La guía más completa para convertirse en asistente de Microsoft Teams
Microsoft Teams es una de las mejores aplicaciones de Workstream Collaboration que existen. Tiene toneladas de funciones con un solo objetivo: hacer que la colaboración entre equipos sea sencilla y que el trabajo remoto sea lo más fluido posible.
La guía más completa para convertirse en asistente de Microsoft Teams
De hecho, para muchas personas, trabajar fuera del sitio ha aumentado la productividad y Microsoft Teams es una gran parte de ello. Pero si es nuevo en esto, puede resultar un poco abrumador. Pero confía en nosotros. Una vez que lo domines, te darás cuenta de lo que todos los demás están entusiasmados.
Aquí encontrará todo lo que necesita saber no solo para comenzar con Microsoft Teams, sino también para convertirse en un asistente de Microsoft Teams.
Equipos y canales: centro para el trabajo en equipo
Los equipos y los canales son los componentes básicos de Microsoft Teams. Son la encarnación física literal de todo el concepto de trabajo en equipo y colaboración detrás de Microsoft Teams.
Si se une a la organización de otra persona en Microsoft Teams, algunos equipos y canales ya existirían. Y lo agregarán a los equipos relevantes. Además, los equipos se componen de canales. Los canales pueden ser representativos de cualquier cosa, diferentes departamentos, proyectos, eventos, etc. que maneja un equipo.
Entonces, si su equipo tiene un departamento de marketing y ventas, estos podrían ser dos de los muchos canales que contiene. Pero si solo pertenece a un departamento, el propietario del equipo solo lo agregaría a ese canal. Además de los canales adicionales que puede crear, cada equipo tiene un canal general donde todos los miembros del equipo pueden comunicarse y colaborar. Puede organizar reuniones, compartir archivos, comunicarse con otros miembros del equipo y hacer mucho más en los canales.
Puedes crear un nuevo equipo, un nuevo canal, incluso un canal privado incluso si no eres el propietario del equipo. Los canales privados son exactamente lo que sugiere su nombre, son canales secretos a los que solo se puede acceder por invitación y ningún otro miembro del equipo (excepto el propietario) sabe siquiera que existen.
👉 Consulte nuestras intrincadas guías sobre cómo crear y administrar su propio equipo y canales, y luego, vaya un paso más allá para aprender sobre los canales privados.
Pero si no se une a la organización de otra persona, sino que crea la suya propia, antes que nada, debe aprender a configurar Microsoft Teams. Nuestra guía sobre cómo configurar y usar Microsoft Teams puede ayudarlo en su búsqueda.
Colaboración en canales con pestañas
La jerarquía en Microsoft Teams es la siguiente: los equipos constan de canales y los canales además tienen pestañas. Entonces, ¿qué son estas pestañas de todos modos? Las pestañas son atajos rápidos en los canales y uno de los lugares donde puede ocurrir una verdadera colaboración.
Cada canal tiene tres pestañas por defecto: Publicaciones, Archivos y Wiki. La pestaña de publicaciones es donde ocurren todas las conversaciones. La pestaña Archivos contiene una ruta rápida a todos los archivos compartidos en el canal. Pero realmente puede desbloquear su potencial agregando archivos y aplicaciones integradas como pestañas.
Las aplicaciones integradas son una de las características más poderosas de Microsoft Teams. Su existencia en el ecosistema es lo que diferencia a la aplicación de las demás. Y la capacidad de agregarlos como pestañas solo agrega la cereza en la parte superior. Como los miembros del equipo pueden acceder a todas las pestañas, puede colaborar sin esfuerzo y rápidamente con otros en cualquier archivo o aplicación después de agregarlos como pestañas. Ahora que lo pienso, las pestañas traen la "colaboración" a la colaboración en Microsoft Teams.
👉 Aprenda a agregar archivos y aplicaciones como pestañas en Microsoft Teams y comience a colaborar.
Reuniones en Microsoft Teams
Ninguna aplicación Workstream Collaboration está completa sin reuniones. Y Microsoft Teams lo hace de manera bastante magnífica. Ya sean reuniones privadas, reuniones de canal, reuniones individuales o reuniones programadas, Microsoft Teams le permite hacerlo todo.
Puede tener reuniones con los miembros de sus organizaciones, así como con personas ajenas a la organización. De hecho, incluso puede tener reuniones con personas que no son usuarios de Microsoft Teams. Estas personas se denominan invitados en el mundo de Teams, y cualquier reunión con ellos sería como reuniones con usuarios de Microsoft Teams; la aplicación no discrimina.
👉 Nuestra guía para usar Microsoft Teams para reuniones lo convertirá en un experto en todos los asuntos relacionados con las reuniones, e incluso obtendrá algunos consejos adicionales en el camino.
También puede programar reuniones en Microsoft Teams para que todos puedan estar al tanto y administrar su agenda en consecuencia. Anteriormente, solo los usuarios de Microsoft 365 Business tenían acceso a la función. Ahora, Microsoft Teams también ha agregado la capacidad para los usuarios de Microsoft Teams Free. Tenemos todos los detalles en nuestra guía para el mismo.
Mejorando las reuniones
Las videoconferencias contribuyen en gran medida a conectarse con sus compañeros, especialmente en estas circunstancias actuales. Pero hacer que las videoconferencias sean tan atractivas como las reuniones normales puede ser un desafío. Afortunadamente, Microsoft Teams tiene algunas herramientas que eliminan lo "aburrido" de estas reuniones y ayudan a aumentar la participación.
De hecho, una de estas características es una pluma en el límite de la aplicación, y la gente de Microsoft debería darse una palmada en la espalda por haberla inventado. ¿Se pregunta por qué estamos tan entusiasmados? ¡El modo juntos en Microsoft Teams!
Together Mode es una de las mejores nuevas incorporaciones a Microsoft Teams. Rompe las barreras del mundo virtual y le permite tener la experiencia de estar en la misma sala con otros participantes de la reunión. Es especialmente útil para los profesores a los que les resulta cada vez más difícil conectarse con sus alumnos en un entorno remoto. La sensación de estar prácticamente en la misma habitación puede hacer maravillas para aumentar el compromiso.
🏃♀️ Pase a nuestra guía para usar el modo Juntos para descubrir todo sobre esta joya de función.
El fondo virtual es otra característica que puede hacer que sus reuniones sean infinitamente mejores. Desde romper el hielo en una reunión incómoda hasta salvarlo de la vergüenza de un entorno desordenado, esta función es literalmente un salvavidas. Y algo que debes saber utilizar.
Nuestra guía aquí cubre todo lo que necesita saber sobre fondos virtuales en Microsoft Teams. Echale un vistazo.
Hay una característica esencial más que necesita para que sus reuniones sean indefinidamente mejores y atractivas. Microsoft Teams ahora tiene una vista de cuadrícula de 7 x 7 en las reuniones, es decir, puede ver la transmisión de video de hasta 49 personas en una sola reunión. Conocida como Vista de galería grande en el ecosistema de Microsoft Teams, es una de las características vitales necesarias en las reuniones. Aprenda todo sobre la Vista de galería grande y cómo usarla en nuestra guía completa aquí 👈.
Herramientas importantes para reuniones
Las reuniones en Microsoft Teams tienen excelentes herramientas que facilitan estar presente durante la reunión y concentrarse en lo importante. Estas herramientas no solo hacen que las reuniones virtuales sean el equivalente a su contraparte del mundo real, sino que incluso pueden mejorarlas.
Una de esas herramientas es la función para grabar reuniones. Las reuniones de Office no ofrecen el lujo de grabar reuniones con un solo botón como puede hacerlo con las reuniones celebradas en Microsoft Teams. La grabación de las reuniones también la hace ideal para producir material de formación para los nuevos miembros de sus equipos. Y lo adivinaste bien; tenemos guías detalladas sobre cómo grabar la reunión y ver o eliminar las grabaciones de la reunión.
Otro aspecto importante que se requiere durante las reuniones es la capacidad de tomar notas. Ahora, es más fácil tomar notas en reuniones físicas, pero tomar notas durante una reunión virtual puede ser un desafío. Es bueno que Microsoft Teams tenga la función para tomar notas que son colaborativas y pueden ser accedidas por todos los miembros de la reunión. E incluso puede acceder a ellos antes, durante y después de la reunión. Obtenga más información sobre las notas de la reunión en Microsoft Teams haciendo clic aquí.
Ahora, una de las dificultades que enfrentan las reuniones remotas surge del hecho de que no puede simplemente pedirle a alguien que se acerque a su estación de trabajo y mire su pantalla cuando necesite mostrarle algo. Pero Microsoft Teams tiene una solución para eso. Puede compartir su pantalla con otros participantes de la reunión. Y todo el proceso es pan comido.
Además, no siempre es necesario estar en una reunión para compartir la pantalla, a diferencia de muchas otras aplicaciones. Suponga que está en un chat con alguien y, de repente, tiene que compartir su pantalla con esa persona. No es necesario que primero inicie una reunión con ellos para eso. Simplemente puede compartir su pantalla en el chat en Microsoft Teams.
Microsoft Teams para profesores y escuelas
Hasta ahora, todas las funciones de las que hemos hablado en Microsoft Teams hacen que parezca más adecuado solo para reuniones de oficina. Pero eso no es cierto. Es solo un caso clásico de engaño en las apariencias. Microsoft Teams se adapta tanto a los profesores que buscan herramientas para enseñar a los estudiantes de forma remota como a las empresas.
No solo todas las características mencionadas anteriormente son increíblemente útiles para los profesores, sino que Microsoft Teams también tiene muchas otras características que lo convierten en una opción adecuada para enseñar a los estudiantes.
Microsoft Teams facilita el seguimiento de la asistencia a la reunión. Por lo tanto, los maestros no tienen que llevar un recuento manual de todos los estudiantes en la reunión, o si se van a la mitad o se unen tarde. Microsoft Teams lo hace por ti con un solo botón. Aprende cómo.
Otra cosa que todo maestro quiere de una aplicación de videoconferencia son las salas de reuniones. Las asignaciones grupales son una parte importante de la educación de un niño; les enseña cómo trabajar con los demás, al mismo tiempo que les ayuda a formar vínculos significativos. Ahora, Microsoft Teams aún no tiene una función oficial de salas de reuniones, aunque la habrá pronto, ya que estén trabajando en ella. Pero aún es más fácil que la mayoría de las aplicaciones usar la funcionalidad de Breakout Room en Mircosoft Teams con este simple truco. Sabes que quieres saber más. Haga clic en el enlace para acceder a la guía.
Microsoft Teams también ofrece una pizarra colaborativa que todos los miembros de la organización pueden iniciar, entintar o ver. Además de usted, el maestro, al usar la pizarra con fines educativos, incluso sus estudiantes pueden usarla para intercambiar ideas en las sesiones grupales, ya que es una pizarra colaborativa. Y hay bastantes pizarras para elegir en Microsoft Teams. ¿Cuál deberías elegir? Decisiones decisiones. Quizás nuestra guía pueda ayudarlo a tomar una decisión informada. Salta ️
Existe otra herramienta que Microsoft Teams agrega a su arsenal para hacer que la enseñanza remota sea más divertida y atractiva. Y aunque no existe una función directa para crear encuestas en Microsoft Teams como tal, puede hacerlo con las aplicaciones integradas. Y quiero decir, ¿para qué más existen estas aplicaciones integradas? Y ya sea que use Microsoft Teams Free o con una suscripción a Microsoft 365 Business, tenemos aplicaciones para ambos escenarios que harán que sea inquietantemente fácil crear encuestas. Ahora puede hacer preguntas a sus alumnos con total facilidad incluso mientras enseña de forma remota.
Y aunque los profesores se beneficiarán al máximo de todas estas funciones, también son útiles para las reuniones de oficina.
Lo que hemos discutido aquí es apenas la punta del iceberg. Microsoft Teams tiene mucho que ofrecer para facilitar la colaboración. Una vez que se adentre en el mundo de Microsoft Teams, encontrará que siempre hay más por descubrir, incluso cuando pensaba que lo tenía todo bien definido.
La plétora de características y versatilidad que ofrece no es comparable a ninguna otra. Tanto si eres del tipo de persona que "hace las cosas en el chat" o del tipo "vamos a tener una reunión", si eres un profesor o un director de proyecto, Microsoft Teams es la elección adecuada para ti.