente, también puede nombrar un rango usando el cuadro "Nombre". Para hacer esto, seleccione el rango, vaya al cuadro "Nombre" a la izquierda de la barra de fórmulas (justo encima de la letra A) e ingrese el nombre que desea asignar al rango de fechas seleccionado. Luego, presione Entrar.
Pero cuando crea un rango con nombre usando el cuadro Nombre, automáticamente establece el alcance del rango con nombre para todo el libro de trabajo.
Ahora, puede usar el rango con nombre que creó para encontrar rápidamente el valor de la suma.
Para hacer esto, seleccione cualquier celda vacía en cualquier lugar del libro de trabajo donde desee mostrar el resultado de la suma. Y escriba la fórmula SUMA con el rango con nombre como son sus argumentos y presione Entrar:
= SUMA (precios)
En el ejemplo anterior, la fórmula de la Hoja 4 se refiere a la columna denominada "Precios" en la Hoja 2 para obtener la suma de una columna.
Sumar solo las celdas visibles en una columna usando la función SUBTOTAL
Si ha filtrado celdas o celdas ocultas en un conjunto de datos o columna, usar la función SUMA para totalizar una columna no es ideal. Porque la función SUM incluye celdas filtradas u ocultas en su cálculo.
El siguiente ejemplo muestra lo que sucede cuando suma una columna con filas ocultas o filtradas:
En la tabla anterior, hemos filtrado la columna B por precios inferiores a 100. Como resultado, tenemos algunas filas filtradas. Puede notar que hay filas filtradas / ocultas en la tabla por los números de fila que faltan.
Ahora, cuando suma las celdas visibles en la columna B usando la función SUMA, debería obtener "207" como valor de la suma, pero en su lugar, muestra "964". Esto se debe a que la función SUMA también tiene en cuenta las celdas filtradas al calcular la suma.
Esta es la razón por la que no puede usar la función SUMA cuando hay celdas filtradas u ocultas involucradas.
Si no desea que las celdas filtradas / ocultas se incluyan en el cálculo al totalizar una columna y solo desea sumar las celdas visibles, entonces necesita usar la función SUBTOTAL.
Función SUBTOTAL
SUBTOTAL es una poderosa función incorporada en Excel que le permite realizar varios cálculos (SUMA, PROMEDIO, RECUENTO, MIN, VARIANZA y otros) en un rango de datos y devuelve un resultado total o agregado de la columna. Esta función solo resume los datos en las celdas visibles mientras ignora las filas filtradas u ocultas. SUBTOTAL es una función versátil que puede realizar 11 funciones diferentes en celdas visibles de una columna.
La sintaxis de la función SUBTOTAL:
= SUBTOTAL (núm_función, ref1, [ref2], ...)Argumentos:
núm_función(requerido)– Es un número de función que especifica qué función usar para calcular el total. Este argumento puede tomar cualquier valor de 1 a 11 o de 101 a 111. Aquí, necesitamos sumar las celdas visibles mientras ignoramos las celdas filtradas. Para eso, necesitamos usar "9".ref1(requerido)– El primer rango o referencia con nombre que desea subtotalizar.ref2(Opcional) - El segundo rango o referencia con nombre que desea subtotalizar. Después de la primera referencia, puede agregar hasta 254 referencias adicionales.
Sumar una columna usando la función SUBTOTAL
Si desea sumar celdas visibles y excluir celdas filtradas u ocultas, siga estos pasos para usar la función SUBTOTAL para sumar una columna:
Primero, necesitas filtrar tu tabla. Para hacer eso, haga clic en cualquier celda dentro de su conjunto de datos. Luego, navegue a la pestaña "Datos" y haga clic en el ícono de "Filtro" (ícono de embudo).
Las flechas aparecerán junto a los encabezados de las columnas. Haga clic en la flecha junto al encabezado de la columna con la que desea filtrar la tabla. Luego, elija la opción de filtro que desea aplicar a sus datos. En el siguiente ejemplo, queremos filtrar la columna B con números menores que 100.
En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, ingresamos "100" y hacemos clic en "Aceptar".
Los números de la columna se filtran por valores inferiores a 100.
Ahora, seleccione la celda donde desea mostrar el valor de la suma y comience a escribir la función SUBTOTAL. Una vez que abra la función SUBTOTAL y escriba el corchete, verá una lista de funciones que puede usar en la fórmula. Haga clic en "9 - SUMA" en la lista o escriba "9" manualmente como primer argumento.
Luego, seleccione el rango de celdas que desea sumar o escriba la referencia del rango manualmente y cierre el corchete. Luego, presione Entrar.
Ahora, obtendría la suma (subtotal) de solo las celdas visibles: "207"
Alternativamente, también puede seleccionar el rango (B2: B11) con los números que desea sumar y hacer clic en "Autosuma" en la pestaña "Inicio" o "Fórmulas".
Automáticamente agregará la función SUBTOTAL al final de la tabla y sumará el resultado.
Convierta sus datos en una tabla de Excel para obtener la suma de la columna
Otra forma sencilla que puede utilizar para sumar su columna es convertir los datos de su hoja de cálculo en una tabla de Excel. Al convertir sus datos en una tabla, no solo puede sumar su columna, sino que también puede realizar muchas otras funciones u operaciones con su lista.
Si sus datos aún no están en formato de tabla, debe convertirlos en una tabla de Excel. Así es como convierte sus datos en una tabla de Excel:
Primero, seleccione cualquier celda dentro del conjunto de datos que desee convertir en una tabla de Excel. Luego, vaya a la pestaña "Insertar" y haga clic en el icono "Tabla"
O puede presionar el atajo Ctrl + T para convertir el rango de celdas en una tabla de Excel.
En el cuadro de diálogo Crear tabla, confirme el rango y haga clic en "Aceptar". Si su tabla tiene encabezados, deje marcada la opción "Mi tabla tiene encabezados".
Esto convertirá su conjunto de datos en una tabla de Excel.
Una vez que la tabla esté lista, seleccione cualquier celda dentro de la tabla. Luego, navegue a la pestaña "Diseño" que solo aparece cuando selecciona una celda en la tabla y marca la casilla que dice "Fila total" en el grupo "Opciones de estilo de tabla".
Una vez que haya marcado la opción "Fila total", aparecerá inmediatamente una nueva fila al final de su tabla con valores al final de cada columna (como se muestra a continuación).
Y cuando haga clic en una celda en esa nueva fila, verá un menú desplegable junto a esa celda desde la cual puede aplicar una función para obtener el total. Seleccione la celda en la última fila (nueva fila) de la columna que desea sumar, haga clic en el menú desplegable junto a ella y asegúrese de que la función "SUMA" esté seleccionada de la lista.
También puede cambiar la función a Promedio, Recuento, Mínimo, Máximo y otros para ver sus valores respectivos en la nueva fila.
Sumar una columna según un criterio
Todos los métodos anteriores le mostraron cómo calcular el total de toda la columna. Pero, ¿qué sucede si desea sumar solo celdas específicas que cumplan con los criterios en lugar de todas las celdas? Luego, debe usar la función SUMIF en lugar de la función SUM.
La función SUMIF busca una condición específica en un rango de celdas (columna) y luego suma los valores que cumplen la condición dada (o los valores correspondientes a las celdas que cumplen la condición). Puede sumar valores según la condición del número, la condición del texto, la condición de la fecha, los comodines y también según las celdas vacías y no vacías.
Sintaxis de la función SUMIF:
= SUMIF (rango, criterios, [rango_suma])Argumentos / Parámetros:
rango– El rango de celdas donde buscamos las celdas que cumplen con los criterios.Criterios- Los criterios que determinan qué celdas deben resumirse. El criterio puede ser un número, cadena de texto, fecha, referencia de celda, expresión, operador lógico, carácter comodín y otras funciones.rango suma(Opcional) - Es el rango de datos con valores a sumar si la entrada del rango correspondiente coincide con la condición. Si no se especifica este argumento, en su lugar se suma el "rango".
Suponga que tiene el siguiente conjunto de datos que contiene datos de ventas de cada representante de diferentes regiones y solo desea sumar el monto de ventas de la región "Sur".
Puede hacerlo fácilmente con la siguiente fórmula:
= SUMIF (B2: B19, "Sur", C2: C19)Seleccione la celda donde desea mostrar el resultado y escriba esta fórmula. La fórmula SUMIF anterior busca el valor "Sur" en la columna B2: B19 y suma el monto de Ventas correspondiente en la columna C2: C19. Luego muestra el resultado en la celda E7.
También puede hacer referencia a la celda que contiene la condición de texto en lugar de usar directamente el texto en el argumento de criterios:
= SUMIF (B2: B19, E6, C2: C19)
Eso es.