Conviértase en un usuario Pro de Webex con estos consejos a su disposición
Cisco Webex es una excelente aplicación para seleccionar como su aplicación de videoconferencia de referencia. Es Cisco, por lo que sabe que es seguro y que su información privada está a salvo. E incluso ofrece una cuenta gratuita actualmente.
Pero Webex no solo es bueno porque es seguro o fácil de usar. Tiene muchas características que hacen que la experiencia valga la pena. Pero al comenzar a usar una nueva aplicación, puede llevar mucho tiempo descubrir todo lo que tiene para ofrecer. Y algunas características están tan profundamente enterradas que mucha gente nunca las descubre. Pero ese no serás tú. Hemos compilado una lista de todos los consejos y trucos que un usuario de Webex necesita saber para utilizar la aplicación en todo su potencial.
Usar fondos virtuales
¿Aburrido o avergonzado de sus antecedentes reales mientras asiste a videollamadas desde casa? Webex ahora admite fondos virtuales y desenfoque de fondo para reuniones desde la aplicación de escritorio. Debe utilizar Webex versión 40.7 o superior para que la función esté disponible. Entonces, si ha estado en la versión anterior, se ha perdido esta joya de función.
Puede establecer un fondo virtual desde la ventana de vista previa antes de unirse a la reunión o durante la reunión en sí. Haga clic en el botón "Cambiar fondo" en la pantalla de vista previa y seleccione un fondo del menú.
Para cambiar el fondo durante la reunión, haga clic en el icono "Más opciones" en su ventana de vista propia y luego seleccione "Cambiar fondo virtual" en el menú.
Realizar encuestas durante una reunión
Durante una reunión de Webex, también puede realizar encuestas y recopilar las respuestas de otros participantes de la reunión en tiempo real. Pero el panel de encuestas debe agregarse primero a una reunión. Y debido a eso, muchas personas ni siquiera se enteran de la existencia de esta función en Webex.
Para agregar un sondeo a una reunión, vaya a la barra de menú en la ventana de la reunión y haga clic en la opción "Ver". Luego, vaya a "Paneles" en el menú y seleccione "Administrar paneles" en el submenú.
Ahora, seleccione "Sondeo" en el área de "Paneles disponibles" y haga clic en el botón "Agregar" para moverlo a los "Paneles actuales". Por último, haga clic en "Aceptar" para guardar los cambios.
El panel de Sondeo aparecerá en el lado derecho de la ventana de la reunión donde aparecen los paneles de participantes, chats, etc. Desde allí, puede agregar preguntas y realizar encuestas con los participantes de la reunión.
Ver informes de reuniones
Webex tiene informes de reuniones especiales que le permiten realizar un seguimiento de todo lo relacionado con sus reuniones, incluidos, entre otros, la asistencia, el uso, la duración, las direcciones de correo electrónico de los participantes y mucho más. Puede ver, exportar e incluso imprimir estos informes.
Esta función es especialmente útil para los profesores que, de lo contrario, tienen que seguir comprobando manualmente qué estudiantes están presentes en la reunión. Con estos informes, incluso puede realizar un seguimiento cuando alguien se unió y abandonó la reunión. Pero como solo se puede acceder a la opción desde el portal web, y no desde la aplicación de escritorio, es probable que se pase por alto.
Vaya a webex.com en su navegador e inicie sesión en su espacio para reuniones. Luego, vaya a su nombre en la esquina derecha de la pantalla, haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione "Mis informes" en el menú.
Luego, haga clic en "Informes de uso".
Ingrese el período de tiempo para el que desea ver los informes y seleccione la reunión para abrir el informe.
El informe tendrá los detalles de cada participante individualmente, desde detalles básicos como su nombre, dirección de correo electrónico, si fueron invitados a la reunión, cuándo se unieron y abandonaron la reunión, y mucho más.
Anfitriones alternativos
Así que eres el anfitrión de la reunión, pero debes irte debido a una emergencia imprevista. Preocupado por lo que sucederá con la reunión, ya que el anfitrión debe estar presente en todo momento. El futuro de la reunión comienza a verse bastante sombrío en esos momentos, ¿no es así? Bueno, no es necesario. Puede convertir a otra persona en el organizador de la reunión en Webex de una sola vez.
Abra el panel "Participantes" y diríjase al asistente que desea convertir en nuevo anfitrión. Haga clic con el botón derecho en su nombre y seleccione "Cambiar función a" en el menú. Luego, seleccione "Anfitrión" en el submenú para convertirlo en el anfitrión.
Levantar la mano en una reunión
Hay momentos en los que tiene dudas en la reunión y desea hablar, pero no quiere ser grosero e interrumpir a la persona que ya está hablando. En situaciones de la vida real, es muy fácil hacerlo. Simplemente levante una mano y el orador podrá dejarle hablar cuando le convenga.
Pero en una reunión virtual, levantar la mano y esperar que el orador vea su video no es la solución más práctica. ¡Gracias a Dios por levantar la mano virtual en Webex! Puede levantar una mano y el orador podrá ver su mano levantada junto a su nombre en el panel de participantes. Pero tenga en cuenta que solo puede utilizar esta función si no es el organizador de la reunión.
Abra el panel Participante y vaya a su nombre. Luego, haga clic en la opción "Levantar la mano" (un ícono de mano) junto a su nombre. Todos recibirán una alerta y podrán ver que ha levantado la mano desde el panel de participantes.
Cambiar vistas de grabaciones
Puede grabar todas sus reuniones en Webex, todo el mundo lo sabe. ¿Pero sabías que también puedes cambiar la vista de las grabaciones de las reuniones? De forma predeterminada, las grabaciones contienen los videos de los participantes y, si se trata de una sesión para compartir, la pantalla compartida y las miniaturas de los videos de otros participantes. Entonces, en resumen, la réplica exacta de su pantalla.
Pero estas vistas de grabación se pueden modificar. Puede elegir entre la vista de orador activo y la vista de solo contenido si no desea la vista en miniatura del video. La vista del orador activo contiene el video solo del orador activo y, si se trata de una sesión para compartir pantalla, el contenido compartido y el video del orador activo.
En la vista de solo contenido, la grabación contiene solo el contenido de la pantalla compartida. Y si no hay una sesión de intercambio de contenido activa, solo grabará el audio sin ningún video. Puede cambiar las vistas de grabación solo desde el portal web, por lo que es propenso a pasar desapercibido.
Abra el portal web y vaya a "Preferencias" en el menú de navegación de la izquierda. Luego, vaya a la pestaña "Grabaciones". Aquí, puede seleccionar la vista de grabación preferida para sus grabaciones.
Cambiar el anfitrión antes de la reunión
Ha programado una reunión, pero ahora no puede asistir. ¿Cómo se desarrollará la reunión sin la presencia del anfitrión? Puede cambiar los anfitriones durante la reunión, pero para eso, debe unirse a la reunión al menos una vez. Pero, ¿qué pasa con las situaciones en las que simplemente no puedes? Bueno, no te preocupes. Puede cambiar el anfitrión antes de la reunión.
Cada reunión programada tiene una clave de organizador que solo es visible para el organizador. Comparta esta clave con la persona que desea que asuma el papel de anfitrión. Y podrán reclamar el rol de anfitrión después de ingresar esta clave.
Para ver la clave, inicie sesión en el portal web de Webex y vaya a sus reuniones. Luego, haga clic en la reunión programada para ver más detalles.
Desplácese hacia abajo y debajo de la información de la reunión, encontrará la clave de Anfitrión. Compártelo con la otra persona.
Usar el modo de música en Webex
¿Alguna vez quiso reproducir música en una reunión de Webex pero descubrió que los otros participantes no podían escucharla con claridad? Eso se debe a que, de forma predeterminada, Webex suprime el ruido de fondo para mejorar el audio. Esta supresión de fondo interfiere con la música. Activar el modo Música conserva el sonido original y puede reproducir la música sin interferencias. Para usar el modo Música, debe tener el WBS 40.8 o posterior.
Para activar el modo Música, haga clic en la opción "Configuración".
Luego, seleccione "Modo Música" en el menú.
Subtítulos ocultos en reuniones
Si tiene una mala conexión en la reunión, o hay un participante con una discapacidad auditiva presente en la reunión, puede tener subtítulos y transcribir toda la reunión.
Si tiene una cuenta empresarial de Webex, el asistente de reuniones de Webex transcribirá automáticamente la reunión utilizando sus capacidades de inteligencia artificial. Simplemente haga clic en la opción "CC" en la esquina inferior izquierda de la ventana de la reunión.
Otros usuarios pueden tener un subtitulador designado en la reunión para proporcionar subtítulos para la reunión. Vaya al panel de participantes y haga clic con el botón derecho en el nombre de la persona que desea convertir en subtítulo. Vaya a "Cambiar función a" en el menú y seleccione "Captionist" en el submenú.
Puede ir aquí y encontrar detalles completos sobre el uso de subtítulos en una reunión de Webex.
Ahí lo tienes, amigos. Con este conjunto de consejos y trucos en su arsenal, se convertirá en un profesional en el uso de Webex en poco tiempo. Con esta información a su alcance, su productividad seguramente aumentará en poco tiempo.