Programe reuniones importantes para que todos los miembros puedan asistir
Las plataformas de colaboración como Microsoft Teams han cambiado por completo el juego del trabajo remoto, y con razón. Muchas organizaciones están haciendo el cambio de los correos electrónicos a aplicaciones como Microsoft Teams para la comunicación entre colegas debido a las maravillosas características que ofrecen estas plataformas.
Una de esas características que ofrece Microsoft Teams y que a los usuarios de todo el mundo les encanta es la capacidad de celebrar reuniones programadas en la plataforma. Además de las reuniones ad-hoc, los usuarios también pueden programar reuniones. Anteriormente, solo los suscriptores de Microsoft 365 Business podían realizar reuniones de canal o privadas programadas. Pero ahora Microsoft también ha agregado la opción para los usuarios de Microsoft Teams Free. Y programar reuniones en Teams con miembros de la organización, así como con personas externas (generalmente conocidas como invitados en el mundo de las reuniones de Microsoft Teams) es tan fácil como puede ser.
Cómo programar una reunión si es un usuario gratuito de Microsoft Teams
Abra la aplicación de escritorio de Microsoft Teams o vaya a teams.microsoft.com. Seleccione la opción "Reuniones" en la barra de navegación de la izquierda.
Nota: Si no existe la opción "Reuniones", intente actualizar su aplicación de escritorio de Microsoft Teams, ya que la nueva opción apenas ha comenzado a implementarse. Si la actualización a la última versión aún no muestra la opción, lo único que queda es esperar a que se implemente la función.
Se abrirá la pestaña Reuniones. Verá dos opciones: "Reunirse ahora" y "Programar una reunión". Haga clic en "Programar una reunión" para abrir la ventana del programador.
Asigne un título a su reunión y especifique una fecha y hora para la duración de la reunión. Luego haga clic en el botón "Programar".
Los equipos programarán la reunión. Algunas opciones para compartir la invitación aparecerán en su pantalla. Puede compartir la información de la reunión copiándola y enviando el enlace por correo electrónico o cualquier aplicación de mensajería, o puede enviar la invitación usando Google Calendar o Outlook Calendar creando un evento. Elija su opción deseada.
Nota IMPORTANTE: No omita este paso sin al menos copiar la información de la reunión. Una vez que cierre esta ventana, no podrá volver a acceder a la información. También debe tener a mano el enlace de la reunión si elige no crear un evento de calendario, ya que actualmente Microsoft Teams no tiene un calendario integrado para que los usuarios gratuitos realicen un seguimiento de las reuniones programadas. Es decir, no podrá unirse a la reunión o invitar a otras personas a la reunión que acaba de programar si omite este paso.
Actualmente, los usuarios gratuitos solo pueden realizar reuniones programadas de forma privada y no en canales. Por lo tanto, solo las personas con el enlace de invitación a la reunión pueden unirse a la reunión.
Cómo programar una reunión si es un usuario empresarial de Microsoft 365
Los suscriptores de Microsoft 365 Business pueden programar una reunión desde la aplicación Microsoft Teams o también pueden usar Outlook para programar una reunión en Teams.
Programar una reunión desde Microsoft Teams
Abra la aplicación de escritorio de Microsoft Teams o vaya a teams.microsoft.com e inicie sesión con su cuenta de Microsoft. Luego, seleccione la opción "Calendario" en la barra de navegación de la izquierda.
En el calendario, haga clic en el botón "Nueva reunión" para programar una reunión.
Se abrirá la pantalla para crear una nueva reunión. Agregue un título de reunión y luego escriba los nombres de los asistentes en el cuadro "Agregar los asistentes requeridos" para invitar personas.
Si desea que alguien ajeno a su organización se una a la reunión, escriba su dirección de correo electrónico en el cuadro para enviarle un enlace de invitación a la reunión.
Una vez que haya agregado a todos los asistentes, establezca la hora de la reunión. También puede utilizar el "Asistente de programación" para encontrar tiempo libre en el calendario de todos y establecer una hora para la reunión que funcione para todos.
Microsoft Teams también permite que la reunión se repita en un horario determinado. Elija la opción adecuada en el menú desplegable. Si no desea repetir la reunión, deje la configuración en "No se repite".
A continuación, se encuentra la configuración de "Agregar canal" que determina la configuración de privacidad de la reunión. Manténgalo vacío para mantener su reunión privada. Para abrir la reunión a los miembros del equipo, seleccione un canal. También puede elegir varios canales para la reunión.
La reunión se publicará en el canal que elija en la pestaña "Publicaciones", donde los miembros del equipo pueden establecer agendas, compartir archivos o agregar sus comentarios.
Haga clic en el botón "Enviar" o "Guardar" (lo que aparezca en función de si hay asistentes en su lista) para programar la reunión.
Programar una reunión de Teams desde Outlook
Los usuarios también pueden programar una reunión de Teams desde Microsoft Outlook. Abra la aplicación Outlook y cambie a la vista de calendario. Haga clic en el icono "Calendario" en la parte inferior del panel de navegación izquierdo para cambiar.
De forma predeterminada, Microsoft Teams tiene el complemento de Outlook. Haga clic en "Nueva reunión de equipos" en la vista del calendario de Outlook.
Se abrirá la pantalla para programar una reunión. Establezca el nombre de la reunión, agregue asistentes a los que enviar invitaciones a la reunión, establezca la hora de la reunión y haga clic en el botón "Enviar" para enviar la invitación a la reunión.
Nota: Actualmente, los usuarios pueden programar reuniones desde Outlook, pero no pueden tenerlas en ningún canal.
Celebrar reuniones en Microsoft Teams es muy conveniente. Los usuarios pueden programar reuniones desde Microsoft Teams o utilizando la aplicación Outlook. Los usuarios de Teams con una suscripción a Microsoft 365 Business también pueden usar un asistente de programación que les permite encontrar un horario para la reunión que funcione para todos.
El programador para usuarios de Microsoft Teams Free es bastante básico en este momento, pero dado que es una característica recientemente implementada, tal vez obtenga actualizaciones importantes en los próximos meses. También puede enviar un enlace de invitación a personas que no forman parte de su organización para que puedan unirse a la reunión como "invitados".