El formato condicional le permite resaltar datos importantes y aplicar un formato específico a las celdas que cumplen con ciertos criterios.
El formato condicional de Excel es una característica poderosa que le permite cambiar el formato de las celdas según una condición (o criterios). El formato condicional ayuda a resaltar, enfatizar o diferenciar los datos almacenados en una hoja de cálculo de Excel.
Todas las reglas de formato condicional se basan en una lógica simple: si las condiciones son verdaderas, se aplicará un formato específico; si las condiciones son falsas, no se aplicará el formato.
El formato condicional lo ayuda a resaltar datos importantes en un conjunto de datos, enfatizar anomalías y visualizar datos usando barras de datos, colores y conjuntos de iconos. En este tutorial, exploraremos cómo aplicar formato condicional para resaltar celdas o rangos de celdas según una condición.
Cómo aplicar el formato condicional de Excel
Por ejemplo, usted está a cargo de administrar una gran lista de inventario con varios artículos y su respectiva cantidad en stock. Y si la cantidad en stock de un artículo en particular es inferior, digamos 50, es importante que lo sepa para poder reabastecerlo.
Si esa lista de inventario tiene un conjunto de datos con cientos de filas, no es muy efectivo buscar fila por fila para ver si hay algún número en esa columna que esté por debajo de "50". Ahí es donde la función de formato condicional resulta útil. Con unos pocos clics con el mouse, puede resaltar todos los valores en una columna que sea menor a '50'.
Formato condicional con reglas de resaltado
En nuestro ejemplo, tenemos una hoja de trabajo que contiene registros de ventas de algunos productos. queremos destacar la cantidad que es menos de 500 en ventas.
Para hacer eso, primero seleccione el rango de celdas al que desea aplicar una regla (condición). En nuestro ejemplo, queremos resaltar la cantidad que es menos de 500 en la columna "Cantidad", así que seleccione la columna D. Puede resaltar valores en un rango de celdas o múltiples rangos de celdas, o incluso en una hoja completa.
Luego, vaya a la pestaña "Inicio" y haga clic en "Formato condicional". Seleccione "Resaltar reglas de celdas" en el menú desplegable y, dado que queremos encontrar menos de 500 valores, haga clic en la opción "Menor que". Excel ofrece siete reglas de resaltado preestablecidas. Puede utilizar cualquiera de ellos para resaltar datos.
A continuación, aparecerá un cuadro de diálogo "Menor que". En eso, ingrese "500" en el cuadro "Dar formato a las celdas que son MENOS QUE" y seleccione el formato para el resaltado en el menú desplegable junto a él.
Ahora, las celdas que contienen menos de 500 en sus valores se resaltarán en el formato elegido.
Veamos cómo resaltar valores que contienen una cadena de texto específica. En el siguiente ejemplo, queremos destacar a todos los empleados de Nueva Gales del Sur (NSW).
Para hacerlo, vaya a la pestaña Inicio -> Formato condicional -> Resaltar reglas de celdas -> Texto que contiene.
Puede usar otras opciones en el menú desplegable horizontal "Resaltar reglas de celdas" para resaltar valores duplicados, fechas, mayor que, igual a o entre valores.
En el cuadro de diálogo Texto que contiene, ingrese "NSW" en el cuadro, elija el formato y haga clic en "Aceptar".
El resultado:
Formato condicional con reglas superiores / inferiores
Las reglas de arriba / abajo son otras reglas de formato condicional preestablecidas integradas útiles disponibles en Excel. Estas reglas le permiten llamar la atención sobre el número superior (n) de elementos, el número superior (n) de porcentaje, el número inferior (n) de elementos, el número inferior (n) de porcentaje o los valores de celda que están arriba promedio o por debajo del promedio.
Supongamos que tiene el registro de calificaciones de un estudiante en una hoja de cálculo y desea conocer los 10 mejores (los 10 primeros) de esa lista. Con el formato condicional, puede resaltar las 10 mejores marcas o las 15 mejores, o cualquier (n) número de elementos principales. Para resaltar los 10 elementos principales en un rango de celdas, primero, seleccione el rango (Total) en la tabla.
Luego, vaya a "Formato condicional", expanda "Reglas superiores / inferiores" y seleccione la opción "Diez elementos principales ...".
En el cuadro de diálogo "Los 10 elementos principales", cambie el número de rangos con flechas pequeñas en el campo izquierdo. Si desea resaltar los 20 primeros rangos (nota total) en su lista de calificaciones, establezca el número en 20. El valor predeterminado ya es 10, así que lo mantenemos. Elija el formato de celda en el campo derecho y haga clic en "Aceptar"
Las 10 mejores marcas de la columna "Total" se resaltan como se muestra a continuación.
Supongamos que desea encontrar calificaciones por debajo del promedio en la columna "Examen 1" en esa misma hoja de calificaciones. Para hacerlo, vaya a la pestaña Inicio -> Formato condicional -> Reglas superiores / inferiores -> Por debajo del promedio.
Puede configurar su propio formato condicional en lugar de elegir una de las condiciones predefinidas. Para crear su propio formato, seleccione la opción "Formato personalizado" en la ventana "Por debajo del promedio".
Se abrirá una nueva ventana de Formato de celdas, aquí puede personalizar sus celdas de formato. Estamos seleccionando un color naranja para resaltar las marcas por debajo del promedio. Una vez que haya terminado, haga clic en "Aceptar" dos veces para ver el resultado.
El resultado:
Aplicar barras de datos
Las barras de datos son simplemente barras horizontales en sus celdas. El tamaño de la barra es relativo al valor de la celda respectivo al valor de otras celdas en el rango seleccionado. Eso significa que el valor de la barra corta es bajo en comparación con otros valores de celda y una barra larga significa que el valor es alto en comparación con otros valores de celda.
Primero, seleccione el rango de celdas que desea visualizar con las barras de datos.
A continuación, vaya a "Formato condicional" en la pestaña "Inicio", luego expanda "Barras de datos" en el menú desplegable y elija su elección de la barra de datos.
La diferencia entre el formato de la barra de datos y otros formatos es que se muestra en todas las celdas en lugar de cumplir una condición específica.
Aplicar escalas de color
Las escalas de color son muy similares a las barras de datos porque ambas correlacionan el valor de la celda individual con el valor de otras celdas en el rango seleccionado. Sin embargo, las barras de datos visualizan el valor de la celda por la longitud de una barra, mientras que las escalas de color lo hacen con degradados de color.
Cada opción de escala de color utiliza patrones de degradado de dos o tres colores. Un color se asigna a los valores más altos, otro color se asigna a los valores más bajos y todos los demás valores intermedios obtienen una combinación de esos dos colores.
Para esto, usaremos el mismo ejemplo que usamos para las barras de datos. Seleccione el rango de celdas, vaya a Inicio -> Formato condicional -> Escalas de color. Luego, elija una gama de colores en el menú desplegable horizontal Escalas de color.
Cuando elegimos la primera gama de colores, el color rojo se asigna al valor más bajo, el color verde se asigna al valor más alto y todos los valores intermedios son colores asignados que son una combinación de colores rojo y verde (como se muestra a continuación). Dado que el amarillo se obtiene combinando rojo y verde con la misma intensidad, se asignan las celdas con valores medios.
Aplicar conjuntos de iconos
Los conjuntos de iconos son otro método para visualizar los datos dentro de cada celda y correlacionar las celdas entre sí.
Seleccione las celdas y haga clic en Inicio -> Formato condicional -> Conjuntos de iconos. Puede elegir cualquiera de estos conjuntos de iconos que se adapten mejor a sus necesidades. Para nuestro ejemplo, elegiremos la primera opción en Direccional.
Flechas rojas, amarillas y verdes que indican, respectivamente, artículos de precio bajo, medio o alto.
Quitar formato condicional
Para eliminar el formato condicional, vuelva a la opción "Formato condicional" en la pestaña "Inicio" y haga clic en "Borrar reglas". Luego, elija qué reglas desea borrar.
Elegiremos "Borrar reglas de toda la hoja" para eliminar todo el formato condicional de la hoja de trabajo.
Ahora, ha aprendido a usar el formato condicional para formatear celdas con la condición preestablecida de Excel.