Cómo programar una reunión de Webex sin Outlook

¿No puede programar una reunión de Webex desde la aplicación? Diríjase al sitio web de Webex para programar una reunión sin necesidad de Outlook.

Cisco Webex Meetings no solo le permite organizar reuniones virtuales con sus compañeros de trabajo, sino que también le permite compartir su pantalla o archivos. Dado que está integrado con Outlook, generalmente a la gente le encanta programar rápidamente reuniones de Webex desde Microsoft Outlook, ya que es bastante más fácil. En caso de que no tenga Microsoft Outlook, aún puede programar una reunión desde la aplicación web Webex.

Programar una reunión en Webex

En un navegador web, vaya a signin.webex.com e inicie sesión en su cuenta de Webex.

Después de iniciar sesión en su cuenta, haga clic en el botón "Programar" ubicado en la pantalla de inicio (debajo de su nombre).

Configurar el tema y la contraseña de la reunión

Desde la página "Programar una reunión", puede comenzar a configurar los ajustes de la reunión. Establezca un "Tema de la reunión" y una "Contraseña de la reunión" en los campos respectivos.

Webex puede generar automáticamente una contraseña de reunión segura para su reunión programada. Puede cambiarlo a su gusto o restablecerlo haciendo clic en el botón "Restablecer" en el extremo más alejado del campo de la contraseña.

Configurar fecha y hora para programar la reunión

Después de configurar el tema y la contraseña de la reunión, haga clic en "Fecha y hora" para abrir el menú del selector de fecha. Configure la fecha, la hora y la duración de la reunión en el menú emergente y haga clic en "Listo" por fin para guardar los cambios.

Si también necesita cambiar la zona horaria, haga clic en la opción de zona "UTC - 11:00 ..." ubicada justo debajo de las opciones de fecha y hora y establezca una zona horaria adecuada para la reunión.

Programe una reunión periódica

Si necesita programar una reunión periódica, haga clic en la casilla de verificación "Recurrencia" ubicada justo debajo de la opción Zona horaria. (Simplemente omita esta sección si está programando una reunión única)

Aquí, debe configurar la frecuencia y el intervalo recurrentes para la reunión. Primero, haga clic en "Patrón de recurrencia" para seleccionar la frecuencia de su reunión de la lista de opciones.

Una vez que haya seleccionado una frecuencia de reunión, debe elegir el intervalo recurrente. En este ejemplo, hemos establecido el intervalo de reunión cada dos semanas el viernes. Asimismo, puede elegir cualquier rango según sus necesidades. Recuerde que la configuración variará según el intervalo. Por ejemplo, si ha seleccionado la frecuencia como "Mensual", verá una pantalla con opciones diferentes a la que se explica aquí.

Finalmente, debe decidir la fecha de finalización de las reuniones periódicas. Si desea establecer una fecha de finalización específica, haga clic en la casilla de verificación "Finalización" titulada y seleccione la fecha en el menú del selector de fechas. O puede hacer clic en la casilla de verificación "Después" e ingresar el número de reuniones periódicas, si no desea establecer una fecha de finalización específica. Si no selecciona ninguna de estas opciones, se establece en "Sin fecha de finalización" de forma predeterminada.

Agregar asistentes a la reunión

En el cuadro de campo junto a "Asistentes", escriba las direcciones de correo electrónico de las personas a las que le gustaría invitar a la reunión. Puede usar una coma para ingresar varias direcciones.

Uso de opciones de programación avanzadas

Antes de programar la reunión, echemos un vistazo a las opciones de programación avanzadas que ofrece Webex.

Haga clic en "Mostrar opciones avanzadas" que se encuentra justo encima del botón "Programar".

Agregar agenda de reunión

Si necesita agregar la agenda de la reunión, haga clic en el texto "Agenda".

Después de hacer clic en Agenda, escriba la agenda de la reunión (lista de cosas que se discutirán) en el cuadro provisto. Proporcionar una agenda ayudará a los participantes a comprender de qué se trata la reunión.

Configurar opciones de programación

Después de establecer una agenda, haga clic en "Opciones de programación" para configurar otros ajustes uno por uno.

Si necesita que sus participantes tengan una cuenta de Webex para poder unirse a la reunión, haga clic en la casilla de verificación "Requerir cuenta". Si hace clic en la casilla de verificación "Excluir contraseña", la contraseña de la reunión no se enviará junto con la invitación y deberá enviarla por separado.

Configurar el tiempo de unión para los asistentes

De forma predeterminada, los participantes / asistentes pueden unirse a la reunión 5 minutos antes que el anfitrión. Para cambiar este valor, use el menú desplegable junto a la opción "Unirse antes que el anfitrión" y establezca un valor diferente.

Configurar recordatorio de correo electrónico

De forma predeterminada, se envía un correo electrónico de recordatorio a todos los participantes, 15 minutos antes del inicio de la reunión. Si desea cambiar eso, haga clic en "Recordatorio por correo electrónico" y seleccione un valor diferente.

Finalizar la reunión programada

Una vez que haya configurado la reunión por completo, es hora de finalizar la reunión. Para hacerlo, haga clic en el botón "Programar" en la parte inferior de la página.

Después de finalizar la reunión, será redirigido a una nueva pantalla que muestra los detalles de la reunión que acaba de crear.

Ya sea que necesite programar una reunión única o recurrente, puede hacerlo fácilmente utilizando el sitio web de Webex.

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