Cree una lista desplegable de elementos en Excel para que la entrada de datos sea más fácil, rápida y sin errores. Con la función de validación de datos de Excel, puede crear fácilmente listas desplegables para ingresar datos en una hoja de trabajo o libro de trabajo.
Una lista desplegable o menú desplegable de Excel es un elemento de control gráfico que permite a los usuarios elegir una opción de una lista de opciones predefinidas. Esto hará que la entrada de datos sea más fácil, más rápida y reducirá la inexactitud y los errores tipográficos.
Por ejemplo, los usuarios pueden elegir fácilmente el estado del trabajo como TERMINADO en un menú desplegable. Pero si les brinda la opción de ingresarlo manualmente, es posible que ingresen la palabra completa FINALIZADO o PENDIENTE o EN CURSO, o FALLO. Llevará mucho tiempo escribir el estado de cada trabajo, pero si fuera una lista desplegable, acelerará el proceso de entrada de datos.
En esta publicación, le mostraremos una manera rápida y fácil de crear una lista desplegable usando datos de celdas, o ingresando datos manualmente o usando fórmulas en Excel.
Crear una lista desplegable usando datos de celdas
Por ejemplo, puede crear un menú desplegable para rastrear el estado de cada uno de los viajes que planea realizar (como se muestra en la imagen a continuación).
Primero, escriba los elementos que desea que aparezcan en el menú desplegable en una matriz de celdas. Puede hacer esto en la hoja que contendrá las listas desplegables o en una hoja diferente.
En este ejemplo, escribimos la lista de elementos para la lista desplegable en la Hoja 2.
Regrese a la Hoja 1 y luego seleccione la celda B2 (esta es la celda donde configurará su menú desplegable).
A continuación, vaya a la pestaña "Datos", haga clic en el icono "Validación de datos" y seleccione "Validación de datos" en el menú desplegable.
En el cuadro de diálogo "Validación de datos", seleccione "Lista" en el menú desplegable "Permitir:" y haga clic en "Aceptar".
Haga clic en el cuadro "Fuente" y puede seleccionar la lista de elementos que desea agregar como las opciones que aparecerán en la lista.
Ahora, seleccione la lista de elementos (A1: A5) de la Hoja 2.
Y la ubicación donde los valores para el menú desplegable se agregarán automáticamente al cuadro Fuente. Ahora, haga clic en "Aceptar". Si desmarca la opción "Ignorar negro", Excel obligará a los usuarios a seleccionar un valor de la lista.
Ahora ha creado una lista desplegable en la celda B2 de la columna Estado.
Para copiar la lista desplegable a las 5 filas, simplemente haga clic en el pequeño cuadrado verde en la parte inferior izquierda del cuadro desplegable y arrástrelo hacia la celda B6.
Ahora, la lista desplegable se copia de la celda B2 a B6.
Crear una lista desplegable ingresando datos manualmente
Alternativamente, puede agregar elementos directamente al menú desplegable ingresándolos manualmente en el campo "Fuente" de la ventana de diálogo Validación de datos.
En este ejemplo, está agregando una lista desplegable para la temporada en la que visita las ciudades. Entonces, seleccione la celda C2 para crear una lista desplegable.
Abra el cuadro de diálogo "Validación de datos" de la pestaña "Datos".
Seleccione "Lista" de los criterios de validación y escriba su lista en el cuadro "Fuente". Todos los elementos deben ingresarse sin espacios, separados por una coma entre cada elemento.
Aquí, ingrese "Primavera, Verano, Otoño, Invierno" en el campo de origen y haga clic en "Aceptar".
Ahora, todos los elementos (opciones) ingresados en el campo Fuente aparecerán en diferentes líneas en la lista desplegable. Luego, puede arrastrar y copiar la lista al resto de las filas como lo hizo en el método anterior.
Crear una lista desplegable con fórmulas
Otra forma de crear una lista desplegable es utilizando la fórmula DESPLAZAMIENTO en el campo de origen.
En este ejemplo, estamos creando una lista desplegable en la columna Año. Seleccione la celda D1 y vaya a Datos -> Herramientas de datos -> Validación de datos.
En las ventanas de Validación de datos, ingrese este campo de origen de fórmula en lugar de la referencia de celda o los elementos ingresados manualmente:
= DESPLAZAMIENTO (referencia, filas, columnas, [alto], [ancho])Ahora ingrese la lista de elementos para la lista desplegable (Año) en la Hoja 2.
En la fórmula, especifique la referencia de celda como B1 (el punto de inicio de la lista), especifique filas y columnas como 0 para evitar compensar la referencia y especifique como Alto como 5 para los elementos de la lista.
= COMPENSACIÓN (Hoja2! $ B $ 1,0,0,5)Ahora, si ingresa esta fórmula en el campo de origen, devuelve una matriz que tiene la lista de los años (B1: B5).
Esto creará una lista desplegable que muestra todos los años en el rango de celdas B1: B5 de la Hoja 2.
Eliminar una lista desplegable
También puede eliminar una lista desplegable en Excel. Para eliminar una lista desplegable, seleccione la celda con la lista desplegable. Luego vaya a Datos -> Herramientas de datos -> Validación de datos.
Haga clic en el botón "Borrar todo" en la esquina inferior izquierda del cuadro de diálogo "Validación de datos" y haga clic en "Aceptar". Esto eliminará la lista desplegable en la celda seleccionada.
Si desea eliminar todas las listas desplegables en la hoja de trabajo, marque "Aplicar estos cambios a todas las demás celdas con la misma configuración" antes de hacer clic en el botón "Borrar todo". Luego, haga clic en "Aceptar" para aplicar.
Ahora, puede crear y eliminar listas desplegables siguiendo esta guía paso a paso.