Este tutorial cubre todo lo que necesita saber sobre la configuración y el uso de la herramienta Power Automate Desktop en Windows 11.
Microsoft Power Automate, anteriormente llamado Microsoft Flows, es una herramienta de automatización gratuita, incluida en Windows 11 como aplicación nativa. Power Automate es una aplicación de código bajo que permite a los usuarios automatizar tareas manuales repetitivas y que requieren mucho tiempo utilizando capacidades de automatización de procesos robóticos. Funciona igual que las macros en Excel, pero puede ayudarlo a automatizar cualquier cosa en un entorno de Microsoft.
Por ejemplo, puede usar Power Automate Desktop para mover datos entre sistemas en un horario o enviar un correo electrónico a una autoridad superior provocada por un evento en particular, o para manejar flujos de trabajo comerciales complejos, etc.
Power Automate es una herramienta basada en la nube que tiene 370 acciones predefinidas (conectores) que le permiten crear flujos a través de diferentes aplicaciones para que, en su lugar, pueda concentrarse en tareas más importantes. Además de los conectores prediseñados, también puede crear sus propios scripts o automatización. Este tutorial le mostrará cómo configurar y usar la herramienta Power Automate en Windows 11.
Configuración de Power Automate en Windows 11
Power Automate se puede utilizar para automatizar tareas en varias aplicaciones de Microsoft y aplicaciones de terceros mediante acciones predefinidas (plantillas) o grabando una serie de pasos que automatizarán una acción o tarea específica y luego le permitirán reproducir esa automatización cuando sea necesario.
Para ejecutar Power Automate, necesitará una licencia válida de Windows 10 u 11, un mínimo de 2 GB de RAM y 1 GB de hardware de almacenamiento, .NET Framework 4.7.2 o posterior, un navegador web actualizado y una conexión a Internet activa. Además de esto, necesitará un idioma y una distribución de teclado compatibles. Consulte las listas de idiomas y diseños de teclado compatibles que se pueden usar en la herramienta Power Automate en la página oficial.
Si es usuario de Windows 10, esta aplicación debe descargarse e instalarse desde flow.microsoft.com o Microsoft Store. Pero para las computadoras con Windows 11, viene como una aplicación incorporada.
Para acceder a la aplicación Power Automate Desktop, busque "Power Automate" en la búsqueda de Windows. Luego, haga clic en el resultado para abrir la aplicación.
Si está iniciando Power Automate por primera vez, buscará actualizaciones y descargará la última versión del programa. Entonces, espere a que termine de actualizarse.
Una vez que se actualice la aplicación, aparecerá la ventana de Power Automate Desktop y le pedirá que inicie sesión con su cuenta de Microsoft. Para hacer esto, haga clic en el botón "Iniciar sesión" para ingresar las credenciales de su cuenta.
Escriba su dirección de correo electrónico en el campo y haga clic en "Iniciar sesión".
Luego, ingrese su contraseña y haga clic en "Iniciar sesión" nuevamente.
A continuación, elija su país / región y haga clic en "Empezar".
Una vez que termine de configurar, se abrirá una nueva ventana como se muestra a continuación donde puede crear su automatización.
Creación de su automatización en Power Automate en Windows 11
Una vez que esté en la ventana de Power Automate Desktop (PAD), puede comenzar a construir sus procesos de automatización y se llamarán "Flujos".
Para crear una nueva automatización (flujo), haga clic en el botón "+ Nuevo flujo" de la esquina superior izquierda para iniciar el proceso de construcción.
Ingresa un nombre para tu flujo y haz clic en "Crear".
Esto abrirá dos ventanas. Una es la página Mis flujos, donde puede crear y administrar flujos.
Y la otra ventana es el editor de flujo donde puede grabar / editar flujos de trabajo (como se muestra a continuación). Si el editor de flujo no se abre automáticamente, simplemente haga doble clic en el nombre del flujo en la página Mis flujos.
La ventana del editor de flujo se divide en tres secciones. El panel de la izquierda se llama la sección "Acciones", donde puede encontrar las 370 acciones predefinidas. La sección del medio es la sección "Principal" donde puede editar el flujo de trabajo. Y el panel de la derecha son las "Variables", que almacena las variables de entrada / salida y de flujo cuando está creando una tarea.
También notará los botones Guardar, Ejecutar, Detener, Ejecutar acción por acción, Grabadora web y Grabadora de escritorio en la parte superior de la sección principal.
Puede crear flujos de dos formas diferentes: arrastrando y soltando acciones de las acciones predefinidas disponibles en el panel izquierdo o registrando los pasos de una tarea. También puede combinar esas dos formas para crear un diagrama de flujo.
Cree un flujo de trabajo y automatice una tarea con Desktop Recorder
Puede usar Power Automate Desktop (PAD) en tantos escenarios avanzados para automatizar tareas complejas que las proporcionadas en las acciones predefinidas. Se puede usar para ejecutar todo tipo de acciones complejas, como iniciar programas, abrir cuadros de diálogo, ingresar datos y mucho más.
Puede utilizar la grabadora de escritorio para registrar cada paso (como clics del mouse, pulsaciones de botones, pulsaciones de teclas, selección de opciones, etc.) que realiza para realizar una tarea y reproducir esos pasos siempre que sea necesario.
Por ejemplo, supongamos que le gustaría comenzar el día con una música en particular todos los días. Puede automatizar este proceso, en lugar de navegar a los archivos y reproducir la canción manualmente cada vez. Así es como haces eso.
En Power Automate Desktop (PAD), haga clic en "Nuevo flujo" para crear un nuevo flujo de trabajo.
Luego, asigne un nombre al flujo y haga clic en "Crear".
En la ventana del editor de flujo, haga clic en el botón "Grabadora de escritorio" en la parte superior central de la ventana.
En la ventana de Desktop Recorder, haga clic en el botón "Grabar".
Ahora, solo debes realizar los pasos (uno a uno) que quieras que lleve a cabo este proceso de flujo. A medida que realice los pasos, Power Automate los reconocerá y registrará esos pasos exactos.
Después de hacer clic en el botón "Grabar", minimice la grabadora de escritorio.
Luego, comience a realizar los pasos que desea que grabe la grabadora de escritorio.
Cada uno de los clics con el botón izquierdo del mouse, los clics con el botón derecho, los desplazamientos, las pulsaciones de botones y todas las acciones se registrarán exactamente. Por lo tanto, siga los pasos con cuidado al grabar.
Por ejemplo, las siguientes capturas de pantalla muestran cómo estamos navegando hacia la canción en nuestro disco local. A medida que abrimos el explorador de archivos y navegamos por nuestra unidad local, el PAD resalta los elementos con el rectángulo rojo. Cuando mueva el cursor sobre un elemento o seleccione un elemento, el PAD resaltará ese elemento y le informará qué tipo de elemento es, como se muestra a continuación.
Luego, hacemos doble clic en la canción (por ejemplo, Feeling Good de Nina Simone) para reproducir la música.
Luego, minimizamos el reproductor de música y cerramos el explorador de archivos.
Por último, cuando termine de grabar sus acciones, abra la grabadora de escritorio minimizada nuevamente y haga clic en "Finalizar" para detener la grabación.
Verá la lista de los pasos que siguió para realizar la tarea en la sección "Principal". Ahora, haga clic en elIcono "Guardar" para guardar esta grabación.
Tardará de unos segundos a unos minutos en guardar la grabación. Una vez que se haya guardado, recibirá un mensaje que le indicará que el flujo se ha guardado correctamente. Haga clic en "Aceptar" para cerrar el mensaje.
Ahora, puede hacer clic en el icono "Ejecutar" para reproducir el flujo que ha registrado. Realizará los pasos exactos que ha grabado con la grabadora de escritorio.
Ahora, con un solo clic, puede realizar rápidamente una tarea larga y repetitiva y ahorrar tiempo.
Además, si fue interrumpido mientras grababa el proceso de flujo, puede hacer clic en "Pausa" para detener el proceso de grabación y hacer clic en "Grabar" nuevamente para reanudar la grabación.
O, si registró un paso incorrecto o se perdió algo, siempre puede hacer clic en el ícono "Restablecer" para restablecer todo el proceso y comenzar de nuevo.
Cree un flujo con la grabadora web
Puede utilizar las acciones "Web" y "Automatización web" en el editor de flujo para crear algunos procesos sencillos de automatización web. Pero si desea crear procesos de flujo web más complejos (como completar un formulario en línea), puede utilizar la grabadora web para registrar un flujo. Para hacer eso, primero, debe configurar la Grabadora web.
Configuración de Web Recorder
Para crear un proceso de flujo web, haga clic en el icono "Grabador web" en el editor de flujo.
En la siguiente ventana, elija el navegador web que desee utilizar y, a continuación, haga clic en "Siguiente".
Esto abrirá la grabadora web y el navegador seleccionado con el sitio oficial de Microsoft.
Y Web Recorder le pedirá que instale la "extensión Power Automate Desktop" en el navegador elegido. Para instalar el navegador, haga clic en el botón "Obtener extensión".
Si elige Microsoft Edge, se mostrará la página siguiente, haga clic en el botón "Obtener" para instalar la extensión
Si seleccionó Google Chrome, le mostrará este sitio web complementario, haga clic en el botón "Agregar a Chrome".
Luego, aparecerá un mensaje en la esquina superior derecha del navegador para preguntarle si debe instalar esta extensión o no. Haga clic en el botón "Agregar extensión" para instalar la extensión.
Luego, aparecerá un mensaje informándole que la extensión se ha instalado en el navegador. El sitio web del complemento se verá diferente para cada navegador.
Luego, puede comenzar su proceso de grabación web para crear un flujo de trabajo.
Uso de Web Recorder en Power Automate
Por ejemplo, supongamos que tiene muchos formularios de solicitud de ingreso a la universidad para completar en línea. Normalmente, debe iniciar su navegador, abrir el sitio web y escribir todos los detalles usted mismo. Esto requiere varias pulsaciones de teclas, clics del ratón y desplazamientos. Y es un proceso que requiere mucho tiempo. Ahora, con Power Automate, puede registrar este proceso e imitar todo este proceso con un solo clic. Así es como se hace:
Abra Power Automate Desktop, haga clic en el icono "Grabadora web".
Luego, especifique el navegador, elija una pestaña del navegador donde desea automatizar el proceso. Esta página web debe estar precargada en el navegador. Solo entonces podrá seleccionarlo en la opción "Elija una pestaña". Estamos eligiendo una pestaña de formulario de solicitud en línea para este ejemplo.
En la ventana de diálogo Grabadora web, haga clic en el botón "Grabar".
Esto abrirá el navegador con la pestaña seleccionada.
Luego, cuando ingrese detalles, seleccione opciones o haga clic en los botones, la grabadora web resaltará los elementos en un cuadro rojo como se muestra a continuación (significa que la grabadora web está grabando esa acción).
Una vez que termine de ingresar los detalles, haga clic en "Enviar" o "Siguiente".
Luego, regrese a Web Recorder y verá la lista de todas las acciones (ingreso de texto, clic del mouse, etc.) que realizó en esa página web. Haga clic en "Finalizar" para detener y finalizar la grabación.
Lo llevará de regreso al editor de flujo. Allí verá la lista de acciones (Esta grabación tiene un total de 41 acciones).
Haga clic en el icono "Guardar" para guardar la grabación.
Luego, recibirá el mensaje que dice que su grabación se ha guardado.
Recuerde que la grabación solo funcionará en una página a la vez. Si va a la página siguiente o hace clic en un enlace para abrir otra página, la grabación se detendrá. Si tiene muchas acciones o si desea agregar otra página web, puede crear un subflujo.
Haga clic en el botón desplegable "Subflujos" junto a la pestaña Principal y haga clic en el botón "Nuevo subflujo".
Asigne un nombre al subflujo y haga clic en el botón "Guardar" en el cuadro de diálogo "Agregar un subflujo".
Luego, haga clic en la pestaña de subflujo y agregue acciones a través de grabaciones usando la opción Grabadora web o usando las acciones predefinidas en el panel izquierdo.
Una vez que haya terminado de agregar todas las acciones, guarde el flujo. Ahora, puede hacer clic en el icono "Ejecutar" en cualquier momento para reproducir / automatizar todo el proceso.
Cuando hace clic en el botón "Ejecutar", Power Automate iniciará el navegador, navegará al sitio web y comenzará a reproducir las acciones, una por una, automáticamente. Aquí, en este ejemplo, PAD completa los detalles del formulario uno por uno tal como lo ingresamos antes. Como una acción grabada que se está reproduciendo, verá que la acción está resaltada en amarillo como se muestra a continuación.
Y todas las acciones registradas se volverán a realizar exactamente.
Los procesos de automatización que mostramos aquí en este artículo fueron simples. Pero Power Automate Desktop es capaz de automatizar casi cualquier cosa en el entorno de Windows. Ofrece una amplia gama de herramientas para crear flujos de trabajo más complejos y detallados.
Eso es todo, amigos.