Esta guía le mostrará cómo ordenar alfabéticamente en Excel usando la función Ordenar y Filtrar, y fórmulas para organizar y formatear los datos en orden.
Microsoft Excel es un software eficaz para organizar datos importantes, como finanzas, datos de ventas, información de clientes, etc. Alfabetizar los datos en hojas de trabajo es una de las mejores formas de organizar, acceder y hacer referencia a esos datos rápidamente. Ordenar alfabéticamente un rango de celdas significa ordenar un rango alfabéticamente en Excel. Los datos se pueden clasificar en ambos sentidos, ya sea en orden ascendente o descendente.
Por ejemplo, supongamos que tiene un gran conjunto de datos de la información del pedido del cliente y desea encontrar el historial de pedidos de un cliente en particular. Revisar toda la lista se convertirá en una tarea ardua. En lugar de perder el tiempo desplazándose, puede ordenar alfabéticamente sus columnas para encontrar sus datos rápidamente.
Hay varias formas de alfabetizar los datos en Excel, según el tipo de conjunto de datos en el que esté trabajando. Excel le permite ordenar una sola columna o una sola fila o rango seleccionado o una hoja de trabajo completa, así como opciones para agrupar varias columnas o filas juntas mientras las ordena. Aprendamos a ordenar alfabéticamente los datos en hojas de cálculo de Excel por filas o columnas.
¿Por qué alfabetizar los datos en Excel?
Alfabetizar los datos tendrá numerosas ventajas:
- Hace que los datos sean más sensibles y facilita su lectura.
- Hace que sea más fácil para un usuario buscar un valor particular o el nombre de un cliente en una hoja de datos de Excel.
- Ayuda al usuario a identificar visualmente registros duplicados para que podamos evitar errores de entrada de datos.
- Permite a los usuarios agrupar fácilmente las columnas o listas para que los usuarios puedan verlas una al lado de la otra.
Ordenar alfabéticamente (ordenar alfabéticamente) es una forma fácil y común de ordenar rápidamente su información. Es particularmente útil para conjuntos de datos muy grandes. En total, hay 4 formas de ordenar alfabéticamente los datos en Excel: botón A-Z o Z-A, función de clasificación, función de filtro y fórmulas.
Alfabetizar una columna en Excel
La forma más rápida de ordenar alfabéticamente en Excel es mediante la función Ordenar incorporada.
Primero, abra la hoja de cálculo que contiene el conjunto de datos. Seleccione las celdas o la columna que desea ordenar y asegúrese de no seleccionar ninguna celda en blanco. Luego, vaya a la pestaña "Datos" y haga clic en "A-Z" para ordenar de forma ascendente o "Z-A" para ordenar de forma descendente en el grupo Ordenar y filtrar.
Si hay celdas en blanco en el medio, Excel asume que todos los datos se han ordenado y se detiene encima de la celda negra. Si desea ordenar toda la columna, simplemente seleccione cualquier celda de la columna y use la opción anterior.
También se puede acceder a las mismas opciones en la herramienta "Ordenar y filtrar" en la sección Edición de la pestaña "Inicio".
Una vez que haga clic en el botón, Excel alfabetice su lista inmediatamente.
Cómo ordenar y mantener juntas las filas en Excel
Puede ordenar fácilmente una columna si solo tiene una columna en su hoja de trabajo, pero se complica un poco cuando su hoja de trabajo contiene varias columnas al lado de la columna que desea ordenar. Además, a veces, trabajamos en hojas de cálculo en las que necesitamos mantener intactas las filas correspondientes después de ordenar la columna.
Por ejemplo, si tenemos una hoja de cálculo con la lista de calificaciones de los estudiantes. Cuando ordenamos la columna de nombres de estudiantes en orden alfabético, también queremos que las marcas ingresadas en las filas junto a ellos también se muevan en consecuencia.
En tales casos, puede usar el botón "A-Z" o "Z-A" para ordenar una de las columnas en orden alfabético y automáticamente organizará los datos en otras columnas, manteniendo las filas juntas. Veamos cómo funciona eso con otro ejemplo.
Primero, seleccione la primera columna según la cual desea ordenar otras columnas. Luego, seleccione "A-Z" o "Z-A" en la pestaña Datos o en la pestaña Inicio para ordenar los datos en una columna, y Excel reorganizará automáticamente las otras columnas en consecuencia.
Una vez que haga clic en el botón de clasificación, aparecerá una ventana de diálogo de advertencia de clasificación. Seleccione el botón de opción "Expandir la selección" y haga clic en el botón "Ordenar".
Esto mantendrá las filas juntas mientras ordena las columnas, sin que no coincidan los datos (como se muestra a continuación).
Si selecciona la opción "Continuar con la selección actual", Excel solo ordenará la columna seleccionada.
Cómo ordenar alfabéticamente por varias columnas
Si desea ordenar alfabéticamente un conjunto de datos por más de una columna, puede hacerlo con la función Ordenar de Excel.
Por ejemplo, queremos ordenar la siguiente tabla alfabéticamente primero por País y luego por Nombre:
Primero, seleccione la tabla completa que desea ordenar por orden alfabético, luego vaya a la pestaña "Datos" y en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en "Ordenar".
O haga clic en el icono "Ordenar y filtrar" en la sección de edición de la pestaña "Inicio" y seleccione "Orden personalizado" para acceder a la misma función.
Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar y mostrará la primera columna (parámetro) en la que se ordenará la tabla. En el cuadro desplegable 'Ordenar por', seleccione la columna principal por la que desea ordenar alfabéticamente los datos primero, 'País' en nuestro caso, y en el menú desplegable 'Orden' elija 'A a Z' o 'Z a A' .
Luego, haga clic en el botón "Agregar nivel" para agregar el segundo nivel de clasificación. Seleccione la segunda columna (en nuestro caso, Nombre) por la que desea ordenar alfabéticamente los datos en el cuadro "Ordenar por" y seleccione "A a Z" o "Z a A". Si su tabla tiene encabezados en la parte superior, marque la casilla de verificación "Mis datos tienen encabezados" para que pueda omitir los encabezados mientras los ordena. Agregue más niveles de clasificación si es necesario y haga clic en "Aceptar".
La tabla está ordenada alfabéticamente: primero por País y luego por Nombre como se muestra a continuación.
Cómo ordenar filas alfabéticamente en Excel
A veces, es posible que desee ordenar alfabéticamente las filas en Excel, en lugar de las columnas. Esto se puede hacer usando la función Ordenar de Excel. Por ejemplo, supongamos que tiene una hoja de cálculo en la que la columna B a T de la primera fila contiene los nombres de las ciudades, donde la cantidad de tiendas disponibles en diferentes tipos de minoristas y la columna A contiene el tipo de minorista. Las celdas se utilizan para realizar un seguimiento de cuántas tiendas hay en cada ciudad en diferentes categorías de minoristas.
Primero, seleccione todas las filas que desea ordenar alfabéticamente; Si no desea mover las etiquetas de las filas, déjelas fuera de su selección. Ahora, vaya a la pestaña "Datos" y haga clic en "Ordenar" en el grupo Ordenar y filtrar.
En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en el botón "Opciones".
Aparecerá otro pequeño cuadro de diálogo, que le dará la opción de seleccionar "Ordenar de izquierda a derecha" o "Ordenar de arriba a abajo". Seleccione la opción "Ordenar de izquierda a derecha" para ordenar alfabéticamente por fila y haga clic en "Aceptar" para volver al cuadro de diálogo Ordenar.
Ahora, seleccione la fila que desea ordenar alfabéticamente en la lista desplegable "Ordenar por" (Fila 1 en este ejemplo). En el otro campo, mantenga los valores de celda en el cuadro "Ordenar" y seleccione "A a Z" (orden ascendente) en el cuadro Orden. Luego, haga clic en "Aceptar" para cerrar el cuadro de diálogo.
Ahora, la primera fila de nuestra tabla está ordenada alfabéticamente (ascendente) y las filas restantes se reorganizan en consecuencia, como se muestra a continuación.
Cómo ordenar alfabéticamente una columna usando un filtro
Otra forma rápida de ordenar alfabéticamente en Excel es mediante la función Filtro. Una vez que aplica filtros a las columnas, se puede acceder a las opciones de clasificación para todas las columnas con solo un clic del mouse.
Para agregar un filtro a las columnas, seleccione una o más columnas y haga clic en la opción "Filtro" en el grupo Ordenar y filtrar en la pestaña "Datos". Si desea aplicar el filtro a toda la tabla, seleccione cualquier celda de la tabla y haga clic en la opción "Filtro".
También puede acceder a la opción Filtro haciendo clic en la herramienta "Ordenar y filtrar" en el grupo Edición de la pestaña "Inicio" y seleccionando "Filtro".
Aparecerá una pequeña flecha desplegable en cada uno de los encabezados de columna. Haga clic en la flecha de cualquier columna que desee ordenar alfabéticamente y seleccione "Ordenar de la A a la Z" o "Ordenar de la Z a la A".
Esto organizará la columna que desee en el orden alfabético elegido, y si elige "Ordenar de la A a la Z", aparecerá una pequeña flecha hacia arriba en el botón de filtro que indica el orden de clasificación (ascendente):
Clasificación avanzada en un orden personalizado
Ordenar alfabéticamente no es ideal para todos los datos alfabéticos. A veces, los datos pueden ordenarse alfabéticamente, pero no es la forma más eficaz de ordenarlos.
Imaginemos una situación en la que puede tener una lista que contenga los nombres de meses o días de la semana; ordenar alfabéticamente no es útil en esa situación. Tiene más sentido ordenar esa lista cronológicamente. Si ordena de la A a la Z, organizará los meses en orden alfabético, abril vendrá primero, luego agosto, febrero, junio, etc. Pero esto no es lo que quieres. Afortunadamente, es muy fácil organizar cronológicamente en Excel usando la opción Orden personalizado avanzado.
Comience seleccionando la tabla que desea ordenar. Luego, seleccione "Orden personalizado" en "Ordenar y filtrar" en la sección Edición de la pestaña Inicio.
En el cuadro de diálogo Ordenar, elija la columna que contiene los meses del año en la sección de columnas, ordene por "Valores", como de costumbre, y en la sección Orden, elija "Lista personalizada".
En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, puede crear una lista propia. Hay algunas listas personalizadas predeterminadas que incluyen días de las semanas, meses abreviados, meses del año, etc. Elija la opción de clasificación adecuada según sus necesidades (en nuestro caso, enero, febrero, ..) y haga clic en "Aceptar". Luego, haga clic en "Aceptar" nuevamente para ordenar su lista cronológicamente.
Notará que ha ordenado correctamente la lista según el orden del mes.
Cómo ordenar alfabéticamente en Excel usando fórmulas de Excel
Si eres fanático de las fórmulas, entonces puedes usar fórmulas de Excel para ordenar alfabéticamente una lista. Las dos fórmulas que se pueden utilizar para ordenar los datos en orden alfabético son COUNTIF y VLOOKUP.
Por ejemplo, tenemos una lista de nombres que queremos alfabetizar usando una fórmula.
Para ordenar esto, agregaremos una columna temporal llamada este "Orden de clasificación" a la tabla existente.
En la celda (A2) junto a los datos, use la siguiente fórmula CONTAR.SI:
= CONTAR.SI ($ B $ 2: $ B $ 20, "<=" y B2) La fórmula anterior compara un valor de texto en la celda B2 con todos los demás valores de texto (B3: B20) y devuelve su rango relativo. Por ejemplo, en la celda B2, devuelve 11, ya que hay 11 valores de texto que son inferiores o iguales al texto "Nancy" en orden alfabético. El resultado es el orden de clasificación del nombre del empleado en la celda B2.
Luego use el controlador de relleno y arrastre esta fórmula para llenarlo en todo el rango. Esto da el orden de clasificación de cada uno de los nombres de la lista.
Ahora, tenemos que organizar los datos que se muestran en la captura de pantalla anterior en función del número de orden de clasificación, y para hacer esto, usaremos una función BUSCARV.
La sintaxis:
= BUSCARV (, A: B, 2,0)Aquí, "número de clasificación" representa los números en orden ascendente del 1 al 20. Para el orden descendente, los números deben ser del 20 al 1.
Aquí, tenemos la Columna D para los nombres ordenados. Para la celda D2, ingrese la siguiente fórmula BUSCARV:
= BUSCARV (1, A: B, 2,0)Del mismo modo, para la segunda y tercera celdas, debe usar la fórmula como:
= BUSCARV (2, A: B, 2,0) y = BUSCARV (3, A: B, 2,0) y así…
Después de ingresar esta fórmula BUSCARV en cada celda junto a los datos, la lista se ordena alfabéticamente.
En lugar de ingresar manualmente la fórmula mencionada anteriormente (1-20) en cada celda, también puede usar la función de fila para facilitar su trabajo. La función Row () devuelve el número de fila de la celda actual. Entonces, con la ayuda de la función de fila, la fórmula será:
= BUSCARV (FILA () - 1, A: B, 2,0)Esta fórmula le dará el mismo resultado que la fórmula anterior.
Y luego use el controlador de relleno para arrastrar esta fórmula y llenarla en todo el rango.
Cómo ordenar alfabéticamente las entradas por apellido
De vez en cuando, a menudo tenemos que ordenar alfabéticamente las hojas de datos con los apellidos. En tales casos, aunque los nombres comiencen con los nombres, debe ordenarlos alfabéticamente por el apellido. Puede hacer esto con fórmulas de texto de Excel.
Para hacer eso, primero, tendrá que extraer el nombre y los apellidos de los nombres completos en dos columnas diferentes. Luego invierta los nombres, ordénelos y luego inviértalos a su forma original.
Con un nombre completo en A2, ingrese las siguientes fórmulas en dos celdas diferentes (B2 y C2), y luego copie las fórmulas en las columnas (usando el controlador de relleno) hasta la última celda con datos:
Para extraer el nombre, ingrese esta fórmula en la celda C2:
= IZQUIERDA (A2, BÚSQUEDA (”“, A2) -1)
Para extraer el apellido, ingrese esta fórmula en la celda D2:
= DERECHA (A2, LEN (A2) -SEARCH ("", A2,1))
Y luego, en la celda E2, concatena los nombres y apellidos en orden inverso separados por una coma:
= D2 & "," & C2
Hemos separado nombres y apellidos y los hemos invertido. Ahora tenemos que ordenarlos alfabéticamente y revertirlos. Como puede ver arriba, cuando extraemos nombres usando la fórmula, las columnas C, D y E en realidad contienen fórmulas pero están formateadas para que parezcan valores. Entonces necesitamos convertir la fórmula a valores.
Para hacer eso, primero seleccione todas las celdas de fórmula (E1: E31) y presione Ctrl + C para copiarlos. Haga clic con el botón derecho en las celdas seleccionadas, haga clic en el icono "Valores" debajo de "Opciones de pegado" y presione la tecla "Intro".
Luego, seleccione cualquier celda en la columna resultante y haga clic en la opción "A a Z" o "Z a A" en la pestaña "Datos" o "Inicio" según sus necesidades.
Aparecerá un cuadro de diálogo de advertencia de clasificación una vez que haga clic en el botón. Elija la opción "Expandir selección" y haga clic en el botón "Ordenar".
Como puede ver, toda la columna ordenada alfabéticamente por el apellido.
Ahora, si desea revertirlo al "formato de nombre y apellido" original, solo tiene que ingresar las mismas fórmulas pero con diferentes referencias de celda.
Debe separar el nombre (E2) en dos partes nuevamente usando las fórmulas siguientes:
En G2, extrae el nombre:
= DERECHA (E2, LEN (E2) -SEARCH ("", E2))
En G2, extrae el apellido:
= IZQUIERDA (E2, BÚSQUEDA ("", E2) -2)
Y une las dos partes para obtener el nombre completo original:
= G2 & "" & H2
Cada vez que ingrese la fórmula en la primera celda, asegúrese de copiar la fórmula en la columna (usando el controlador de relleno) hasta la última celda con datos.
Ahora todo lo que necesita hacer es convertir las fórmulas en conversión de valores una vez más como hicimos anteriormente, y listo. esto hecho y.