Tenga salas de espera en sus reuniones para mantenerlas seguras y libres de molestias
Las salas de espera son una característica muy codiciada en el ecosistema de conferencias virtuales. Protegen sus reuniones de cualquier percance de seguridad, como la caída de personas no deseadas y la interrupción de toda la reunión. El alcance de lo desastroso que podría ser se hizo evidente a principios de este año en la forma de Zoombombings.
Desde entonces, todos los organizadores de reuniones, ya sean reuniones profesionales o clases, se han dado cuenta de la importancia de una sala de espera.
¿Qué es una sala de espera?
Una sala de espera en un ecosistema de reuniones virtual es una especie de búfer. Todos los participantes de la reunión lo revisan antes de ser admitidos en la sala de reuniones. El anfitrión de la reunión tiene control total sobre a quién admitir en la reunión. De esta manera, los invitados no invitados no pueden ingresar a la reunión. Como puede ver, son muy funcionales y necesarios para proteger sus reuniones.
Cómo utilizar una sala de espera en Webex
Los usuarios de Webex siempre han estado solicitando una sala de espera o un lobby en las reuniones donde los participantes pueden esperar antes de unirse a la reunión. Anteriormente, podía tener una sala de espera en las salas de reuniones personales, pero no en las reuniones programadas. Pero la versión 40.9 de Webex Meeting ha cambiado eso.
Cómo utilizar la sala de espera en una sala de reuniones personales
Cada usuario de Webex tiene una sala de reuniones personal en Webex que tiene un enlace personalizable y nunca caduca. Es exclusivo para usted y siempre está disponible; no es necesario reservarlo con anticipación para usarlo. Todas las reuniones improvisadas que tenga en Webex tienen lugar en esta sala de reuniones personales.
Ahora, de forma predeterminada, las reuniones en una sala personal tampoco tienen una sala de espera. Pero puede configurar los ajustes para tener uno. Webex tiene la opción de bloquear las reuniones. Cuando una reunión está bloqueada, cualquier participante que intente unirse a ella ingresa al lobby. El anfitrión puede dejarlos entrar si así lo desean.
Para bloquear una reunión de sala personal, vaya a la barra de herramientas de la reunión y haga clic en el icono "Más opciones" (menú de tres puntos).
Luego, active el interruptor de la opción "Bloquear reunión" del menú.
Cualquier participante que se una después de bloquear la reunión tendrá que esperar en el vestíbulo. Recibirás una notificación en tu pantalla de que hay participantes esperando en el vestíbulo. Haga clic en él para ver la lista.
Puede admitirlos a todos con un solo clic seleccionándolos a todos, o solo admitir a los participantes que desea dejar entrar. Seleccione los participantes y haga clic en el botón "Admitir".
Ahora, tendrá que hacer esto para cada reunión de sala personal que desee bloquear. Pero teniendo en cuenta que serás el primero en participar en la reunión, ya que es improvisado, no es un gran problema. Esta solución es perfecta para las personas que quizás no quieran una sala de espera en cada reunión.
Pero para las personas que desean la funcionalidad de la sala de espera de forma predeterminada en todas las reuniones, existe otra forma. La configuración de esta pequeña configuración bloquea automáticamente todas las reuniones de sala personal tan pronto como se inician.
Vaya a webex.com e inicie sesión en su espacio para reuniones de Webex. En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en "Preferencias".
Luego, vaya a "Mi sala personal".
Se abrirá la configuración de su habitación personal. Desplácese hacia abajo hasta la configuración "Bloqueo automático". Luego haga clic en la casilla de verificación junto a él para seleccionarlo.
Cuando lo seleccione, se podrá hacer clic en el menú desplegable de tiempo. Haga clic en él y seleccione "0" de las opciones.
Luego haga clic en el botón "Guardar".
Ahora todas sus salas de reuniones personales tendrán una sala de espera por defecto.
Nota: Para poder admitir personas desde el vestíbulo en una reunión bloqueada, debe utilizar la aplicación de escritorio Webex Meetings, la aplicación de escritorio Webex Teams o la sala o el dispositivo de escritorio registrados en la nube de Cisco Webex. De lo contrario, no podrá admitir personas sin desbloquear la reunión.
Cómo utilizar una sala de espera con una reunión programada
Para las reuniones programadas, tener una sala de espera es particularmente importante. Si otros participantes llegan antes que el anfitrión, deben estar en la sala de espera desde donde el anfitrión puede dejarlos entrar.
Pero anteriormente, no podía tener esta funcionalidad de sala de espera en una reunión programada en Webex. Los participantes que llegaron antes que el anfitrión no pudieron unirse a la reunión si la reunión estaba bloqueada. Tuvieron que refrescarse e intentar volver a unirse a la reunión después de que llegara el anfitrión. Como puede imaginar, eso no es nada intuitivo. ¿Cómo puede saber un participante la llegada del anfitrión a la reunión?
Pero desde Webex 40.9 en adelante, puede tener una sala de espera para los invitados en las reuniones programadas. Los invitados son usuarios que no han iniciado sesión en sus cuentas de Webex o usuarios externos que no tienen una cuenta de Webex en su sitio. Por lo tanto, cualquier invitado que llegue antes que el anfitrión deberá esperar en la sala de reuniones. Pero cualquier miembro de la organización que llegue antes que el anfitrión podrá unirse directamente.
Vaya a webex.com e inicie sesión en su espacio para reuniones. Luego, vaya a "Reuniones" en el menú de navegación de la izquierda.
Haga clic en el botón "Programar" para programar una nueva reunión.
O también puede editar una reunión previamente programada con la nueva configuración. Abra la reunión y haga clic en el botón "Editar".
Luego, después de programar la reunión como lo haría, desplácese hacia abajo y haga clic en "Mostrar opciones avanzadas".
Algunas opciones se expandirán debajo de él. Haga clic en "Opciones de programación".
En Opciones de programación, vaya a "Reuniones desbloqueadas". La configuración predeterminada para esta opción es "Los invitados pueden unirse a la reunión". Haga clic en el botón de opción "Los invitados esperan en el vestíbulo hasta que el anfitrión los admita" para seleccionarlo.
Ahora, al igual que con la configuración de su Sala de reuniones personales, verá la opción "Bloqueo automático". Es posible que se pregunte por qué no puede bloquear la reunión para habilitar la sala de espera, como ocurre con las salas de reuniones personales.
El simple hecho de bloquear la reunión sin habilitar la configuración anterior no creará una sala de espera para los invitados que lleguen antes que el anfitrión. En su lugar, ingresarían directamente a la reunión. Entonces, habilitar la opción anterior es importante. Pero también es importante recordar que solo crea una sala de espera hasta que se une a la reunión. Para crear una sala de espera para después, debe bloquear la reunión.
Ahora, puede habilitar el "Bloqueo automático" mientras programa la reunión, o puede bloquear la reunión desde la barra de herramientas de la reunión después de unirse a la reunión; depende totalmente de usted. Una vez que la reunión está bloqueada, todos los participantes, invitados y miembros de la organización tendrían que pasar por la sala de espera.
Por último, haga clic en el botón "Guardar" o "Programar".
Para las reuniones programadas, no existe una opción genérica que cree una sala de espera para cada reunión. Deberá seguir estos pasos para cada reunión que programe.
Las salas de espera en una reunión virtual son extremadamente importantes para evitar contratiempos. Y aunque puede tener una sala de espera en las reuniones de Webex, la mecánica no es tan simple y directa. Pero una vez que sepa cómo hacerlo, puede asegurarse de que sus reuniones sean tan seguras como deberían ser.