La hoja de trucos definitiva para convertirse en un usuario profesional de Microsoft Teams
Microsoft Teams no necesita presentación en este momento. Si fuera 2019, seguro. Pero este ha sido el año de las aplicaciones de videoconferencia y Workstream Collaboration. Y Microsoft Teams se ha establecido con seguridad como uno de los MVP en el ecosistema WSC.
Eso es porque no es solo una aplicación de videoconferencia. Hay mucho más en Microsoft Teams. Y las escuelas y las oficinas lo adoran para el trabajo remoto exactamente por esta razón. Es la aplicación para colaborar con tus compañeros de equipo de la manera más eficiente. Pero el gran volumen de funciones de Microsoft Teams también puede resultar abrumador a veces. Si tan solo hubiera algo que pudiera ayudarlo, podría navegarlo rápidamente.
No importa si es un usuario antiguo o relativamente nuevo de Microsoft Teams; a todos les encanta una pequeña hoja de trucos para aumentar su productividad, presentarse como un profesional y tal vez incluso mostrar sus habilidades. Eso es exactamente lo que puede hacer con esta lista de consejos y trucos para casi todo lo que puede hacer en Microsoft Teams.
Consejos para aumentar la productividad
Hacer más trabajo en menos tiempo, ¿quién no quiere eso? ¡Ciertamente no usted ni sus empleadores! Estos consejos y trucos seguramente mejorarán su enfoque y llevarán sus niveles de productividad por las nubes.
Manténgase a la vanguardia de sus tareas
La aplicación Tasks en Microsoft Teams fue la aplicación más esperada por los fanáticos, pero eso no significa que todos recibieron la nota. Si estabas en el equipo que de alguna manera se perdió, debes subir a bordo de este tren ahora mismo, porque confía en nosotros, te lo estás perdiendo.
Tasks by Planner y To-Do combina la funcionalidad de ambas aplicaciones de Microsoft, Planner y To-Do, directamente en Microsoft Teams. Para que pueda realizar un seguimiento de su progreso y administrar sus tareas sin tener que cambiar entre varias aplicaciones. Por lo tanto, ya no tendrá que elegir entre su cordura o su horario.
La aplicación Tareas combina sus tareas personales de Tareas pendientes y tareas compartidas de la aplicación Planner directamente en Microsoft Teams. Puede agregarlo como una aplicación personal o incluso como una pestaña para administrar de forma colaborativa las tareas del equipo. La aplicación Tareas está disponible para todos los que tengan una suscripción a Microsoft 365.
👉 Domine cómo usar Tareas por Planificador y Tareas pendientes en Microsoft Teams.
Maneja la información como un mago con listas
Si conoce las aplicaciones adecuadas en Microsoft Teams, nadie podrá detenerlo. Microsoft Lists es una de esas aplicaciones que debe aprovechar. Con las listas, puede realizar un seguimiento de cualquier información, ya sea personal o colaborativa. La aplicación Listas puede ser útil si su equipo tiene información para rastrear, trabajar para organizar o flujos de trabajo para administrar.
Y para acelerar las cosas, existen plantillas específicas de la industria y del caso que facilitan aún más la creación de estas listas. Esta evolución de las listas de SharePoint puede ayudarlo a rastrear casi todo: problemas, activos, rutinas, eventos, inventario o contactos. Para llevar las cosas a un nivel superior, incluso puede tener un formato condicional para que los objetos en sus listas aparezcan o desaparezcan automáticamente cuando se cumplan ciertas condiciones. El uso de esta aplicación seguramente aumentará su productividad de manera exponencial.
👉 Aprenda a crear y usar listas en Microsoft Teams como un profesional.
Reenvíe correos electrónicos directamente a sus canales
El correo electrónico es una de las formas de comunicación más utilizadas en el mundo empresarial. La cantidad de correspondencia que se realiza a través de correos electrónicos es enorme. Pero también significa que cuando su organización usa Microsoft Teams, a veces se ve atrapado entre dos medios diferentes. Y copiar todo el contenido de sus correos electrónicos para publicarlo en un canal en Microsoft Teams puede ser muy agotador.
¡Eso es porque lo estás haciendo mal! ¿Sabe que cada canal de Microsoft Teams tiene una dirección de correo electrónico única a la que puede reenviar correos electrónicos directamente? Sí, has escuchado bien. Cualquier correo electrónico que envíe a esa dirección aparecerá como publicaciones directamente en el canal. ¡Qué eficiente es eso!
Para obtener la dirección de correo electrónico de un canal, vaya al ícono "Más opciones" (menú de tres puntos). Luego, haga clic en "Obtener dirección de correo electrónico" en el menú.
Se generará la dirección de correo electrónico. Cópialo para usarlo.
Utilice la barra de comandos
La barra de comandos en Microsoft Teams tiene que ser la característica menos utilizada. Pero tiene el potencial de convertirse en su característica más utilizada si sabe cómo usarla correctamente. La barra de comandos puede acelerar enormemente las cosas.
¿Quiere encontrar un mensaje antiguo, iniciar un chat o una llamada, ir a un canal, ver sus archivos? Utilice la barra de comandos para hacer todo esto y mucho más. Ni siquiera necesita recordar todos los comandos para usarlos. Microsoft Teams se lo proporciona. Todo lo que necesita recordar si la tarea que necesita hacer tiene un comando para poder hacerlo rápidamente.
Vea la guía detallada sobre cómo usar los comandos en Microsoft Teams para aumentar su productividad y ahorrar tiempo.
Desglose de las barreras del idioma
Hoy, los equipos globales no son una novedad. En cambio, cada vez hay más equipos repartidos por todo el mundo en esta era. Y eso requiere la necesidad de poder comprender el idioma de los demás para comunicarse de manera efectiva. Con Microsoft Teams, no tienes que ir a Google Translate y copiar / pegar ningún mensaje. Microsoft Teams ofrece un traductor inherente para este propósito exacto.
Haga clic en el icono "Más opciones" (menú de tres puntos) en el mensaje que desea traducir. Verá la opción "Traducir" en el menú; haga clic en él para obtener una traducción rápida del mensaje a su idioma predeterminado.
Mensajes de marcadores
Esto puede parecer una pequeña funcionalidad a primera vista, pero puede ahorrarle mucho tiempo. En lugar de intentar buscar mensajes antiguos mediante la barra de búsqueda, puede guardar los mensajes y acceder a ellos desde la sección "Guardados".
Vaya al mensaje y haga clic en el icono "Más opciones" (menú de tres puntos). Luego, haz clic en la opción "Guardar mensaje".
Para acceder a su mensaje guardado, puede usar el comando /salvado en la barra de comandos o haga clic en su imagen de perfil en la barra de tareas y seleccione "Guardado" en el menú que aparece.
Usar atajos de teclado
Si está buscando aumentar su productividad, no dude en usar atajos de teclado. Los atajos de teclado pueden ahorrarle mucho tiempo y, sin embargo, no muchas personas los aprovechan al máximo. No seas una de esas personas. Aprenda los atajos de teclado para las tareas que más realiza y haga las cosas rápidamente.
🤸♀️Vaya aquí para encontrar la lista de todos los atajos de teclado en Microsoft Teams para Windows, Web y Mac.
Consejos para mejores reuniones
Además de usar Microsoft Teams para colaborar con compañeros de equipo, otra cosa que la gente usa con mayor frecuencia es la aplicación para celebrar reuniones. Y ciertamente quieres ser un profesional en eso.
Utilice el modo Juntos para una experiencia de reunión inmersiva
Cuando se siente difícil participar en una reunión, como suele ocurrir: las reuniones en línea, después de todo, no son lo mismo que las reuniones del mundo real. El modo Juntos de Microsoft derriba barreras y muros virtuales, haciéndolos sentir como si estuvieran juntos en un espacio compartido.
Cuando hay 5 o más personas en la reunión, puede activar el modo Juntos. Vaya a la barra de herramientas de la reunión y haga clic en el icono "Más opciones" (menú de tres puntos). Luego, seleccione "Modo Juntos" en el menú para habilitarlo.
Actualmente, puede tener el modo Juntos en la vista del auditorio que lo hace sentir como si estuvieran todos sentados juntos en un espacio de auditorio compartido.
👉 Obtenga más información sobre el modo juntos en Microsoft Teams y cómo habilitarlo y usarlo.
Tener debates grupales con salas de reuniones
Ya sea que esté enseñando una clase o organizando reuniones de oficina, las discusiones grupales son una gran parte del proceso. Y con las salas de reuniones de Microsoft Teams, puede facilitar fácilmente a los participantes de la reunión en diferentes grupos.
Y ahora, ya no tiene que crear salas de grupos de trabajo manualmente en Microsoft Teams. Microsoft ha agregado soporte inherente para esta característica tan codiciada en las reuniones. Los organizadores de reuniones pueden dividir a los participantes en salas para grupos (hasta 50), ya sea de forma aleatoria o manual, quién va a dónde. La funcionalidad Breakout Room está disponible para usuarios de pago y gratuitos.
Para crear salas de grupos pequeños, vaya a la barra de herramientas de la reunión en la parte superior de la pantalla y haga clic en el icono "Sala de grupos pequeños". Luego, divida a los participantes en la cantidad de habitaciones que desee.
Usar notas de la reunión
Esta es una función muy subestimada que no recibe la atención y el reconocimiento que se merece. Meeting Notes en Microsoft Teams puede hacer que sus reuniones sean más fluidas. Ya sea que desee capturar todos los detalles importantes discutidos en la reunión o crear una agenda para las cosas que deben discutirse, las Notas de la reunión deberían ser su función de referencia.
Y lo más importante, están disponibles no solo durante la reunión, sino también antes y después (para las reuniones programadas). Confíe en nosotros, debe comenzar a usarlos ahora si no lo ha hecho antes.
Salte para familiarizarse con todos los detalles sobre el uso de Meeting Notes en Microsoft Teams.
Preservar el decoro en una reunión y, en cambio, levantar la mano
Mantener el decoro en las reuniones virtuales puede resultar muy difícil. Y como resultado, se ha convertido en una etiqueta de reunión en casi todas partes mantener el micrófono en silencio. Pero, ¿qué pasa cuando necesitas hablar? Dejar de silenciar su micrófono sin que se le pida que siga interrumpiendo la reunión.
En Microsoft Teams, no tiene por qué ser tan descortés. En su lugar, utilice el botón "Levantar la mano" siempre que necesite hablar algo. Le indica al hablante que tienes algo en mente, y luego puede pedirte que desactive el silencio y hable de una manera que no cree una interrupción. Es mejor que levantar la mano, ya que no hay garantía de que el orador mire su video, pero hay una garantía de que verá la "Mano levantada" en el panel de participantes.
Vaya a la barra de herramientas de la reunión y haga clic en el icono "Levantar la mano" para levantar la mano.
Transcribe tus reuniones
En caso de que alguna vez haya querido una transcripción de toda su reunión pero lo haya considerado imposible, no podría estar más equivocado. Microsoft Teams tiene una forma bastante rápida de obtener transcripciones de reuniones, pero solo funciona si su idioma predeterminado es el inglés y cuando se habló en inglés en la reunión.
Además, la política de su organización debería permitirle tener transcripciones de reuniones. También hay otra trampa involucrada: la transcripción solo está disponible para las reuniones que ha grabado. Incluso puede editar estas transcripciones antes de compartirlas.
Para obtener una transcripción, vaya a Microsoft Stream para ver la grabación. Luego, haz clic en el ícono de menú de tres puntos y selecciona "Actualizar detalles del video" en las opciones.
Seleccione el idioma en el menú desplegable "Idioma del video".
Ahora, haga clic en la casilla de verificación "Generar subtítulos automáticamente" para seleccionarla y haga clic en el botón "Aplicar" para obtener una transcripción.
Tener reuniones privadas no programadas
Las reuniones no programadas no siempre tienen que estar en un canal. O no siempre tiene que programar una reunión si desea mantenerla privada. Puede tener reuniones improvisadas que sean completamente privadas y no abiertas a todos en el canal. Y no, no estamos hablando de llamadas 1: 1 o llamadas grupales de chats grupales. Estas reuniones privadas son como otras reuniones, donde puede tener invitados de fuera de su organización, a diferencia de las llamadas de grupo o 1: 1.
Desde el menú de navegación, vaya a "Calendario" (para usuarios de Microsoft 365) o "Reuniones" (para usuarios de Microsoft Teams Free).
Luego, haga clic en la opción "Reunirse ahora" en la esquina superior derecha. Estas reuniones no ocurren en un canal y los miembros de su equipo no pueden saber que hay una reunión en curso, y mucho menos unirse a ella sin una invitación a la reunión.
Consejos para una mayor participación
Microsoft Teams es una aplicación de Workstream Collaboration. Y para colaborar mejor con sus compañeros de equipo, debe atraer su atención. Utilice estos consejos para hacer que sus mensajes y otras interacciones sean más atractivos, lo que se traduce en un aumento general de la productividad.
Realice encuestas para aumentar la participación
Las encuestas son una forma comprobada de crear una mejor participación, pero dado que no existe una función directa para crear encuestas en Microsoft Teams, muchas personas piensan que no es posible. Bueno, la mitad de la belleza de Microsoft Teams radica en los cientos de aplicaciones integradas que ofrece.
Y dos de estas aplicaciones integradas, Forms y Polly, pueden ayudarlo a realizar encuestas en sus canales. El único inconveniente que puede encontrar es que no puede realizar encuestas en una reunión, pero una vez que comience a usar estas aplicaciones, encontrará que no importa mucho de todos modos. Incluso puede tener encuestas colaborativas donde otros miembros del equipo también pueden contribuir a las preguntas de la encuesta.
👉Aquí hay una guía completa para crear encuestas en Microsoft Teams.
Cree mensajes enriquecidos usando las opciones de formato
Ya sea que se trate de participar en chats privados o comunicaciones de canal, formatee sus mensajes para salvar a todos de la difícil situación de leer mensajes sencillos y aburridos. Ya hay suficientes en el mundo. Haga clic en el icono "Formato" (A con un pincel) debajo del cuadro de mensaje para abrir las opciones de formato y poner en cursiva, negrita, subrayado y hacer mucho más con sus mensajes.
Usar asuntos en los mensajes del canal
Los mensajes son una de las formas de comunicación más importantes en Microsoft Teams. Se comparte más información a través de mensajes que en llamadas y reuniones en estos días. Por lo tanto, es importante invertir tiempo en los correctos y asegurarse de que no se pierdan en el mar de mensajes sin importancia que existen.
Las líneas de asunto son la forma más rápida de agregarles un poco de entusiasmo y asegurarse de que llamen la atención de la persona adecuada. Puede agregar un asunto de las opciones de formato para los mensajes que desea publicar en un canal. Obviamente, los mensajes de chat personales realmente no necesitan Asuntos, por lo que no puede agregarles uno.
Consejos para una mejor organización
Mantener las cosas organizadas sin perder la cordura puede parecer un poco abrumador a veces. Y todos hemos deseado que las cosas fueran más fáciles. Una mejor organización también conduce a una mayor productividad. Con estos consejos, puede mejorar sus habilidades organizativas para manejar mejor las cosas e impresionar a todos mientras lo hace.
Arrastra y suelta tus equipos para reordenar
Inicialmente, todos sus equipos están ordenados al azar en el orden en que fueron creados. En una lista larga de equipos, puede resultar abrumador llegar a los equipos importantes. Pero hay un hecho poco conocido en Microsoft Teams que los profesionales usan para ordenar sus equipos y ahorrar tiempo.
Puede arrastrar y soltar sus equipos para organizarlos en el orden que desee. Para que pueda tener a sus equipos más importantes en la parte superior, lo que agiliza el acceso a ellos.
Anclar canales y ocultar equipos
A veces, organizar sus equipos no es suficiente. Es posible que haya organizado sus equipos importantes en la parte superior, pero sigue siendo agregado a nuevos equipos, y ahí va todo su arreglo para los lobos. Bueno, no tiene por qué ser así. Hay otras formas de organizar sus equipos que le ahorrarán dolores de cabeza.
Puede fijar canales para que siempre aparezcan en la parte superior en una sección separada. Ve al ícono "Más opciones" (menú de tres puntos) a la derecha del canal y haz clic en él. Luego, seleccione "Fijar" en el menú.
También puede ocultar cualquier equipo innecesario para ordenar el menú de equipos. Haga clic en el icono "Más opciones" a la derecha del nombre del equipo y haga clic en la opción "Ocultar" del menú. Se puede acceder a todos sus equipos ocultos en cualquier momento desde la parte inferior del menú de navegación para equipos.
Consejos para una gestión más fluida
Ya sea que sea el jefe del equipo o simplemente el responsable de organizar una reunión, la administración no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Pero la mayor parte del tiempo lo es. Bueno, considera estos consejos como un remedio.
Asignar roles en una reunión
Cuando hay varios asistentes en la reunión, es fundamental poder controlar lo que cada asistente puede hacer. Por ejemplo, no siempre desea que todos puedan presentar y compartir contenido en una reunión. También hay ocasiones en las que desea que otra persona sea un coanfitrión que pueda hacer todas las cosas que usted puede hacer, como admitir a personas del vestíbulo y silenciar a otros participantes, etc.
Ahora puede asignar roles a personas en una reunión de Microsoft Teams. Las personas pueden ser presentadores o asistentes; los presentadores tienen el control total y los asistentes solo tienen acceso restringido.
Puede asignar roles de reunión antes de una reunión (para reuniones programadas) o durante. Para asignar roles durante una reunión, vaya al panel de participantes y haga clic en el icono "Más opciones" a la derecha del nombre del participante para acceder al menú de tres puntos. Luego, haz clic en la opción "Convertir en presentador" o "Hacer en asistente" según corresponda.
Ahorre tiempo y agregue miembros a granel
¿Cuántas veces ha deseado al crear sus equipos que hubiera una opción para agregar personas de forma masiva? Aquellos de ustedes que han tenido que crear equipos con más de 10 personas sin grupos de Office o equipos anteriores para usarlos como punto de partida, saben lo que puede ser un dolor de cabeza.
Bueno, si usa la aplicación web de Microsoft Teams, puede omitir este dolor y agregar miembros de forma masiva. El único inconveniente es que requiere el uso de una extensión de Chrome. También obtiene la ventaja adicional de ver a sus equipos en una pantalla de 2 columnas con esta extensión. Por lo tanto, puede ver más equipos mientras se desplaza menos.
👉Aprenda a usar la extensión de Chrome "Refined Microsoft Teams" para agregar miembros de forma masiva.
Consejos para una mejor experiencia en general
Estos pocos consejos pueden desafiar la categorización; sin embargo, los necesita en su vida para hacer que su experiencia en Microsoft Teams sea infinitamente mejor.
No ignore su estado
El estado en Microsoft Teams puede ser una herramienta poderosa a su disposición. Dado que su estado refleja su estado de disponibilidad real, se pueden evitar muchos problemas de comunicación que pueden surgir por no trabajar en el mismo espacio físico. Por lo tanto, utilícelo siempre para que otros miembros de su equipo sepan si está disponible, ausente, ocupado o en una llamada para que puedan saber qué esperar mientras se comunican con usted.
Puede utilizar los estados "Presencia de usuario" y "Personalizado" para aprovechar al máximo esta herramienta. Aunque la mayoría de las veces, Microsoft Teams configura su estado automáticamente en función de su estado (que se sabe que crea problemas para muchos), usted también puede establecer su estado.Vaya a su foto de perfil en la barra de tareas y luego seleccione un estado en el menú para configurarlo.
Buen dato: Incluso puede establecer su estado como "Fuera de la oficina" durante períodos de tiempo personalizados, ya sea que esté saliendo a almorzar o de vacaciones. Obtenga información sobre cómo configurar esta nueva opción de estado que de otro modo no está disponible en Microsoft Teams.
Escapa de los problemas que puede crear tu estado
Microsoft Teams cambia su estado automáticamente y, en general, es algo bueno. Pero para muchas personas que sufren microgestión en el trabajo, termina convirtiéndose en una molestia cuando Teams cambia automáticamente su estado a "Ausente" de "Disponible" dentro de los cinco minutos de inactividad.
Si desea evitar la situación en la que su supervisor termina pensando que apenas está trabajando en lugar de trabajar duro, use la aplicación Mouse Jiggler para mantener alejados sus problemas manteniendo su estado al contrario.
Enviar mensajes urgentes
¿Quiere asegurarse de que el destinatario vea su mensaje? Márquelo como urgente y se les notificará cada dos minutos durante veinte minutos seguidos. Son diez notificaciones, y no hay forma de que se pierdan eso. Ahora, si eso parece demasiado, pero el mensaje sigue siendo importante que un mensaje estándar, puede marcarlo como importante. No se notificará al destinatario con tanta persistencia, pero aún así sabrá que el mensaje es importante.
Haga clic en el "signo de exclamación" debajo del cuadro de mensaje en el chat personal y seleccione la prioridad de las opciones antes de enviar el mensaje.
Personaliza tus notificaciones para una experiencia más personalizada
De forma predeterminada, Microsoft Teams envía notificaciones para todos los mensajes, reacciones y menciones nuevos. Pero Teams ofrece amplias opciones de personalización, por lo que solo puede recibir notificaciones de las cosas sobre las que desea recibir notificaciones.
Abra la configuración y vaya a "Notificaciones" en el menú de navegación de la izquierda.
Aquí, puede modificar sus notificaciones para que se adapten a sus necesidades para casi todo: equipos y canales, chats, reuniones, personas y más.
Usa el modo oscuro al sacar un All-Nighter
Ya sea que vayas a pasar toda la noche esta vez o necesites trabajar hasta altas horas de la noche con regularidad, no dejes que esto afecte tus ojos o tus patrones de sueño. Use el modo oscuro en Microsoft Teams para proteger sus ojos de la luz cegadora de su computadora portátil por la noche.
Vaya a la configuración de la aplicación de escritorio de Microsoft Teams y cambie el tema de "Predeterminado" a "Oscuro".
Microsoft Teams tiene muchas cosas por descubrir que a veces pueden resultar abrumadoras. Estos consejos pueden ayudarlo a tomar las cosas de una en una, proporcionando un mejor manejo de las cosas. En poco tiempo, dominará las formas de Microsoft Teams y no se perderá en el laberinto.