Use la configuración de estado en Microsoft Teams para informar a su equipo si está disponible
Microsoft Teams se ha convertido en una de las aplicaciones de Workstream Collaboration más populares. Y para las organizaciones que lo utilizan, ahora es el modo principal de comunicación entre los miembros del equipo que supera al correo electrónico. Y con razón. Microsoft Teams tiene muchas herramientas para hacer que la comunicación y la colaboración sean más efectivas y productivas que los medios tradicionales.
Incluso cuando está trabajando desde casa y no está presente en el mismo espacio físico, existen muchas herramientas para evitar las posibilidades de falta de comunicación y mantener la productividad. Una de esas herramientas que quizás haya pasado por alto, pero a la que debería comenzar a prestar atención, son las diversas configuraciones de estado disponibles en Microsoft Teams y todas las formas en que puede usarlas.
Qué configuraciones de estado están disponibles en Microsoft Teams
Hay dos tipos de configuraciones de estado disponibles a su disposición en Teams: estado de presencia del usuario y estado personalizado.
¿Qué es un estado de presencia de usuario?
El estado de presencia del usuario es la parte de su perfil en Microsoft Teams (y también en Microsoft 365) que permite a otros usuarios conocer su estado de disponibilidad. Aparece como un pequeño punto en color verde / rojo / amarillo / gris junto a tu foto de perfil.
Un vistazo al estado y otros miembros de su equipo sabrán si está en línea, en una reunión, para que no le molesten, etc. Entiende lo esencial. Estrictamente hablando, está destinado a informar a los demás sobre el estado general de su disponibilidad.
¿Qué es un estado personalizado?
Además del estado de presencia del usuario, también hay un estado personalizado en Microsoft Teams que puede usar para que otros sepan las circunstancias exactas de su disponibilidad. Cuando el estado de presencia del usuario solo puede decirle a alguien que no está en el escritorio, el estado personalizado puede indicar los motivos exactos detrás de este estado, como decirle a alguien que está fuera a la hora del almuerzo y que volverá en una hora.
Es un pequeño mensaje personalizado que puede mostrar durante un breve período de tiempo. Otros usuarios pueden verlo cuando colocan el cursor sobre su foto de perfil. Y también aparece cuando alguien te envía un mensaje a través del chat personal o te @menciona si así lo deseas.
Usar la configuración de estado en Microsoft Teams
Configurar su estado en Microsoft Teams para indicar su disponibilidad a otros usuarios es bastante fácil.
Configuración de su estado de presencia
Es posible que haya notado que, aunque nunca antes cambió la configuración de su estado, automáticamente hay un cambio en su estado de Presencia. Eso se debe a que Microsoft Teams muestra automáticamente su estado según las diferentes circunstancias.
También encontrará que ciertas opciones de estado no están disponibles para que las establezca como su estado, pero puede verlas como el estado de presencia de otros usuarios. Como "En una reunión", "Presentando", "Enfoque", etc. Estas opciones no solo "no están disponibles" para usted, no están disponibles para que nadie las configure. Estos estados están configurados por la aplicación, es decir, Microsoft Teams cambia estos estados. Puede cambiarlos a "En una reunión" cuando estás, bueno, en una reunión, o "Presentando" cuando estás compartiendo la pantalla en la reunión, y así sucesivamente.
Pero las opciones para ti son limitadas. Para establecer un estado de presencia configurado por el usuario, haga clic en el botón de perfil en la barra de título de la aplicación Teams.
Aparecerá un menú contextual. Vaya a la opción Estado (estado actual) en el menú.
El submenú aparecerá con las siguientes opciones de estado: Disponible, Ocupado, No molestar, Vuelvo enseguida y Aparecer lejos. Haga clic en el estado que desea mostrar. También hay una opción "Restablecer estado" si desea revertir la presencia al estado configurado por la aplicación.
Cuando establece un estado usted mismo, anula el estado configurado por la aplicación en la mayoría de los casos, ya que su precedencia es alta. Por ejemplo, si establece el estado como "No molestar", los equipos no lo cambiarán a "En una reunión" o "En una llamada" como lo hubiera hecho normalmente.
Sin embargo, no todas las estatuas configuradas por el usuario son a prueba de anulación. Incluso si establece su estado en "Disponible", los equipos lo anularán a "Ausente" después de detectar inactividad durante más de cinco minutos la mayor parte del tiempo.
Además, cuando establece un estado usted mismo en Microsoft Teams, todos los estados tienen un período de vencimiento predeterminado. Por lo tanto, incluso si olvida volver a cambiar su estado, no permanecerá en No molestar ni Ocupado para siempre.
| Estado configurado por el usuario | Vencimiento predeterminado |
|---|---|
| Ocupado | 1 día |
| No molestar | 1 día |
| Otros | 7 días |
Configuración de estado personalizado
Para configurar un mensaje de estado personalizado, haga clic en el botón de perfil y luego vaya a "Establecer mensaje de estado" en el menú.
Se abrirá el cuadro de redacción del mensaje de estado. Redacte el estado que desea mostrar a los demás; la longitud máxima del estado personalizado es de 280 caracteres. También puede @mencionar a alguien en su estado.
Después de redactar el estado, marque la opción "Mostrar cuando la gente me envíe un mensaje" si lo desea. Cuando esta opción está habilitada, cada vez que alguien te envía un mensaje privado o te @menciona en el canal, Teams mostrará tu estado encima de su cuadro de redacción. Por lo tanto, no habrá ninguna posibilidad de que se pierdan tu estado y te culpen más tarde por no responder.
También puede establecer la fecha de vencimiento del estado una vez completado, Teams borrará su estado automáticamente. De forma predeterminada, mostrará "Hoy" como la opción seleccionada. Haga clic en él para expandir el menú desplegable. Luego, seleccione una de las opciones de "Nunca", "1 hora", "4 horas", "Hoy", "Esta semana". También puede seleccionar "Personalizado" para especificar una fecha y hora.
Ahora, toque "Listo" para guardar el estado.
Su estado personalizado se establecerá y será visible para los demás junto con su estado de presencia.
Propina: También hay un estado Fuera de la oficina que puede establecer en Microsoft Teams que, historia divertida, en realidad no se puede configurar desde Microsoft Teams. Lea cómo configurar Fuera de la oficina en Microsoft Teams en nuestra publicación de blog detallada aquí.
Seguir el estado de otros usuarios en Microsoft Teams
Además de establecer su propio estado para mantener informados a los demás, también puede seguir el estado de otros usuarios en su organización. Cuando estás siguiendo el estado de una persona, recibirás una notificación cada vez que aparezca como Disponible o Sin conexión. Tienes que admitir que recibir notificaciones es mejor que tener que acechar obsesivamente y esperar a que aparezcan en línea cuando tienes algún asunto importante.
Haga clic en el botón de perfil en Microsoft Teams y vaya a la opción "Configuración" del menú.
Vaya a "Notificaciones" en el menú de navegación de la izquierda.
Busque la opción "Personas" y haga clic en el botón "Editar" que se encuentra junto a ella.
Ahora, agregue la (s) persona (s) cuyo estado desea seguir y reciba notificaciones.
Puede detener estas notificaciones en cualquier momento haciendo clic en el botón "Desactivar" junto al nombre de la persona.
La configuración de estado en Microsoft Teams es una herramienta invaluable disponible para asegurarse de que no haya lugar para fallas de comunicación. También puede usar varias configuraciones como No molestar o Enfocado, etc. para asegurarse de que pueda concentrarse en la tarea en cuestión y que nadie pueda molestarlo. Aún recibe mensajes de personas, pero no notificaciones, por lo que puede permanecer en su zona.